Üst Düzey Yönetici Asistanı

PROKOZ KOZMETİK VE MEDİKAL ANONİM ŞİRKETİ

Temelleri 1987 yılında atılan İNANIR, Türkiye’de profesyonel kozmetik alanında lider markaların temsilciliğini üstlenerek; longevity, kozmetik, medikal estetik, güzellik bakım ekipmanları, SPA ve solaryum alanlarında sektörün öncü firması olarak faaliyet göstermektedir.

İnanır Group olarak, üst yönetimin iş yapma kapasitesini artıracak, operasyonel süreçlerin koordinasyonunu üstlenecek ve yönetimin zamanını daha verimli kullanmasını sağlayacakYönetici Asistanı arıyoruz.

Bu rol, klasik sekreterya görevlerinin ötesinde; üst yönetimin operasyonel süreçlerini organize eden, farklı departmanlarla koordinasyonu sağlayan ve işlerin zamanında sonuçlanmasını takip eden kritik bir pozisyondur.

• Yönetici Asistanlığı, Yönetim Ofisi veya benzer pozisyonlarda en az 5 yıl deneyim sahibi,
• Operasyonel süreç, evrak ve iş takibi konusunda güçlü organizasyon becerisi,
• Planlama, önceliklendirme ve koordinasyon yetkinliği yüksek,
• Güçlü yazılı ve sözlü iletişim becerisine sahip,
• Gizlilik ilkesine önem veren, temsil yeteneği güçlü ve profesyonel,
• Gerektiğinde inisiyatif alabilen, çözüm odaklı çalışma anlayışına sahip,
• İyi seviyede yazılı ve sözlü İngilizce bilgisi,
• Almanca bilgisi tercih sebebidir,
• MS Office uygulamalarına, dijital takvim ve doküman yönetim araçlarına hâkim.

İş Tanımı

• Üst yönetimin takvim, toplantı, seyahat ve günlük programlarını planlamak ve koordine etmek,
• Üst yönetime iletilen talepleri ön değerlendirmeden geçirerek önceliklendirmek ve ilgili ekiplerle koordine etmek,
• Yönetimin zamanını verimsiz kullanmasına neden olabilecek operasyonel süreçleri yönetmek,
• Karar, onay ve imza gerektiren konuları eksiksiz hazırlayarak yönetime sunmak,
• Yönetim adına yürütülen hukuki süreçlerin (avukatlık ofisleriyle yazışmalar, evrak ve dosya akışı, süreç takibi) koordinasyonunu sağlamak,
• Resmi tescil, kayıt ve benzeri evrak süreçlerinde danışman firmalarla iletişimi yürütmek ve belge akışını takip etmek,
• Finans, İnsan Kaynakları, Satış ve diğer departmanlarla koordinasyon sağlayarak süreçlerin zamanında ilerlemesini takip etmek,
• Ödeme, dekont, başvuru ve onay gerektiren operasyonel adımların tamamlanmasını sağlamak,
• Süreçlerde oluşabilecek gecikme veya aksaklıklarda ilgili taraflarla iletişime geçerek çözüm sürecini koordine etmek,
• Üst yönetim ile şirket içi ve dışı paydaşlar arasında profesyonel iletişim köprüsü olmak,
• Yurt dışındaki iş ortaklarıyla yazılı ve sözlü iletişimi yürütmek,
• Gerektiğinde yönetim adına bilgi almak, teyit etmek ve süreci sonuçlandırmak,
• Seyahat, konaklama ve organizasyon süreçlerini planlamak,
• Çalışılan tedarikçi, otel ve hizmet sağlayıcılarla ilişkileri yürütmek,
• Süreçlerde zaman ve maliyet avantajı sağlayacak alternatif çözümler geliştirmek.