Üst Düzey Yönetici Asistanı

İNCİ MAKİNE ENDÜSTRİ SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ

İnci Endüstri A.Ş. olarak, Genel Müdürümüzün yönetim süreçlerine destek olacak, günlük iş akışlarının etkin şekilde yürütülmesini sağlayacak  Üst Düzey Yönetici Asistanı  arıyoruz.

Adayların yalnızca ajanda ve organizasyon yönetiminde değil; kurumsal iletişim, iş takibi, koordinasyon ve temsil süreçlerinde de deneyimli olmalarını önemsiyoruz.

GENEL NİTELİKLER

• Üniversitelerin tercihen İşletme, Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı, Halkla İlişkiler veya ilgili bölümlerinden mezun,
• Üst düzey yönetici asistanlığı alanında en az 5 yıl deneyimli, tercihen kurumsal şirketlerde ve üst yönetim seviyesinde çalışma deneyimine sahip,
• İyi derecede İngilizce bilen, yazılı ve sözlü iletişimde etkin kullanabilen,
• Diksiyonu düzgün, sözlü ve yazılı iletişim becerileri güçlü,
• Kurumsal temsil, protokol ve misafir ağırlama konularında yetkin,
• MS Office programlarına, özellikle Outlook, hâkim,
• Ajanda, toplantı, seyahat ve organizasyon planlama süreçlerinde deneyimli,
• Zaman yönetimi, planlama, önceliklendirme ve iş takibi becerileri gelişmiş,
• Aynı anda birden fazla konuyu koordine edebilen, detaylara dikkat eden ve sonuç odaklı,
• Gizlilik, güvenilirlik ve profesyonel çalışma ilkelerine bağlı,
• Yoğun ve değişken iş temposuna uyum sağlayabilen,
• Gerektiğinde yurt içi ve yurt dışı seyahat programlarına uyum sağlayabilecek,

İŞ TANIMI

• Genel Müdür ve Genel Müdür Yardımcısının günlük, haftalık ve aylık ajandalarını yönetmek; toplantı, randevu ve programlarını koordine etmek,
• Yönetici e-posta ve telefon trafiğini takip etmek, öncelikli konuları ilgili yöneticilerin bilgisine sunmak ve gerekli geri dönüşleri koordine etmek,
• Şirket içi ve şirket dışı toplantıları organize etmek; toplantı davetlerini, gündemleri, gerekli dokümanları hazırlamak,
• Yönetim toplantılarında belirlenen aksiyonların ve yöneticiler tarafından takip edilmesi istenen işlerin ilgili birimlerle koordinasyonunu sağlamak, termin ve sonuç takibini yürütmek,
• Yönetim ile şirket departmanları arasındaki bilgi akışını desteklemek ve ilgili iş süreçlerinin düzenli ilerlemesine katkıda bulunmak,
• Yurt içi ve yurt dışı iş seyahatlerine ilişkin uçak bileti, konaklama, transfer ve rezervasyon işlemlerini organize etmek,
• Yabancı iş ortakları ve misafirlerle gerektiğinde İngilizce iletişim kurmak; ziyaret ve ağırlama süreçlerini koordine etmek,
• İş yemekleri, kahvaltılar, yönetim toplantıları ve diğer kurumsal organizasyonların planlama ve hazırlık süreçlerini yürütmek,
• Yöneticilerin günlük çalışma alanlarının düzenini ve ihtiyaç duyulan destek hizmetlerini takip etmek,
• Yönetim tarafından talep edilen sunum, yazışma, bilgi notu ve benzeri dokümanları hazırlamak; gerekli bilgi ve belgeleri düzenli şekilde muhafaza etmek,
• Yöneticilerin talep ve öncelikleri doğrultusunda sosyal program, davet ve kişisel organizasyon ihtiyaçlarının koordinasyonuna destek olmak,
• Gerektiğinde yöneticilerin şirket içi ve şirket dışı programlarına eşlik ederek organizasyon ve iletişim süreçlerinin etkin yürütülmesine katkı sağlamak,
• Yönetim tarafından verilen görevleri öncelik ve terminlere uygun şekilde takip etmek; gecikme, aksaklık ve çözüm gerektiren konularda yöneticileri bilgilendirmek,
• Şirketin gizlilik, bilgi güvenliği ve kurumsal çalışma ilkelerine uygun hareket etmek.