İdari İşler ve Ticari Operasyon Asistanı

Prime Tobacco Tütün Mamulleri San. ve Tic. Ltd. Şti.

Tütün mamulleri üretimi ve ihracatı alanında faaliyet gösteren firmamızda,doğrudan firma sahibine bağlı çalışarak idari işler, işe alım koordinasyonu, satın alma ve ticari operasyon süreçlerinin takibini üstlenecek çalışma arkadaşı arıyoruz.

Bu pozisyon; şirketin günlük işleyişine ilişkin farklı konularda araştırma yapılmasını, ilgili kişilerle iletişim kurulmasını, seçeneklerin değerlendirilmesini ve onaylanan işlerin tamamlanmasına kadar takip edilmesini birlikte kapsamaktadır.

Beklentimiz; verilen hedefi doğru anlayan, işin ilerlemesi için gerekli adımları planlayan, eksik bilgileri tamamlayan ve sürekli hatırlatma gerektirmeden sorumluluklarını takip eden bir çalışma sitemidir.

--Görev ve Sorumluluklar--

İdari İşler ve Şirket İçi Koordinasyon

Şirketin günlük idari ihtiyaçlarını takip etmek; hizmet sağlayıcılarla iletişimi yürütmek; bakım, servis, sarf malzemesi ve benzeri ihtiyaçlar için gerekli araştırma ve organizasyonu yapmak. İlgili birimler arasında bilgi ve evrak akışını sağlamak, açık işlerin ve tamamlanma tarihlerinin takibini yürütmek.

İşe Alım ve İşe Başlama Süreçlerinin Koordinasyonu

Personel ihtiyaçları doğrultusunda iş ilanlarını hazırlamak ve başvuruları takip etmek. Adayların temel uygunluğunu değerlendirmek, telefon ön görüşmelerini yapmak, aday karşılaştırmalarını hazırlamak ve mülakatları organize etmek. İşe alımı onaylanan çalışanların işbaşı hazırlıklarını ve oryantasyon sürecini ilgili kişilerle koordine etmek.

Yurt İçi ve Yurt Dışı Satın Alma Takibi

İhtiyaç duyulan ürün ve hizmetler için tedarikçi araştırması yapmak, teklif toplamak ve eksik bilgileri tamamlamak. Teklifleri fiyat, kapsam, teslim süresi ve ödeme koşulları açısından karşılaştırarak yönetime sunmak. Onaylanan siparişlerin hazırlanma, sevk ve teslim süreçlerini takip etmek.

Ticari Operasyon ve Lojistik Takibi

Tedarikçiler, müşteriler, nakliye firmaları ve ilgili hizmet sağlayıcılarla yazışmaları ve görüşmeleri yürütmek. Sipariş, numune gönderimi ve sevkiyat dosyalarının takibini yapmak; gerekli bilgi ve belgeleri ilgili kişilerden temin etmek. Teslim tarihlerindeki değişiklikleri ve gecikme risklerini zamanında bildirerek çözüm seçeneklerini hazırlamak.

Yöneticiye Bağlı Araştırma ve İş Takibi

Firma sahibinin belirlediği, şirket faaliyetleriyle ilgili idari ve ticari konularda araştırma yapmak; alternatif ürün, hizmet, firma ve uygulamaları karşılaştırmak. Görüşmeleri organize etmek, alınan kararları ve sonraki adımları kaydetmek. Onaylanan işleri sonuçlanmasına kadar takip etmek ve açık işler hakkında kısa, anlaşılır durum raporları hazırlamak.

--Aranan Nitelikler--

• Yönetici asistanlığı, idari işler, satın alma veya ticari operasyon alanlarındaen az 2 yıl deneyimli; tercihen üretim ya da ticaret işletmelerinde birden fazla süreci birlikte takip etmiş.
• Yurt dışı yazışmaları ve gerektiğinde telefon veya çevrim içi görüşmeleri yürütebilecek düzeydeİngilizce bilen.
• Excel başta olmak üzere ofis programlarını; teklif karşılaştırma, iş takibi, dosyalama ve raporlama amacıyla etkin kullanabilen.
• Araştırma yapabilen, topladığı bilgileri değerlendirebilen, sayısal detaylara ve belge doğruluğuna dikkat eden.
• Farklı işleri önceliklendirebilen, takip disiplini güçlü, aksaklıkları zamanında bildiren ve çözüm önerisi geliştirebilen.
• Yazılı ve sözlü iletişimi güçlü, şirket bilgilerinin gizliliğine özen gösteren ve farklı iş alanlarını öğrenmeye açık.

Tercihen ilgili alanlarda ön lisans veya lisans mezunu adaylar değerlendirilecektir.Aday değerlendirmesinde mezuniyet alanının yanında, geçmişte üstlenilen sorumluluklar ve işi sonuçlandırma becerisi dikkate alınacaktır.