Sekreter

TRANSBOSPHOR DENİZCİLİK NAK.VETİC.LTD.ŞTİ.

Hakkımızda

Transbosphor, 60 yılı aşkın süredir Türk Boğazları'nda hizmet veren köklü bir denizcilik acentesidir. Grup bünyesindeki markalarımızla birlikte çok yönlü ve dinamik bir yapıda faaliyet gösteriyoruz. Yönetim ekibimizle yakın çalışacak, ofis operasyonunun düzenli ve eksiksiz ilerlemesini üstlenecek bir Sekreterya ve Ofis Yönetimi Uzmanı arayışındayız.

Pozisyon Hakkında

Bu pozisyon, yönetimin günlük iş akışının aksamadan ilerlemesinde kilit rol üstlenir. Aradığımız profilin öne çıkan özellikleri dikkat, özen ve çevikliktir: üstlendiği işi eksiksiz not alan, tamamladığı işin sonucunu teyit eden, olası bir aksaklığı zamanında fark edip çözüme kavuşturan ve birden fazla işi önceliklendirerek yürütebilen bir çalışma arkadaşı arıyoruz.

Görev ve Sorumluluklar

Takvim ve Toplantı Yönetimi

Yöneticilerin takvimlerini yönetmek; toplantı, görüşme ve etkinlik kayıtlarını işlemek, LCV süreçlerini yürütmek

Toplantı odası planlamasını yapmak, toplantı öncesi hazırlıkları tamamlamak, misafirleri kurumsal standartlarda karşılamak ve ağırlamak

Etkinlik ve Organizasyon

Sektörel davet ve organizasyonlarda davetli listelerini ve oturma düzenlerini yönetmek

Davetiye gönderimlerini gerçekleştirmek ve her davetliye ulaştığını teyit etmek

Çiçek, çelenk ve kutlama gönderilerini organize etmek; şirket içi etkinlik kayıtlarını tutmak ve ilgili birimlere raporlamak

Kargo ve Gönderi Takibi

Gelen ve giden kargoların kayıtlarını tutmak; teslim alma ve teslim etme süreçlerinin doğru gerçekleştiğinden emin olmak

Gönderilerin kurye tarafından eksiksiz ve kayıt altına alınarak teslim alındığını yerinde kontrol etmek

Yurt içi ve yurt dışı evrak gönderimlerini organize etmek, süreçleri sonuçlanana kadar takip etmek

İdari İşler ve Evrak Yönetimi

Resmi kurum belgelerinin hazırlık ve takibini yürütmek, eksiklerini tamamlamak

Çıktı, fotokopi ve dosyalama işlerini düzenli şekilde yürütmek; gelen evrakların ilgili kişilere eksiksiz ulaşmasını sağlamak

Kayıt ve listeleri Excel üzerinde güncel, düzenli ve raporlanabilir şekilde tutmak

İletişim ve Yönetici Desteği

Telefon trafiğini yönetmek; müşteri, tedarikçi ve ziyaretçilerle profesyonel iletişim kurmak

İşe alım süreçlerinde aday iletişimini yürütmek, görüşme randevularını planlamak ve ilgili takvimlere işlemek

İş telefonunu mesai boyunca aktif ve ulaşılabilir tutmak

Aranan Nitelikler

Sekreterya, yönetici asistanlığı veya ofis yönetimi alanında tercihen en az 2 yıl deneyim

MS Office (özellikle Excel) ve Google Workspace araçlarına hakimiyet

Yazılı ve sözlü iletişimi güçlü, telefon iletişiminde çözüm odaklı

Not alma, listeleme ve takip disiplini yerleşmiş; detay odaklı çalışma alışkanlığına sahip

Sorumluluk sahibi, işini sonuna kadar takip eden ve inisiyatif alabilen

Temel düzeyde İngilizce bilgisi tercih sebebidir

Sunduklarımız

Köklü bir kurumda yönetim ekibiyle doğrudan çalışma imkanı

Farklı sektörlere temas eden çok yönlü bir iş deneyimi

Gelişime açık, destekleyici ve dinamik bir çalışma ortamı