Rektör Yardımcısı Sekreteri

TED Üniversitesi

Üniversitemizin Rektör Yardımcılığı bünyesinde; “Rektör Yardımcısı Sekreteri” pozisyonunda görevlendirilmek üzere, görev tanımında detaylandırılmış olan süreçleri uygun yetkinlikleri ile yürütebilecek takım arkadaşı arıyoruz:  

İş Tanımı

• Rektör Yardımcısının günlük ajanda ve programının etkin şekilde yönetilmesi,
• Toplantı, görüşme ve randevuların organize edilmesi ve takibinin yapılması,
• Kurum içi ve kurum dışı telefon, e-posta ve yazışmaların yürütülmesi,
• Toplantı ve görüşmeler için gerekli hazırlıkların yapılması,
• Gelen ve giden evrakların takibi, ilgili birimlere yönlendirilmesi ve arşivlenmesi,
• Rektör Yardımcısının talimatları doğrultusunda gerekli bilgi ve dokümanların hazırlanması,
• Üniversite içerisindeki akademik ve idari birimlerle koordineli çalışılması,
• Misafirlerin karşılanması ve ağırlanması,
• Toplantı notlarının alınması ve gerekli takiplerin gerçekleştirilmesi,
• Gizlilik gerektiren bilgi ve belgelerin güvenliğinin sağlanması,
• Ofis işleyişinin düzenli ve etkin şekilde yürütülmesine destek olunması.

Aranan Nitelikler

• Üniversitelerin tercihen Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı, Halkla İlişkiler, İşletme, İktisat veya ilgili bölümlerinden mezun,
• Yüksek Öğretim Kurumlarında / Devlet veya Vakıf Üniversitelerinde ilgili alanda en az 5 yıl tecrübeli
• Yönetici asistanlığı, özel kalem, sekreterlik veya benzer pozisyonlarda deneyimli,
• MS Office programlarını etkin şekilde kullanabilen,
• Elektronik Belge Yönetimi Sistemi’ne hakim
• YÖK Mevzuatına ve 2547 Sayılı Kanuna hakim
• ÜYK, Senato Kurul Kararları yazışma süreçlerine hakim,
• Yazılı ve sözlü iletişim becerileri güçlü,
• Planlama, organizasyon ve takip yeteneği gelişmiş,
• Temsil ve koordinasyon becerileri yüksek,
• Diksiyonu düzgün, güler yüzlü ve profesyonel iletişim kurabilen,
• Yoğun iş temposuna ve değişken çalışma programına uyum sağlayabilen,
• Gizlilik ve kurumsal etik ilkelerine önem veren,
• Detaylara önem veren, düzenli ve sorumluluk sahibi,
• Tercihen iyi seviyede İngilizce bilen,