Yönetici Asistanı

PACK FORMS AMBALAJ DIŞ TİC. İTH.İHR.SAN. VE TİC.A.Ş.

YÖNETİCİ ASİSTANI / YÖNETİCİ OPERASYON ASİSTANIGENEL TANIM

Ambalaj üretimi ve ihracat alanında faaliyet gösteren firmamızda, şirket yöneticisine doğrudan bağlı çalışacakYönetici Asistanı / Yönetici Operasyon Asistanı arıyoruz.

Bu pozisyon, yalnızca ajanda düzenleyen, telefon ve yazışmaları takip eden klasik bir yönetici asistanlığı değildir.

Aradığımız kişi; yöneticinin günlük iş yükünü paylaşabilecek, kendisine verilen görevleri ilgili birimlere aktarmakla yetinmeyipbizzat takip ederek sonuçlandırabilecek, gerektiğinde üretim ve operasyon sahasına inerek kontroller yapabilecek ve yöneticiyi düzenli olarak bilgilendirebilecek sorumluluk seviyesine sahip olmalıdır.

Temel beklentimiz; yöneticinin her konuyu bizzat takip etmek zorunda kalmadığı, güvenerek görev devredebileceği bir çalışma düzeni oluşturmaktır.

GÖREV VE SORUMLULUKLAR

• Yöneticinin günlük ajandasını, toplantılarını, randevularını ve seyahat programlarını organize etmek,

• Toplantılara gerektiğinde katılmak, not almak, alınan kararları ve verilen görevleri takip etmek,

• Yöneticinin verdiği görevleri ilgili departmanlarla koordine etmek ve sonuçlanıncaya kadar takibini yapmak,

• Üretim, kalite kontrol, sevkiyat, depo, satın alma ve diğer operasyonel süreçlerde yöneticinin talebi doğrultusundayerinde kontrol ve takip yapmak,

• Kritik üretimlerin, siparişlerin ve yüklemelerin takibini yapmak; gerektiğinde sürecin başında bulunmak,

• Yöneticinin talep ettiği ürün, üretim veya kalite kontrollerini ilgili birimden bilgi almakla sınırlı kalmadan gerektiğindebizzat yerinde doğrulamak,

• Müşteri, tedarikçi ve iş ortaklarıyla gerektiğinde yönetici adına iletişim kurmak ve verilen konuları takip ederek sonuçlandırmak,

• Bekleyen işleri ve terminleri takip etmek; gecikme veya problem oluşmadan yöneticiyi bilgilendirmek,

• Yönetici tarafından verilen farklı departmanlardaki görevlerin koordinasyonunu sağlamak,

• Teklif, rapor, yazışma, sunum ve gerekli dokümanların hazırlanmasına destek olmak,

• E-posta, telefon ve diğer iletişim kanallarındaki önemli konuları önceliklendirmek,

• Gerektiğinde şirket içi veya şirket dışı toplantı, ziyaret, fuar ve organizasyonlarda yöneticiyi temsil etmek veya eşlik etmek,

• Yapılan işler, devam eden işler, geciken işler ve çözüm bekleyen konular hakkında yöneticiye kısa ve anlaşılır şekilde düzenli bilgi vermek.

ARADIĞIMIZ ÇALIŞMA ANLAYIŞI

Bu pozisyon için özellikle;

“Söyleneni yaptım.” değil, “İşi sonuçlandırdım.” anlayışıyla çalışan bir ekip arkadaşı arıyoruz.

Kendisine bir görev verildiğinde sürekli hatırlatma beklemeyen, işi sahiplenen, gerektiğinde ilgili kişilerden bilgi isteyen, sahada kontrol eden, aksaklığı fark eden ve yöneticisine yalnızca problemi değil mümkün olduğuncaçözüm alternatifleriyle birlikte sonucu sunabilen bir çalışma yaklaşımı bekliyoruz.

ARANAN NİTELİKLER

• Üniversite veya ön lisans mezunu,

• Tercihen Yönetici Asistanlığı, Yönetici Destek, Ofis Yönetimi, Operasyon, Dış Ticaret, Satın Alma veya benzer görevlerde deneyimli,

• MS Office programlarını, özellikle Excel, Outlook ve Word'ü etkin kullanabilen,

• Organizasyon ve zaman yönetimi kuvvetli,

• İş takibi ve sonuçlandırma konusunda disiplinli,

• Birden fazla işi aynı anda önceliklendirerek yönetebilen,

• Analitik düşünebilen ve problem çözme becerisi gelişmiş,

• İnsan ilişkileri ve iletişim becerileri güçlü,

• Gerektiğinde masa başından kalkıp üretim ve operasyon sahasında görev takibi yapabilecek,

• Yönetici, çalışan, müşteri ve tedarikçilerle doğru iletişim kurabilecek temsil yeteneğine sahip,

• Gizlilik konusunda hassas ve güvenilir,

• Yoğun çalışma temposuna uyum sağlayabilecek,

• B sınıfı sürücü belgesine sahip ve aktif araç kullanabilen,

• Tercihen İngilizce bilen.

TERCİH SEBEBİDİR

• Üretim yapan bir firmada görev yapmış olmak,

• Yöneticiye doğrudan bağlı ve geniş sorumluluk alanına sahip bir pozisyonda çalışmış olmak,

• Üretim, kalite, sevkiyat, satın alma, dış ticaret veya müşteri süreçlerinden en az birine aşina olmak,

• Yönetici adına iş ve aksiyon takibi konusunda deneyimli olmak,

• Toplantı notlarını aksiyon planına dönüştürme ve sonuçlarını takip etme alışkanlığına sahip olmak.

POZİSYONUN SUNDUĞU GELİŞİM ALANI

Bu görev, yalnızca klasik yönetici asistanlığı yapmak isteyen adaylardan ziyade; şirketin farklı süreçlerini öğrenmek, sorumluluk alanını geliştirmek ve zaman içerisinde yönetimin daha fazla iş yükünü üstlenebilecek bir pozisyona ilerlemek isteyen adaylar için uygundur.