Genel Müdür Sekreteri

File Gıda San ve Tic A.Ş.

File Gıda San. Tic. A.Ş., endüstriyel ve çerezlik kuruyemiş alanında faaliyet gösteren, kökleri 1926 yılına dayanan lider bir gıda şirketidir. Badem ve Antep fıstığı işleme konusunda uzmanlaşan şirketimiz; Kocaeli ve Mersin'de bulunan modern tesislerinde üretim, depolama ve lojistik süreçlerini uluslararası gıda güvenliği standartlarına uygun olarak yürütmektedir.

Genel Müdürümüzün ofis ve iş akışını etkin şekilde yönetebilecek, şirket içi ve dışı iletişimi profesyonelce yürütecek "Genel Müdür Sekreteri" pozisyonu için ekip arkadaşı arıyoruz.

Genel Nitelikler

• Üniversite mezunu, tercihen Büro Yönetimi, İşletme, Halkla İlişkiler vb. bölümlerden,
• Yönetici sekreterliği / genel müdür sekreterliği / yönetici asistanlığı alanında en az 2 yıl deneyimli,
• MS Office programlarını (Word, Excel, PowerPoint vb.) iyi derecede kullanabilen,
• Planlama, organizasyon ve zaman yönetimi becerileri gelişmiş, iş takibini sistemli şekilde yürütebilen,
• Analiz etme ve raporlama becerisi kuvvetli, doküman ve dosyalama sistemleri konusunda deneyimli,
• Sözlü ve yazılı iletişim becerileri güçlü, kurum içi ve kurum dışı paydaşlarla profesyonel iletişim kurabilen,
• Temsil yeteneği yüksek, kurumsal yazışma diline hakim, diksiyonu düzgün,
• Disiplinli, sorumluluk alabilen, gizlilik kurallarına özen gösteren ve güvenilir,
• Stres ve kriz anlarında soğukkanlı kalabilen, çözüm ve sonuç odaklı çalışabilen,
• İnsan ilişkilerinde başarılı, takım çalışmasına uyumlu,
• Yoğun ve zaman zaman esnek çalışma saatlerine uyum sağlayabilecek,
• Tercihen ingilizce bilen,
• Esnek  çalışma saatlerine sahip.

İş Tanımı

• Genel Müdürün günlük, haftalık ve aylık ajandasını planlamak; toplantı, randevu ve seyahat programlarını organize etmek ve takibini yapmak,
• Genel Müdürün kurum içi ve kurum dışı iletişimini sağlamak; telefon, e-posta ve yazışma trafiğini yönetmek,
• Gerekli durumlarda Genel Müdür adına yazışmaları ve bilgilendirmeleri hazırlamak, kontrol etmek ve ilgili kişi/birimlere iletmek,
• Toplantıların organizasyonunu yapmak; toplantı davetleri, salon/online platform ayarlamaları, sunum ve doküman hazırlıkları ile ikram düzenini koordine etmek,
• Toplantı notlarını tutmak, alınan kararları ve aksiyonları kayıt altına almak, ilgili birimlerle paylaşmak ve takibini yapmak,
• Genel Müdürün yurtiçi ve yurtdışı seyahat organizasyonlarını (uçak, otel, transfer, vize süreçleri vb.) planlamak ve takip etmek,
• Genel Müdüre imzaya gelen evrak ve dosyaları ön kontrolünü yaparak sunmak; imza süreçlerini ve evrak akışını yönetmek,
• Arşiv ve dosyalama sistemini kurumsal standartlara uygun şekilde oluşturmak, güncel ve erişilebilir halde tutmak,
• Şirket misafirlerini profesyonel şekilde karşılamak, yönlendirmek ve gerektiğinde eşlik etmek,
• Gerekli rapor, sunum ve periyodik bilgilendirme dokümanlarının hazırlanmasında Genel Müdüre destek olmak,
• Günlük iş akışında Genel Müdürün zamanını verimli kullanmasını sağlayacak koordinasyonu yürütmek ve ihtiyaç duyulan konularda yöneticisini asiste etmek.