Proje yönetimi çalışmalarının başlaması için öncelikle projenin konusunun, içeriğinin ve kullanılacak yazılı materyalin belirlenmesi gerekir. Bu çalışmalarla eş zamanlı olarak da projenin çalışacak ekibin, bu ekip içinde birlikte çalışacak alt grupların ve bu gruplardaki çalışanların görev ve sorumluluklarının belirlenmesi gelmelidir.Projenin gerçekleştirilme amacı, başarmak istediği hedefler ve firma için önemi açık bir şekilde yazılmalı ve projede çalışanların bu hedefleri tam anlamıyla kavramaları sağlanmalıdır. Birlikte çalışacak ekiplerdeki çalışanların görev ve yetkilerinin belirlenmesinde beraber çalışmaktan zevk alan ve ekip olarak çalıştıklarında çok başarılı olan çalışanların aynı proje alt grubuna verilmesine özen gösterilmesi oldukça önemlidir.
Projenin hedeflerinin belirlenmesinde müşteri gereksinimlerinin ve beklentilerinin karşılanması da oldukça büyük önem taşımaktadır. Bu nedenle proje öncesinde müşteri memnuniyetine yönelik bir ön çalışma yapılması faydalı olacaktır.
Bir çalışma takvimi yapın ve projenin bu takvime göre yürütülmesini sağlayın. Projenin başarıya ulaşmasındaki her basamak için işleyen bir plan hazırlayın ve istenilen sonuca ulaşmada en etkili çalışma yönteminin ne olduğunu saptayın. Bu çalışma takviminin başarıya ulaşması için proje takımındaki herkesin sorumluluklarını yerine getirip getirmediklerini inceleyin. Gerekirse çalışanların görev ve sorumluluklarında çeşitli değişiklikler yapabilirsiniz.
Projenin başarılı olması için gereken tüm noktaları belirleyin. Bu noktalar, ekipte kaç çalışan olması gerektiğinden dış kaynak kullanımına kadar büyük bir yelpazeye yayılmıştır. Tüm bu noktaların açıklığa kavuşturulmuş olması, projenin ilerlemesinde oldukça etkilidir. Başka bir deyişle, ilk atılacak adımla son atılacak adımın önceden biliniyor olması, son dakika sürprizleri ile karşı karşıya kalma olasılığınızı oldukça azaltacaktır. Bu nedenle gerçekçi bir planlamanın önemi çok büyüktür.
Çalışanlarınızın projede başarılı olmaları için sahip oldukları bilgilere ek olarak, yeni bilgilere gereksinimleri olup olmadığını öğrenmeye çalışın. Belki onlara zaman kazandırabilecek herhangi bir yeni teknolojik ürün, bilgisayar programı ya da sizin sahip olduğunuz bilgi veya kaynaklar işlerine büyük ölçüde yarayabilir. Bu noktalarda onlara destek olmak hem onları motive edecek hem de projenin ilerleyişini hızlandırıp, sonuca çabuk ulaşılmasını sağlayacaktır. Projenin hedeflerine ulaşması için gerekli zaman ve kaynakların belirlenmesi, proje yönetiminin bir diğer önemli noktasıdır. Proje ekibinin, projenin tamamlanması için kaç gün ve saat çalışması gerektiğini belirleyin. Her proje yöneticisi tüm çalışanlarına uymaları gereken görev çizelgesi ve görevlerini gerçekleştirmek için belli bir süre verdiğinde, çalışanların daha verimli çalıştıkları saptanmıştır.
Çalışanlarınıza görev ve sorumluluklarını bitirmeleri için zaman tanırken, bu zamanın her çalışan için aynı olması gerekmiyor. Çalışanların görevlerinin zorluğuna veya çokluğuna göre onları stres altına sokmadan dikkatli bir şekilde kendilerini işlerine vererek çalışabilecek zamanı tanımanızda büyük yarar vardır.
Projenin ilerleyişine dair sürekli bir geribildirim ortamı oluşturun. Belirli aralıklarla toplantılar düzenleyin ve projenin nasıl geliştiğini, istenilen düzeyde bir çalışma yapılıp yapılmadığını, belirlenen çalışma takviminin gerisine düşülüp düşülmediğini değerlendirin.
Takımınızın başarılarını takdir edin ve ödüllendirin.
Toplanan veriler doğrultusunda edindiğiniz sonuçları değerlendirin. Proje beklentilerinizi karşıladı mı? Karşılamadıysa yanlış yapılan nokta neydi ve düzeltilebilir mi? Düzeltmek için ne yapılması gerekiyor? Bu noktaların proje çalışanları tarafından değerlendirilmesi, gelecekte yapılacak projelerin başarıya ulaşmasında büyük önem taşımaktadır. Geçmişte yapılan hatalardan ders alınması ve diğer projelerde bu hataların tekrarlanmaması için gerekli önlemlerin alınması, projenin sonuçlarının iyi analiz edilmesiyle sağlanabilir. Projenin bitiminden sonra firmanın kaybının ne olduğu tespit edilmelidir. Proje hedeflenen zamanda bitirildi mi? Firma tarafından proje ekibine tahsis edilen kaynakların dışına çıkıldı mı? Projenin sonuçları firmanın piyasadaki konumu iyileştirici ya da pazar payını artırıcı önemli ipuçlarının edinilmesini sağladı mı? Bu ve bunlara benzer çeşitli sorular, projenin hedeflediği noktaya göre çeşitlendirilebilir.
Son olarak tamamladığınız bu projenin ileride firma yararına nasıl kullanılabileceğini ve nasıl tekrardan fayda sağlayabileceğini tartışın. Güncellenmesi gerekiyorsa belli zaman aralıklarında projeden elde edilen sonuçların güncellenmesini sağlayın. Bu şekilde hem başarılı bir projeye imza atmış, hem de firma için gelecekte de yararlı olabilecek bir ürün bırakmış olursunuz.
