Ofis Asistanı

Fikri Alem Reklam Ajansı

Fikri Alem Reklam Ajansı, 25 yıldır reklam sektöründe faaliyet gösteren köklü bir ajanstır. Bu yapımız içinde,sekreterya görevlerini yürütecek ve sabah-akşam bazı ofis işlerine destek olacak bir Ofis Görevlisi arıyoruz.

Genel Nitelikler

• En az lise mezunu,
• Ofis ortamında benzer görevlerde (tercihen sekreterya / resepsiyon) çalışmış veya çalışmaya istekli,
• MS Office ve temel bilgisayar programlarını etkin kullanabilen,
• Yöneticiler için uçuş planlaması, bilet rezervasyonları gibi konuları yönetebilecek,
• Dosyalama, arşivleme gibi konularda dikkatli ve titiz,
• Telefon trafiğini ve ziyaretçi akışını yönetebilecek, diksiyonu düzgün,
• İletişim becerileri güçlü, güler yüzlü, pozitif,
• Planlama ve iş takibi konusunda sorumluluk sahibi,
• Yoğun ve dinamik ajans çalışma temposuna uyum sağlayabilecek,
• Müşteri ve tedarikçilerle profesyonel iletişim kurabilecek.

İş Tanımı

• Şirketin karşılama masasında şirketi temsil etmek, santral ve telefon trafiğini yönetmek, aramaları ilgili kişilere yönlendirmek,
• Ofise gelen ziyaretçileri karşılamak, kayıt altına almak ve ilgili birimlere yönlendirmek,
• Yönetici ve ekiplerin gündelik sekreterya işlerini (randevu, takvim, toplantı organizasyonu vb.) takip etmek,
• Gelen-giden evrak, posta ve kargo süreçlerini takip etmek, kayıt altına almak ve ilgili kişilere ulaştırmak,
• Kendi yaptığı işlerle ilgili Fiziksel ve dijital dosyalama/arşivleme süreçlerini şirket prosedürlerine uygun şekilde yürütmek,
• Sabah ve akşam olmak üzere gün başı/gün sonu temel ofis düzeni için diğer destek personeline yardımcı olmak,
• Toplantı organizasyonları için gerekli hazırlıkları yapmak; toplantı odası, ikram ve teknik ihtiyaçları koordine etmek,
• Ofis sarf malzemeleri ve diğer ihtiyaçların stok takibini yapmak, eksikleri ilgili birimlere bildirmek,
• İlgili raporlamalar ve basit veri girişlerini zamanında ve eksiksiz olarak gerçekleştirmek.

Reklam ve tanıtım sektöründe köklü bir ajans yapısı içinde, tam zamanlı ve iş yerinde çalışacak, sekreterlik ve ofis desteği görevlerini birlikte yürütecek adayların başvurularını bekliyoruz.