Özel Kalem Müdürü

Radarsan

İş Açıklaması

Radarsan olarak, savunma sanayiine yönelik yüksek teknoloji çözümleri geliştiren yenilikçi ve dinamik organizasyonumuzda, Genel Müdürlük makamının kurumsal temsil, protokol, iletişim ve koordinasyon süreçlerini yönetecek, deneyimli birÖzel Kalem Müdürü arıyoruz.

Genel Müdüre doğrudan bağlı olarak görev yapacak Özel Kalem Müdürü; Genel Müdürlük makamının günlük işleyişinin etkin ve düzenli şekilde yürütülmesinden, üst düzey kamu ve özel sektör paydaşlarıyla ilişkilerin koordinasyonundan, resmi protokol süreçlerinin yönetiminden ve üst yönetim önceliklerinin takibinden sorumlu olacaktır.

Bu pozisyonda görev alacak kişinin, güçlü temsil kabiliyeti ve kurumsal iletişim becerilerinin yanı sıra yüksek düzeyde gizlilik, diplomasi, organizasyon ve kriz yönetimi yetkinliklerine sahip olması beklenmektedir.

Temel Sorumluluklar

• Genel Müdürlük makamının tüm idari, organizasyonel, protokol ve koordinasyon süreçlerini yönetmek,

• Genel Müdürün çalışma programını, resmi temaslarını, toplantılarını ve ziyaretlerini kurumsal öncelikler doğrultusunda planlamak ve koordine etmek,

• Bakanlıklar, Cumhurbaşkanlığı birimleri, kamu kurumları, savunma sanayii kuruluşları ve diğer stratejik paydaşlarla yürütülen iletişim ve koordinasyon süreçlerini yönetmek,

• Üst düzey kamu temsilcileri, bürokratlar, diplomatik heyetler, kurum yöneticileri ve stratejik iş ortaklarıyla gerçekleştirilecek görüşme ve ziyaretlerin organizasyonunu sağlamak,

• Genel Müdürlük makamının resmi protokol, karşılama, ağırlama, uğurlama ve kurumsal temsil süreçlerini ilgili mevzuat, teamül ve protokol kurallarına uygun şekilde yürütmek,

• Genel Müdürün katılım sağlayacağı yurt içi ve yurt dışı resmi ziyaret, toplantı, organizasyon ve seyahat programlarının tüm aşamalarını koordine etmek,

• Genel Müdürlük makamına ulaşan bilgi, talep, davet ve yazışmaları önem ve öncelik derecelerine göre değerlendirerek ilgili süreçlerin yönetimini sağlamak,

• Üst yönetim toplantılarının gündemini oluşturmak, gerekli bilgi ve dokümanların hazırlanmasını koordine etmek, alınan karar ve aksiyonların takibini gerçekleştirmek,

• Genel Müdür tarafından verilen talimatların ilgili birimlere aktarılmasını ve belirlenen süreler içerisinde sonuçlandırılmasını takip etmek,

• Şirketin üst yönetimi, ilgili departmanları ve dış paydaşları arasında etkin iletişim ve koordinasyon sağlamak,

• Genel Müdürlük makamının kurumsal yazışma, resmi evrak, bilgi akışı ve arşiv süreçlerini yönetmek,

• Genel Müdürün ihtiyaç duyduğu brifing, rapor, sunum ve stratejik bilgilendirme dokümanlarının hazırlanmasını koordine etmek,

• Kritik ve hassas konularda bilgi akışını gizlilik, doğruluk ve zamanlama ilkeleri doğrultusunda yönetmek,

• Genel Müdürlük makamının kurumsal itibarını, temsil standartlarını ve iletişim kalitesini gözeterek tüm süreçlerin profesyonel şekilde yürütülmesini sağlamak,

• Beklenmedik gelişmeler, program değişiklikleri ve öncelikli konularda hızlı aksiyon alarak süreçlerin kesintisiz ilerlemesini sağlamak.

Aranan Nitelikler

• Üniversitelerin ilgili lisans bölümlerinden mezun,

• Özel Kalem Müdürlüğü, Üst Düzey Yönetici Asistanlığı, Makam Koordinasyonu veya benzer pozisyonlardaen az 10 yıl deneyim sahibi,

• Genel Müdür, CEO, Yönetim Kurulu Başkanı veya üst düzey kamu yöneticileriyle doğrudan çalışma deneyimine sahip,

• Tercihen kamu kurumları, savunma sanayii kuruluşları veya büyük ölçekli kurumsal yapılarda özel kalem ve protokol süreçlerinde görev almış,

• Devlet protokolü, resmi temsil kuralları, üst düzey ziyaret ve heyet organizasyonları konusunda bilgi ve deneyim sahibi,

• Bakanlıklar, kamu kurumları, üst düzey bürokratik makamlar ve stratejik paydaşlarla iletişim ve koordinasyon süreçlerinde deneyimli,

• Kurumsal temsil, diplomatik iletişim, ilişki yönetimi ve protokol becerileri gelişmiş,

• Üst yönetim gündemini ve önceliklerini yönetebilen, güçlü planlama ve organizasyon yetkinliğine sahip,

• Resmi yazışma kurallarına, kurumsal iletişim diline ve evrak yönetimi süreçlerine hâkim,

• İyi seviyede yazılı ve sözlü İngilizce bilgisine sahip,

• MS Office programlarını ileri seviyede kullanabilen; yönetim raporlaması, sunum ve brifing hazırlama süreçlerinde deneyimli,

• Güçlü muhakeme, problem çözme, kriz yönetimi ve hızlı karar alma becerilerine sahip,

• Yüksek temsil kabiliyeti, profesyonel duruşu ve iletişim becerileriyle Genel Müdürlük makamını uygun şekilde temsil edebilecek,

• Kurumsal hiyerarşiye, protokol hassasiyetlerine ve profesyonel etik ilkelere uygun hareket edebilen,

• Üst düzey gizlilik, güvenilirlik, sadakat ve sorumluluk bilinciyle çalışabilen,

• Yoğun ve değişken çalışma temposuna uyum sağlayabilen, esnek ve çözüm odaklı çalışma yaklaşımına sahip,

• Proaktif, detay odaklı, sonuç ve takip disiplini yüksek,

• Yeni teknolojilere ve dijital çalışma araçlarına hızlı adapte olabilen,

• Yurt içi ve yurt dışı seyahat engeli bulunmayan.