Dokümantasyon Sorumlusu Nedir?

Dokümantasyon Sorumlusu Ne Demek?

Hizmet verdiği firmaya ait tüm bilgileri konusuna göre sıralayan ve verileri koruyan kişilere dokümantasyon sorumlusu denir. Ayrıca dokümantasyon sorumlusu ihtiyaç duyulan bilgiye de en hızlı ve en ekonomik biçimde ulaşır. Şirket dokümanlarını arşivlemek ve korumakla yükümlü olan dokümantasyon sorumlusu, dokümana erişimden de sorumlu olan kişi olarak ifade edilir. Şirketin kayıtlı bilgilerinin düzenlenmesi, yeniden biçimlendirilmesi, yayınlanması hatta yorumlanması gibi işlemler de dokümantasyon sorumlusunun görev tanımı içerisinde yer alır.

Dokümantasyon Sorumlusu Ne İş Yapar? Görev ve Sorumlulukları Nelerdir?

Dokümantasyon sorumlusu sağlıktan finans alanına kadar pek çok sektörde görev yapar. Sorumlunun çalışma koşulları sektörüne göre çeşitlilik gösterse de genel hatları ile belli görevleri üstlenir. Bunlar:

• Depoladığı bilginin ne olduğunu, bilgiye ihtiyaç duyulduğunda nasıl ulaşılabileceğini yani bilginin kimliğini oluşturmak,
• Bilgileri depolarken konularına göre ayırmak ve korumak
• Dosya biçiminde olan dokümanları dijital ortama aktarmak,
• Dijital ortama aktarılmaması gereken dokümanların bakımlarını yapmak,
• Ödünç verilen dokümanların kaydını tutmak,
• Değerli dokümanların güvenliğini sağlamak,
• Belge depolama sisteminin çalışanlar tarafından da verimli kullanılabilmesi için eğitim programları hazırlamak.

Dokümantasyon Sorumlusu Olmak İçin Gerekenler

Büro yönetimi ve sekreterlik bölümlerinden mezun olursanız dokümantasyon sorumlusu olarak istihdam edilirsiniz. Sağlık kurumlarında aynı pozisyonda çalışmak isteyenlerin ise tıbbi dokümantasyon ve sekreterlik bölümünden mezun olması gerekir. Her iki bölümün de eğitimi 2 yıl sürer.

Dokümantasyon Sorumlusu Olmak İçin Hangi Eğitimi Almak Gerekir?

Büro yönetimi ve sekreterlik bölümü düzeyinde eğitim alanlar; temel bilgi teknolojileri, genel işletme, sekreterlik bilgisi, temel belgeleme hizmetleri, toplantı ve sunu teknikleri, dosyalama ve arşivleme teknikleri, protokol bilgisi gibi dersleri görür. Tıbbi dokümantasyon ve sekreterlik bölümünü okuyanlar ise ek olarak tıp terimleri, tıbbi belgeleme, temel sağlık ve hastalık bilgisi, sağlık kurumlarında bilgi sistemleri gibi dersler alır.