Yönetici Asistanı

KK UNİVERSAL TURİZM KONAKLAMA GAYRİMENKUL VE GELİŞTİRME ANONİM ŞİRKETİ

Pozisyon Özeti

Yönetim Kurulu ve yönetim ekibine idari ve organizasyonel destek sağlanmasının yanı sıra, ofisin günlük düzeni ve işleyişinin yönetilmesinden sorumlu olacaktır. Bu rol için; organizasyon ve takip becerileri güçlü, birden fazla işi ve değişen öncelikleri etkin şekilde yönetebilen, proaktif ve dinamik bir ekip arkadaşı arıyoruz.

Görev ve Sorumluluklar

• Yönetim Kuruluna idari ve organizasyonel destek sağlamak,
• Takvim, toplantı, randevu organizasyonlarını yönetmek,
• Toplantı gündemlerini, dokümanları, sunumları ve ihtiyaç duyulan diğer materyalleri hazırlamak,
• Gerektiğinde toplantı notlarını almak ve alınan kararların/aksiyonların takibini yapmak,
• Seyahat ve lojistik süreçlerini organize etmek,
• Ofisin günlük düzenini ve işleyişini yönetmek,
• Ziyaretçi, iş ortağı ve dış paydaşların karşılanması ve koordinasyonunu sağlamak,
• Telefon, e-posta, evrak, kurye ve teslimat süreçlerini takip etmek,
• Dosyalama, dokümantasyon, sözleşme ve şirket kayıtlarının düzenini sağlamak,
• Ofis malzemeleri, hizmet sağlayıcılar, bakım ve diğer ofis ihtiyaçlarını koordine etmek,
• Fatura, masraf, ödeme evrakları ve ilgili idari takip süreçlerine destek olmak,
• Şirket toplantıları, etkinlikleri ve kurum içi organizasyonlara destek vermek.

Aranan Nitelikler

• Üniversite mezunu,
• Ofis yönetimi, yönetici asistanlığı veya benzer bir pozisyonda minimum 3 yıl deneyim sahibi,
• Tercihen üst yönetim veya Yönetim Kurulu seviyesinde yöneticilere destek vermiş,
• Microsoft Office uygulamalarını iyi derecede kullanabilen,
• İyi derecede İngilizce bilen ve gerektiğinde yabancı iş ortaklarıyla yazılı ve sözlü iletişim kurabilecek,
• Tercihen İstanbul Avrupa Yakası’nda, özellikle Şişli, Beşiktaş veya yakın çevresinde ikamet eden
• Organizasyon, planlama ve iş takibi becerileri güçlü,
• Birden fazla işi ve değişen öncelikleri etkin şekilde yönetebilen,
• Yazılı ve sözlü iletişim becerileri güçlü,
• Şirket içi ve dışı paydaşlarla profesyonel ve güvenli iletişim kurabilen,
• Proaktif, çözüm odaklı, detaylara önem veren ve sorumluluk sahibi