Yönetici Asistanı

SKYLOFT YAZILIM BİLİŞİM VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ

Skyloft bünyesinde, yöneticimizin ve şirketin günlük operasyonlarının sorunsuz ilerlemesini sağlayacak son derece pratik, güvenilir, hızlı ve çözüm odaklı bir Yönetici Asistanı arıyoruz.

Bu, yalnızca takvim yöneten veya evrak takip eden klasik bir asistanlık pozisyonu değil.

Aradığımız kişi; bir gün şirket ödemelerini ve faturaları takip ederken, ertesi gün yeni bir çalışan için işe giriş sürecini organize edebilecek; banka, noter veya kargo işini çözebilecek; seyahat planlayabilecek; ihtiyaç olduğunda doğru tedarikçiyi bulabilecek ve bazen yöneticinin günlük hayatındaki kişisel organizasyonlara da destek olabilecek biri.

Kısacası, önüne bir iş geldiğinde “Bunu nasıl çözeriz?” diye düşünüp, işi başından sonuna kadar sahiplenerek sonuçlandıran bir ekip arkadaşı arıyoruz.

Rolün ana sorumlulukları

• Yöneticinin günlük iş planını, yapılacaklarını, randevularını ve önceliklerini takip etmek
• Toplantı, rezervasyon, seyahat, uçuş, otel ve benzeri organizasyonları gerçekleştirmek
• Gerektiğinde araştırma yapmak, alternatifleri karşılaştırmak ve hızlıca çözüm önermek
• İş hayatının yanı sıra ihtiyaç halinde günlük kişisel organizasyonlarda destek olmak
• Alışverişten rezervasyona, hediye organizasyonundan gerektiğinde kişisel ihtiyaçların araştırılmasına kadar çok farklı işleri sonuçlandırabilmek

• Şirket ödemelerini verilen talimatlar doğrultusunda zamanında gerçekleştirmek ve kayıtlarını tutmak
• Gelen ve kesilen faturaları takip etmek, düzenlemek ve muhasebeye iletmek
• Ödeme tarihlerini ve düzenli şirket giderlerini takip etmek
• Muhasebeciyle günlük iletişimi yürütmek ve ihtiyaç duyulan evrakları koordine etmek
• Basit ödeme, gider ve nakit akışı tablolarını güncel tutmak
• Finansal evrak ve şirket bilgilerinin gizliliğini titizlikle korumak

• İş ilanlarının yayınlanması, adaylarla iletişim ve görüşme organizasyonlarına destek olmak
• Yeni çalışanların işe giriş, evrak ve onboarding süreçlerini takip etmek
• İzin, sözleşme ve çalışan evraklarının düzenini sağlamak
• Şirketin günlük idari ihtiyaçlarını ve tedarikçilerini takip etmek
• Gerektiğinde banka, noter, kargo, resmi kurumlar ve benzeri şirket dışı işleri yürütmek
• Şirket evraklarını ve dijital dosyaları düzenli şekilde arşivlemek

• Google Sheets / Excel üzerinde listeler, takip tabloları ve kısa raporlar hazırlamak
• ChatGPT ve benzeri AI araçlarını araştırma, yazışma, karşılaştırma ve günlük operasyonları hızlandırmak için aktif kullanmak
• Yeni araçları hızlı öğrenmek ve mümkün olduğunca işleri daha kolay ve verimli hale getirmek

Nasıl birini arıyoruz?

Diplomadan veya uzun bir özgeçmişten önce, karakter ve çalışma biçimi bizim için önemli.

Şu cümlelerin çoğu sizi anlatıyorsa muhtemelen iyi anlaşacağız:

• Bir işi size verdiklerinde tekrar tekrar hatırlatılmasına ihtiyaç duymazsınız.
• “Bilmiyorum” deyip bırakmak yerine araştırır, sorar ve çözüm bulursunuz.
• Aynı anda birkaç farklı konuyu takip ederken detayları kaçırmazsınız.
• Bir problem çıktığında paniğe kapılmak yerine alternatif üretirsiniz.
• İnsanlarla iletişim kurmaktan, telefon açmaktan ve gerektiğinde bir işi yüz yüze çözmekten çekinmezsiniz.
• Finansal bilgiler ve özel konular konusunda güvenilirliğin ne kadar önemli olduğunun farkındasınızdır.
• Değişken bir günlük programa uyum sağlayabilirsiniz.
• Teknolojiyi ve AI araçlarını işinizi kolaylaştırmak için kullanmayı seversiniz.
• “Bu benim görev tanımımda yok” yaklaşımından ziyade, makul sınırlar içinde işi çözüme ulaştırmaya odaklanırsınız.
• Yöneticinin neye ihtiyaç duyacağını zamanla öğrenip, söylenmesini beklemeden hazırlık yapabilecek kadar takipçisiniz.

Temel beklentilerimiz

• İzmir’de ikamet etmek ve Urla’ya gerektiğinde rahatlıkla gelip gidebilmek
• Üniversite mezunu olmak veya üniversite eğitimine devam ediyor olmak
• Excel / Google Sheets'i temel seviyede kullanabilmek
• ChatGPT ve benzeri AI araçlarını kullanabilmek veya hızlı öğrenmeye istekli olmak
• Türkçeyi düzgün kullanmak ve profesyonel yazışma yapabilmek
• İngilizce yazışmaları rahatlıkla takip edebilmek
• Son derece düzenli, dikkatli ve güvenilir olmak
• Güçlü iletişim ve temsil yeteneğine sahip olmak
• Gizlilik konusunda yüksek hassasiyet göstermek
• Gerektiğinde şirket dışındaki işleri bizzat takip edebilmek

Sizi öne çıkaracak özellikler

• Executive Assistant, Personal Assistant, Office Manager, Operations veya benzer bir rolde deneyim
• Fatura, ödeme ve temel ön muhasebe süreçlerine hakimiyet
• İşe alım veya temel HR operasyonlarında deneyim
• Akıcı ingilizce konuşabilmek
• İzmir ve özellikle Urla çevresini iyi bilmek
• Seyahat ve rezervasyon organizasyonlarında deneyim
• Dijital araçları ve AI uygulamalarını aktif kullanmak

Çalışma şekli

Full-time / İzmir – Urla

Skyloft remote çalışan bir şirket. Bu nedenle her gün gidilmesi gereken klasik bir ofis düzenimiz bulunmuyor.

Ancak bu rol doğası gereği yalnızca bilgisayar başından yürütülebilecek bir pozisyon değil. Yöneticimiz ve şirket merkezimiz Urla’da olduğu için adayın İzmir’de yaşaması, Urla’ya kolay ulaşabilmesi ve gerektiğinde sahadaki işleri bizzat çözebilmesi gerekiyor.

Bazı günler tamamen bilgisayar başından çalışırken, bazı günler Urla’ya gelmeniz, bir evrakı teslim etmeniz, banka/noter işini halletmeniz veya günlük bir organizasyonu yürütmeniz gerekebilir.

Bu rol kimler için çok uygun?

Masa başında kendisine görev gelmesini beklemek yerine, işlerin gerçekten yürümesini sağlamaktan keyif alan biriyseniz;

“Onu ben hallederim” cümlesini sık kullanıyorsanız;

organizasyon, araştırma, insan ilişkileri ve problem çözme konusunda doğal olarak iyiyseniz;

ve bir yöneticinin sağ kolu olarak yüksek güven ilişkisi içerisinde çalışmak size heyecan veriyorsa, sizinle tanışmak isteriz.

Başvurunuzda ayrıca kısaca:

1. İzmir’de hangi ilçede yaşadığınızı

2. Daha önce ödeme / ön muhasebe / HR süreçlerinden hangileriyle ilgilendiğinizi

3. “Bana verilen sıra dışı bir işi nasıl çözdüm?” diye düşündüğünüz kısa bir örneği

paylaşmanızı rica ediyoruz.

Son madde bizim için özellikle önemli. Çünkü bu pozisyonda deneyim kadar inisiyatif, güvenilirlik ve çözüm üretme becerisi arıyoruz.