Yönetici Asistanı ve Misafir İlişkileri Koordinatörü

Gizli Firma

Yönetici Asistanı ve Misafir İlişkileri Koordinatörü

Antalya’da üretim sektöründe faaliyet gösteren, uluslararası müşterilerle çalışan kurumsal şirketimiz bünyesinde görevlendirilmek üzereYönetici Asistanı ve Misafir İlişkileri Koordinatörü arıyoruz.

Genel Nitelikler

• Üniversite mezunu,
• Yönetici asistanlığı, front office, misafir ilişkileri veya benzer koordinasyon görevlerinde tercihen en az 2 yıl deneyimli,
• İleri derecede İngilizce bilen, yazılı ve sözlü olarak aktif kullanabilen,
• MS Office programlarına hakim,
• Planlama, organizasyon ve takip yeteneği güçlü,
• Aynı anda birden fazla işi önceliklendirerek sonuçlandırabilen,
• İnsan ilişkileri ve iletişim becerileri kuvvetli,
• Kurumsal temsil yeteneği güçlü, profesyonel görünüm ve iletişime önem veren,
• Çözüm odaklı, pratik ve gerektiğinde inisiyatif alabilen,
• Yoğun ve değişken iş temposuna uyum sağlayabilen,
• Dikkatli, düzenli ve yüksek takip disiplinine sahip,
• Gizlilik ve profesyonel etik konusunda hassas,
• Antalya’da ikamet eden veya edebilecek.

İş Tanımı

Pozisyon kapsamında;

• Şirket giriş ve karşılama alanının günlük işleyişini yönetmek,
• Şirketimizi ziyaret eden yerli ve yabancı müşteri, iş ortağı ve diğer misafirleri profesyonel şekilde karşılamak ve ilgili kişilerle koordinasyonu sağlamak,
• Üst yönetimin takvim, toplantı, randevu ve günlük organizasyonlarını takip etmek,
• Toplantı hazırlıkları, yazışmalar ve idari takiplerde üst yönetime destek olmak,
• Yerli ve yabancı misafirlerin uçuş, otel, transfer, restoran ve benzeri seyahat ve ağırlama organizasyonlarını planlamak ve uçtan uca takip etmek,
• Üst yönetimin seyahat organizasyonlarını ve gerektiğinde vize süreçlerini koordine etmek,
• Şirket ziyaretleri, müşteri ağırlama programları ve özel organizasyonların hazırlık ve uygulama süreçlerinde aktif rol almak,
• Gerektiğinde farklı departmanlarla koordinasyon sağlayarak organizasyonel işlerin zamanında sonuçlandırılmasını takip etmek,
• Telefon, e-posta, gelen-giden evrak ve kargo trafiğini yönetmek,
• Sorumluluk alanındaki konularda gerektiğinde hızlı ve çözüm odaklı inisiyatif almak,
• Görev kapsamında erişilen tüm bilgi ve süreçlerde gizlilik ve kurumsal standartları titizlikle korumak.

Aradığımız ekip arkadaşı; yalnızca gelen talepleri yerine getiren değil, ihtiyaçları önceden fark edebilen, takip ettiği işi sonuca ulaştıran ve gerektiğinde farklı konularda sorumluluk alarak sürecin ilerlemesini sağlayabilen bir çalışma anlayışına sahip olmalıdır.