Kalite Dokümantasyon Uzmanı

Gizli Firma

Mühendislik ve müşavirlik alanlarında faaliyet gösteren şirketimiz bünyesinde, entegre yönetim sistemleri kapsamındaki doküman ve kayıtların kontrollü, güncel, erişilebilir ve izlenebilir şekilde yönetilmesi; dokümanların hazırlanması, revizyonu, onayı ve yayımlanmasına ilişkin süreçlerin yürütülmesi ve dokümantasyon altyapısının geliştirilmesi çalışmalarında görev almak üzere “Kalite Dokümantasyon Uzmanı” arayışımız bulunmaktadır.

GENEL NİTELİKLER

• Üniversitelerin Mühendislik, İşletme, İstatistik veya Bilgi ve Belge Yönetimi bölümlerinden ya da ilgili lisans programlarından mezun,
• Kalite dokümantasyonu, doküman kontrolü veya kayıt yönetimi alanında en az 3 yıl deneyimli,
• ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi kapsamında dokümante edilmiş bilgi, doküman ve kayıt kontrolü gereklilikleri konusunda bilgi sahibi,
• ISO 14001, ISO 45001 veya ISO/IEC 27001 yönetim sistemlerinden en az birinin dokümantasyon süreçlerinde deneyimli,
• QDMS, Ensemble veya eşdeğer elektronik doküman yönetim sistemlerini kullanma deneyimine sahip,
• CANIAS ERP veya eşdeğer kurumsal kaynak planlama sistemlerini kullanma deneyimine sahip,
• Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ve ISO/IEC 27001 kapsamında kişisel veri ve bilgi güvenliği gerekliliklerine uygun doküman ve kayıt yönetimi konusunda bilgi sahibi,
• MS Office uygulamalarını etkin kullanabilen,
• Teknik metin hazırlama ve Türkçe yazım kurallarına hâkim; ayrıntılara önem veren, düzenli ve sistematik çalışma becerisine sahip,
• İngilizce standartları ve teknik dokümanları okuyup takip edebilen,
• İletişim ve koordinasyon becerileri gelişmiş, takım çalışmasına yatkın,
• Tercihen süreç hedefleri, performans göstergeleri ve Kurumsal Karne uygulamalarına ilişkin dokümantasyon konusunda bilgi sahibi.

İŞİN TANIMI

• Entegre Yönetim Sistemleri kapsamındaki politika, prosedür, talimat, form, plan ve kayıtların hazırlanması, revizyonu, onayı, yayımlanması ve dağıtımı süreçlerini yürütmek.
• Dokümanların format, kodlama, sürüm ve ilgili standartlara ve prosedürlere uygunluğunu kontrol etmek; güncelliğini yitiren dokümanların kullanım dışı bırakılmasını sağlamak.
• QDMS ve Ensemble doküman ve kayıt yönetimi yazılımlarında doküman iş akışlarını, erişim yetkilerini ve revizyon taleplerini yönetmek.
• Süreç haritaları ve süreç modelleri ile yönetim sistemi dokümantasyonu arasındaki uyumu süreç sahipleriyle koordinasyon içerisinde kontrol etmek.
• Dokümantasyon planlarını hazırlamak ve planların uygulanma durumunu takip etmek.
• Yönetim sistemi standartlarındaki güncellemeler ve ilgili mevzuat değişiklikleri doğrultusunda etkilenen dokümanların revizyon süreçlerini takip etmek.
• Doküman şablonlarında standartlaşmayı sağlamak; gereksiz veya tekrarlayan formların sadeleştirilmesine yönelik çalışmaları yürütmek.
• Kayıtların saklama sürelerini, arşivlenmesini ve izlenebilirliğini sağlamak; standart, mevzuat, müşteri ve tedarikçi dokümanları başta olmak üzere dış kaynaklı dokümanların güncelliğini takip etmek.
• İç tetkik ve belgelendirme denetimleri öncesinde dokümantasyon hazırlıklarını yürütmek; denetimlerde talep edilen doküman ve kayıtların sunulmasını sağlamak, denetim sonuçlarına ilişkin dokümantasyon ve kayıtların takibini gerçekleştirmek.
• Süreç hedefleri ve performans göstergelerine (KPI) ilişkin tanım, ölçüm ve izleme kayıtlarının dokümantasyonunu yürütmek; Yönetimin Gözden Geçirmesi (YGG) toplantılarına ait girdi, tutanak ve aksiyon kayıtlarını arşivlemek.
• Uygunsuzluk ve düzeltici faaliyet süreçlerine ilişkin kayıtların tamamlanmasını ve bu süreçlerin gerektirdiği doküman güncellemelerini takip etmek.
• Doküman yönetimi süreçlerine yönelik iyileştirme ve dijitalleşme önerilerini yöneticisiyle paylaşmak.
• Doküman kullanıcılarına erişim, kullanım ve revizyon süreçlerinde destek sağlamak ve kısa eğitimler vermek; periyodik doküman durum raporları hazırlamak.