Uzaktan üretken çalışmanın yolları

0

Corona virüsü salgınına karşı birçok şirket hızla evden çalışma kararı aldı. Çoğu şirket ve çalışanlar için yeni bir deneyim olan evden çalışma uygulamasının ne zamana kadar süreceği şimdilik belli değil. Kariyer.net Satış Genel Müdür Yardımcısı Uğur Sağlıkoğlu, uzaktan çalışırken nasıl verimli olunacağına dair görüşlerini sizler için paylaştı.

Başarılı olmak için özenli olalım

Pijamalarımızla yataktan çıkıp, dizüstü bilgisayarımızla takılmak cazip gelebilir; ancak uykuda giydiğimiz kıyafetlerle zihnimizi verimlilik modunda tutmamız çok daha zor olur. Evde çalışmak ve evde yaşam arasındaki sınırları belirlemek için normal sabah rutinimizi korumalıyız ve olabildiğince işe gidiyor gibi giyinmeliyiz. Hafif bir egzersiz ya da meditasyon sonrasında giyinerek kahvaltımızı yapmak, bizi günün geri kalanı için motive ve hazır hissettirecektir. Ayrıca sabah video toplantılarında hazır ve şık giyinmiş insanları görmek hepimize iyi gelecektir.

Bir program belirleyelim ve uyalım

Çalışma saatlerimizle kişisel ev saatimizi ayırmamız önemli. Şeffaflık için yöneticilerinize evden çalışırken çalışma saatinizin hangi aralıkta olduğunu söylemeli ve takvimimizde arada ev işleri/çocuklar için ayıracağınız zamanı programlamalı buna uymalısınız.

Bugün bu ortamda iş konuları ile ev işlerinin karışmaması, birbirinin içine girmemesi mümkün değil; çünkü çok hızlı şekilde evlerden çalışır olduk ve bizimle beraber eşlerimiz, çocuklarımız da evden çalışır duruma geldi. Dolayısıyla bu kadar çok değişimin bu kadar kısa sürede ve hızlı gerçekleştiği bir ortamda, en büyük başarı karmaşayı en kısa zamanda düzene sokmaktır.

Günlük planı en doğru şekilde yapmak için birkaç ipucu:

  • Gün ve hafta boyunca hedeflerinize varmak için yapmanız gerekenleri gözden geçirerek güne başlayın,
  • Her birinin alacağı zamanı, karmaşıklığını ve etkisini anlayarak işlerinize öncelik verin,
  • Belirli aralıklarla yöneticinize ve diğer ekip üyelerine önemli durum güncellemeleri yapın,
  • Bahçenizde, balkonunuzda ya da pencerenizde hava almak ve beyninizi dinlendirmek için düzenli olarak planlanan molalar verin.

Beynimiz ve bedenimiz için düzenli molalar vermediğimizde sağlığımız ve üretkenliğimiz durumdan olumsuz etkilenir. Beyin de diğer kaslara benzer ve dinlenmesi gerekir.

Beynimizi dinlendirmek için aşağıdakileri yapabiliriz:

  • Meditasyon
  • Bir kitabın bir bölümünü okuma
  • Podcast dinleme
  • Kısa yoga egzersizleri
  • Yürüyüş yapmak

Kendimize çalışma ortamı oluşturalım

Eğer mümkünse, çalışmak için evinizde ayrı bir alan ayırmanız en iyisi. Çok hızlı bir şekilde ev ortamında çalışmaya başladığımız için bu herkes için ayrı bir oda ayırmak şeklinde mümkün olmayabilir; ancak en dikkat dağıtıcı unsurlardan arınmış bir çalışma ortamı yaratmak hepimiz için şart. Bu, ev ve iş faaliyetlerinizi ayırmanıza, belirlenmiş alanınızda çalışırken verimliliğinizi arttırmanıza yardımcı olacaktır.

Ev ahalisi, evden çalışmak zorunda kalan eşlerimiz ve evlerde sıkışıp kalan çocuklarımızla düzenli molalarda iletişim kurmak, çalışma aralıklarında kendimizi yalıtmak daha az yorulmamızı sağlar.

Görüşmelerimizi video konferans araçlarıyla yapalım

Zaten neredeyse izole edilmiş bir atmosferde çalışıyoruz… Karşımızdaki müşteri ve muhataplarımızın da aynı durumda olduğunu unutmayalım. Telefonla iletişim yerine mümkün olduğu kadar video konferans araçlarını kullanmamız yüz yüze iletişimin sağladığı avantajları kaybetmeden iletişim kurmamızı sağlayacaktır. Üstelik dosya ve ekran paylaşma imkanlarıyla telefonda ifade edilmesi güç konuların, her iki taraf için de net bir şekilde anlaşılmasını sağlayarak işlerimizi kolaylaştırabiliriz.

Aşırı yüklenmeden kaçınalım

Çalışma ve ev ortamının iç içe geçmesi, sınırların ve molaların belirsizleşmesine yol açabilir. Ne kadar çalıştığımıza, ne sonuçlar elde ettiğimize daha fazla odaklanmak için yöneticimizle ve ekibimizle iletişimde olmalıyız. Böyle zamanlarda çok çalışmaktan ziyade akıllı çalışmak daha önemlidir.

Hâlâ çok çalışıyorsanız, işe başlama ve işi bitirme zorunluluğu yaratan aktiviteler planlayın. Zorunlu hareket anları planlayın. (aile fertleri ile ortak anlar, köpeği dışarı çıkarma molası, planlı açma germe anları ve oyun molaları gibi) Örneğin; 25 dakika boyunca işe odaklanın ve ardından 5 dakikalık zorunlu bir mola vererek Pomodoro Yöntemini deneyin.

Evde çalışmaya sınırlar getirmenin bazı ek yolları:

  • Günün sonunda bilgisayarınızı kapatın,
  • Oturumu kapatmaya karar verdikten sonra e-postanızı veya çevrim içi sohbetinizi açmaktan kaçının,
  • Bağlantıyı kesmeniz gereken süre içinde başlayan bir egzersiz, ev işi veya bir arkadaşınızla/akrabanızla online görüşme programlayın.

Beslenmemize dikkat edelim

Daha şimdiden “Kilo aldım, şişmanladım!” yakarışlarını duymaya başladım. Yakınan gruba dahil olmamak için mümkün mertebe hafif gıdalarla öğünlerinizi geçirmenizi tavsiye ederim. Hareket ve enerji tüketimi azaldığına göre yemeklerinizdeki enerji miktarını düşürmenizde fayda var.

Sürekli yeme ihtiyacını belirli aralıklarla hafif ve sağlıklı atıştırmalıklarla gidermeye çalışın. (kuru yemişler vb.) Yemeklerde ise yine salata, yoğurt gibi yardımcı besinleri menünüze ekleyerek, doyma hissine en az kaloriyle ulaşabilirsiniz. Böylece  bu dönemi kilo almadan geçirmeniz mümkün olabilir. Diyeceksiniz ki o kadar, un, pirinç, makarna ve bakliyat stokladık onları ne yapacağız? Sağlıklı (zeytinyağlı vb.) tüketim formlarını bulabileceğinize inanıyorum.

Kilo konusunda hassasiyetiniz varsa, daha detaylı bilgi almak için konunun uzmanlarına başvurmanız en doğrusu…

Uzak takım arkadaşlarımızla iletişim kuralım

Evden çalışırken, yüz yüze iletişim sınırlıdır. Bu, ofiste yaptığımız kısa konuşmalar, beden dili ve jest kullanımıyla yakaladığımız etkin iletişimin daha az olması anlamına gelir. Çok şükür ki şu anda elimizde farklı görüntülü görüşme araçları var ve sadece telefona bağlı değiliz. Yüz yüze iletişim kadar etkin olmasa da halen bazı avantajları yaşamamız mümkün.

Uzaktan çalışırken meslektaşlarınızla sağlıklı iletişimi sürdürmek için aklınızda bulundurmamız gereken birkaç şey var:

1- Günlük veya haftalık kısa toplantılar planlayın

Kısa toplantılar, çekirdek ekibi içeren, ilerlemeyi vurgulayan ve bloke eden konuların çözümüne yardımcı olan günlük bir toplantıdır. Her ekip üyesi şu soruları cevaplamaya hazırlanır;

  • Dün ne üzerinde çalıştım?
  • Bugün ne üzerinde çalışıyorum?
  • Beni hangi konular engelliyor?

Bireysel başarıları ve planları her gün paylaşıyor olmak, ekibin genel katkısı konusunda herkesi heyecanlandırır ve motive eder.

2- Çevrim içi sohbeti “Ana ofisiniz” yapın

Birçok şirket ve ekip, çevrim içi sohbeti hem kişisel olarak hem de işle ilgili konularda bağlı kalmak için kullanır. İnsanların yemek pişirme, egzersiz veya evcil hayvan gibi işle ilgili olmayan konularla ilgili güncellemeleri paylaşabileceği soft kanallar oluşturmalıyız. Ayrıca, önemli hedefler ve onlara doğru ilerleme, elde edilen başarılar gibi konularda mümkün olduğunca sık iletişim kurmak için düzenli olarak sohbeti kullanmalıyız.

Bu zor günler sıkı dayanışma ve paylaşımlarla birlikte üstesinden gelebileceğimiz zamanlar. Kimse %100 iş yerinde olmadığı için iş dışı konular da çevrim içi sohbetlerin konusu olmalı. Robot değiliz. Hem zaten ofisteyken de yüzde yüz iş mi konuşuyorduk?

3- Hatalı iletişim ile mücadele edin

Uzaktan iletişim, hatalı iletişim ve yanlış anlamalara yol açabilir. Bunun nedeni yüz yüze iletişimin (beden dili ve yüz ifadeleri dahil) zengin dokusunun yazılı formata döndüğünde etkilerinin azalma ve hatta çökme eğiliminde olmasıdır.

Karşılıklı sert mesajlar ya da negatif tonun aktığını fark ederseniz, telefon ya da video kullanmak için bir an bile tereddüt etmeyin. Kendinizi bir ekip arkadaşınızın mesajıyla ​​rahatsız ya da saldırı altında hissediyorsanız, şüphe duyduğunuz anda konuşun. İş arkadaşınızı daha iyi anlayabilmek için açık sorular sormayı deneyin, emin olun her şey çok daha iyi olacak.

4- Takım ruhunu koruyun

Evden çalışırken, takım arkadaşlarınızla projelerin ve durum güncellemelerinin ötesinde etkileşim kurmak için hep birlikte kolektif konular yaratmak her zamankinden daha önemlidir. Uzaktan çalışmak, bazı insanları tetikte tutabilecek yalnızlık duyguları getirebilir.

Evden çalışırken bağlı kalmanın bazı yolları şunlardır:

  • Çevrim içi sohbeti happy hour olarak kullanalım,
  • Yüz yüze çalıştığımız zamanlarda yaptığımız gibi ekip kahvaltıları, öğlen yemekleri, çay/kahve molalarını online ve görüntülü sohbetlerde yapalım,
  • Hepinizin birlikte okuyacağı bir kitap veya bu dönem evde çalışırken bizi zorlayan ortak konuları (çocuklarımızla birlikte nasıl iş/ev dengesi tutturacağız vb.) tartışmak için görüntülü sohbet konuları oluşturalım,
  • İyi planlanmış ve yapılandırılmış sanal ekip toplantısı, aktiviteleri uzaktan çalışmanın doğurduğu kişisel iletişim dezavantajlarını ortadan kaldırabilir. Hatta avantajlı duruma geçilmesini bile sağlayabilir, yeter ki isteyelim.

Konuk Yazar: Uğur Sağlıkoğlu

Kariyer.net Satış Genel Müdür Yardımcısı