Yönetim Kurulu Asistanı

Gizli Firma

Tarım Sektöründe Faaliyet Gösteren Firmamızda Görevlendirilmek Üzere;

• En az üniversite mezunu,
• Benzer pozisyonda en az 3 yıl deneyimli,
• İleri düzeyde sözlü ve yazılı İngilizce bilgisine sahip, tercihen 2. yabancı dil bilen,
• MS Office programlarını iyi düzeyde kullanabilen,
• Gizlilik ve güvenilirlik ilkelerine uygun hareket edebilen,
• Planlama, organizasyon ve zaman yönetimi becerileri güçlü,
• Ekip çalışmasına yatkın, yazılı ve sözlü iletişim yeteneği yüksek,
• Diksiyonu düzgün, prezantabl ve güler yüzlü,
• Sistemli ve düzenli çalışmayı ilke edinmiş,

‘’Yönetim Kurulu Asistanı’’ çalışma arkadaşı aramaktayız.

İşin Tanımı

• Yönetim Kurulu Başkanı’nın/ Başkan Yardımcısı’nın ve Genel Müdür’ün /Genel Müdür Yardımcısının yurtiçi ve yurtdışı seyahat organizasyonlarını, uçak bileti, otel rezervasyonlarını ve alım işlemlerini gerçekleştirmek.
• Yönetim Kurulu Başkanı/Başkan Yardımcısı ve Genel Müdür’ün/Genel Müdür Yardımcısının pasaport ve vize alım işlemlerinin organizasyonunu sağlamak.
• Yönetim Kurulu Başkanı’nın/ Başkan Yardımcısı’nın ve Genel Müdür’ün / Genel Müdür Yardımcısının toplantı/görüşme organizasyonlarının uygunluklarının alımını ve takvim girişlerini gerçekleştirmek. Ajandalarını tutmak.
• Yöneticisinin ihtiyaç duyduğu araştırma, rapor, metin ve sunumlar ile ilgili gerekli dokümantasyonu hazırlamak.
• Yöneticisine gerekli olduğu durumlarda yazılı ve/veya sözlü çeviri yapmak (yabancı dil gerektiren durumlarda).
• Gelen telefon, faks, mail trafiğini doğru, hızlı ve etkin bir şekilde yönetmek, gerektiğinde yazışmaları yapmak.
• Şirket içerisindeki tüm çalışanlar ile koordineli olarak, yöneticisinin iş akışını oluşturmak.
• Misafirlerin ziyaret programlarının oluşturulması, bu programa uyulması, karşılanması ağırlanması konusunda gerekli organizasyonları yapmak.
• Yönetim Kurulu toplantılarını organize etmek ve kurul kararlarını deftere işlemek.
• Şirket içi düzenin korunmasını sağlamak, toplantı odalarının kontrollerini gerçekleştirmek.
• Şirket içerisinde gerçekleştirilmekte olan projelerin takibini sağlamak.
• Satış Birimi tarafından paylaşılmakta olan günlük, haftalık ve aylık çalışma raporlarının kontrollerini sağlar ve raporlarda yer alan çözümlenmesi gerekmekte olan maddeleri birim yöneticileri ile paylaşmak.
• Şirketin info adresine gelen e-postaları ilgili birimlere iletilmesini sağlamak.
• Şirket içerisinde birimler arasında gerçekleştirilmesi gerekli görülen toplantıların organizasyonlarını gerçekleştirmek, birim yöneticilerini bilgilendirmek, toplantı tutanaklarını yazmak ve paylaşmak.
• Toplantılarda alınan kararların gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğinin takibini yapmak, yönetime raporlamak.
• Yönetim tarafından imzalanması gerek olunan sözleşme/evrak kontrollerinin ilgili birimler (hukuk-iç kontrol) tarafından yapılmasını sağlamak ve daha sonra imzalanması için onaya sunmak.
• Gerektiğinde yurt içi veya yurtdışı seyahat /toplantılarda Yöneticisine eşlik etmek, her konuda asiste etmek.
• Şirket ihtiyaçları doğrultusunda Yöneticisinin verdiği diğer işleri yürütmek.