Resepsiyonist

Gizli Firma

Nitelikler:

• İlgili bölümlerden ön lisans veya lisans mezunu,
• Yönetici asistanlığı, idari işler veya ofis yönetimi alanında en az 3 yıl deneyimli,
• İyi seviyede İngilizce bilgisine sahip,
• MS Office uygulamaları ve ERP sistemlerini etkin kullanabilen,
• Planlama, organizasyon ve koordinasyon becerileri güçlü,
• Güçlü iletişim becerilerine sahip, temsil yeteneği yüksek,
• Dikkatli, çözüm odaklı, gizlilik ilkesine önem veren,
• Yoğun iş temposunda önceliklendirme yaparak çoklu görev yönetebilen.

İş Tanımı:

• Üst yönetimin ajandasını, toplantılarını, seyahatlerini ve günlük iş planını organize etmek.
• Üst yönetimin şirket içi ve dışı iletişim süreçlerini yürütmek, gerekli rapor, sunum ve dokümanları hazırlamak.
• Şirket danışma (information desk) süreçlerini yönetmek; ziyaretçileri karşılamak, telefon ve info e-posta trafiğini koordine etmek.
• Gelen-giden evrak, posta, kurye ve kargo süreçlerini takip etmek ve kayıtlarını oluşturmak.
• Yönetim ve şirket misafirlerinin ulaşım, konaklama, toplantı ve ağırlama organizasyonlarını gerçekleştirmek.
• Personelin yurt içi ve yurt dışı seyahat organizasyonlarını planlamak ve gerekli onay süreçlerini takip etmek.
• Şirket araç filosu, GSM hatları ve ulaşım süreçlerinin koordinasyonunu sağlamak.
• Yemek, servis, temizlik, bina bakım, teknik bakım ve tesis yönetimi süreçlerini ilgili tedarikçilerle koordineli olarak yürütmek.
• Ofis kırtasiyesi, temizlik malzemeleri, mutfak ihtiyaçları ve diğer idari satın alma süreçlerini yönetmek.
• Yeni başlayan çalışanların hoş geldin paketlerini hazırlamak; kurumsal etkinlikler, çalışan deneyimi uygulamaları ve özel organizasyonlara destek vermek.
• ERP üzerinden ilgili kayıtları oluşturmak, süreçleri takip etmek ve ihtiyaç halinde diğer departmanlara idari ve operasyonel destek sağlamak.
• Yöneticisi tarafından verilen görev alanı kapsamındaki diğer sorumlulukları yerine getirmek.