Operasyon Koordinatörü

Infodeal İş Çözümleri Dış Ticaret LTD

Infodeal, Türkiye’deki yetenekleri ABD’deki fırsatlarla buluşturan, dış kaynak kullanımı alanında hızla büyüyen bir yazılım ve bilişim şirketidir. Operasyonlarını tamamen uzaktan yürüten Infodeal, ağırlıklı olarak ABD Doğu Saati (EST) zaman dilimine göre çalışır ve uluslararası bir çalışma ortamı sunar.

Finans, idari işler, tedarikçi koordinasyonu ve çalışan operasyonları desteği dahil olmak üzere günlük iş operasyonlarının sorunsuz ve mevzuata uygun şekilde yürütülmesini sağlayacak Operasyon Koordinatörü arıyoruz. Bu rol; finansal iş akışlarını, belge doğruluğunu, zaman takibi süreçlerini, uyumluluk takibini, denetim hazırlığını, lojistik koordinasyonunu ve şirket içi iletişimi yönetir. Operasyon Koordinatörü; çalışanlar, tedarikçiler ve iç paydaşlar için merkezi bir operasyonel destek noktası olarak görev yapar; iş sürekliliğine ve kurumsal verimliliğe katkıda bulunur. 

Görev ve Sorumluluklar

1. Finans ve Operasyon Desteği

Borç hesapları ve alacak hesabı için ön- büro muhasebe desteği sağlayacak.

Faturaları, satın alma siparişlerini, tedarikçi kayıt formlarını ve ödeme taleplerini işleyecek.

Finansal işlemlerin iç kontrollere ve politikalara uygun olmasını sağlayacak.

Finans ve yöneticiler için istisna raporları hazırlayıp ve tutarsızlıkları belirleyecek.

İç ve dış denetimleri, gerekli belgeleri ve mali kanıtları hazırlayarak destekleyecek.

İSG ve iş yeri değerlendirme kayıtlarını güncel tutatacak.

Haftalık ve aylık TimeTracker zaman günlüğü girişlerini kontrol edecek.

Finansal kayıtları, sözleşmeleri ve belge havuzlarını yönetecek.

Özel sağlık sigortası ek protokolünü ve ilgili veri yönetimini yürütecek.

Maliyet -merkezi güncellemelerini, faturalama dağılımlarını ve gider mutabakatlarını yönetecek.

Finansal raporları, panoları ve operasyonel ölçümleri hazırlayıp, analiz edip ve doğrulayacak.

2. Ofis, Tedarikçi ve İdari Operasyonlar

Şirketin atıl envanterini takip edecek ve çalışanlar ile InfoDeal yönetimi arasındaki iletişimi yönetecek.

Virtual Office ve Hukuk Bürosu ile yasal yazışmaları koordine edecek.

Sosyopix, hediyeler, promosyon ürünleri ve çeşitli operasyonel ihtiyaçlar için tedarikçilerle çalışacak.

Şirket donanımındaki teknik sorunları ve donanım lojistiğini hizmet sağlayıcılarla koordine edecek.

Tüm lojistik ve kargo teslimat operasyonlarını yönetecek.

InfoDeal web sitesini ve LinkedIn profilini yönetin ve düzenli olarak güncelleyecek.

Ticaret Odası ve çalışanlarla vize belgelerini koordine edecek.

Çalışanlara birinci -seviye operasyon desteği sağlayacak.

Operasyonel iyileştirme fırsatlarını belirleyip ve politika/SOP güncellemelerini destekleyecek.

3. İK İdaresi ve Çalışan Operasyonları

Aylık ücret bordrosu imzalarını toplayıp ve istihdam belgelerini koordine edecek.

Çalışma programlarını, vardiyaları, COS güncellemelerini ve izin belgelerini yönetecek.

Hastalık izni bildirimlerini takip edip ve çalışanlarla ilgili tutarsızlıkları giderecek

Aranan Nitelikler

Teknik Yetkinlikler

Global paydaşlarla etkili iletişim kurabilecek düzeydeC1 seviyesinde yazılı ve sözlü İngilizce yeterliliği.

İleri düzey Excel bilgisi:
- ÇAPRAZARA, DÜŞEYARA / İNDİS-/KAÇINCI
- PivotTable ve PivotChart
- Dinamik Dizi İşlevleri (FILTER, UNIQUE, SORT, SEQUENCE)
- Koşullu biçimlendirme, veri doğrulama, yapılandırılmış veri modelleri

Finansal panolar ve operasyonel raporlar hazırlama ve doğrulama becerisi.

Çalışan hakları, işveren yükümlülükleri, çalışma süreleri, ücretlendirme kuralları ve uyumluluk gereklilikleri dahil olmak üzere Türk iş mevzuatının temel ilkeleri hakkında derin bilgi.

Zaman takibi araçlarına aşinalık.

Belge yönetimi ve veri doğruluğu becerileri.

Denetim süreçleri, uyumluluk takibi ve İSG gereklilikleri hakkında temel bilgi.

Tedarikçiler, hukuk iş ortakları ve dış hizmet sağlayıcılarla görevleri koordine etme becerisi.

Operasyonel ve Davranışsal Yetkinlikler

Finansal kayıtlarda ve çalışan kayıtlarında ayrıntılara ve doğruluğa yüksek düzeyde özen.

Güçlü organizasyon ve çoklu görev becerileri.

Sorun çözme yaklaşımı ve süreç iyileştirme odaklılık.

Açık ve profesyonel iletişim becerileri.

Gizli bilgilerin işlenmesinde yüksek dürüstlük ve sağduyu.

Bağımsız çalışırken fonksiyonlar arası -ekiplerle etkili biçimde iş birliği yapma becerisi.

Son teslim tarihlerine ve uyumluluk beklentilerine proaktif, güvenilir ve tutarlı biçimde uyma.

Infodeal’in uzaktan çalışma kültürüne ve uluslararası yapısına uyum sağlayabilecek, operasyonel süreçlerde sorumluluk almaktan çekinmeyen ve çözüm odaklı çalışan engelli adayların başvurularını bekliyoruz.