Departman Asistanı ( 1 Yıl Sözleşmeli)

Randstad Türkiye

Danışmanlığını yürütmekte olduğumuz; ilaç sektöründe faaliyet gösteren ve İstanbul/Şişli lokasyonunda bulunan global iş ortağımız için ''Departman Asistanı'' arayışımız bulunmaktadır.

Görev Tanımı:

İdari ve Operasyonel İşler (Admin)

• Yönetici Asistanlığı: Direktörün masraf takibi, ajanda yönetimi ve ilgili PA süreçlerinin yürütülmesi.

• Finans ve Satınalma Takibi: Etkinlik dışı tüm proje ve işlerin PO (Satınalma Siparişi) süreçlerinin açılması; ajans işleri, emailing, video çekimi, şirket içi aktiviteler vb. hizmetlerin fatura/teslimat takibinin yapılması ve hizmet alındı teyitlerinin alınması.

• İletişim ve Duyurular: Şirket içi dahili e-posta gönderimlerinin (Aşı haftası, işe giriş duyuruları, İKSİR vb.) ilgili kanallardan yönetilmesi.

• Dokümantasyon ve Arşivleme: Sözleşmelerin Ariba ve GSK Server sistemlerine yüklenmesi, damga vergisi süreçlerinin takibi ve arşivleme işlemlerinin yapılması.

• Organizasyon: Departman toplantılarının organize edilmesi ve açılan PO’ların düzenli listelenmesi.

Toplantı ve Etkinlik Süreçleri Yönetimi (GSP & SB Muaf)

• Süreç & Belge Yönetimi: Toplantı taleplerinin toplanması, hekim/kurum belge kontrollerinin (TPRM, COI, SMM vb.) yapılması, arşivlenmesi ve Vendor taleplerinin oluşturulması.

• Onay ve İzinler: PAAF onay süreçlerinin takibi, ünite içi toplantılarda başhekimlik izin dilekçelerinin hazırlanması/imzalatılması ve Vault evraklarının düzenlenmesi.

• Sözleşme ve Finansal Takip: Toplantı salonu kira ve konuşmacı hekim sözleşmelerinin hazırlanması, Nirvana sistem açılışları, PO, fatura, damga vergisi ve etkinlik kapama süreçlerinin yürütülmesi.

• Medikal/Uyum (MM) Süreçleri: Konuşmacı hekim ToV kontrollerinin yapılması, dosyalama, arşivleme ve evrakların Teams/Ariba sistemlerine yüklenmesi.

Kongre ve Dernek Toplantıları Yönetimi

• Dernek Süreçleri: SB başvurulu ve SB muaf dernek süreçlerinde TPRM, COI ve tüzük kontrollerinin yapılması; çerçeve sözleşmelerin hazırlanması ve imza süreçlerinin takibi.

• Kongre ve Stant Operasyonları: Kongre PAAF/NPAF onay süreçlerinin, stant bütçe/PO/Nirvana/fatura adımlarının ve duyuru metinlerinin yönetimi.

• Saha ve Ekip Koordinasyonu: Kongre personel (staff) tablolarının hazırlanması, duyuruların ve detayların ilgili ekiplere iletilmesi.

• Gelişmiş Süreç Yönetimi: SB muaf dernek işlerinde vault açılışı, sözleşme hazırlığı, konuşmacı adaylığı, PO açılışı, mutabakat bütçesi alımı ve fatura temini süreçlerinin eksiksiz yürütülmesi.

Aranan Nitelikler:

• Üniversitelerin 4 yıllık lisans bölümlerinden mezun.
• İdari işler, departman asistanlığı veya pazarlama operasyonları/destek pozisyonlarında tecrübeli (Tercihen İlaç / Sağlık sektöründe süreç tecrübesi olan).
• Tercihen en az orta düzeyde İngilizce bilen.
• MS Office programlarını (Excel, PowerPoint, Word) aktif ve yetkin seviyede kullanabilen.
• Mükemmel planlama, önceliklendirme ve eş zamanlı olarak çoklu görev sürdürebilme yetkinliğine sahip.
• Proaktif, çözüm odaklı ve pozitif tutuma sahip.
• Aciliyet bilinci yüksek ve sorumluluk sahibi.
• Kritik düşünme ve hızlı problem çözme yeteneği gelişmiş.