Ofis yöneticisi nedir sorusu şöyle cevaplanabilir; bir ofiste bulunan insanları, kaynakları, bilgileri yöneten ve bu sayede de işlerin sorunsuz bir şekilde ilerlemesini sağlayan kişidir. Bu noktada ofis yöneticisi çalıştığı ofiste bulunan tüm kaynakların idaresinden, idari işlerin düzeninden ve gerekli evrakların güncel kayıtlarının tutulmasından sorumludur. Ofis yöneticisi kime denir sorusu için verilebilecek kapsamlı yanıt, aynı zamanda ofis yöneticisi olan kişinin görev tanımı içerisinde de yer almaktadır. Ofis yöneticisi olan kişiler küçük bir büroda çalışabilecekleri gibi nispeten daha büyük ya da oldukça gelişmiş kurum ve kuruluşlarda da çalışabilirler. Çalıştıkları ortam ve sektöre bağlı olarak idare etmesi gereken kişi sayısı ve iş yükü değişiklik gösterebilmektedir.

Ofis yöneticisi ne iş yapar sorusu için verilecek yanıt oldukça kapsamlıdır. Kişi ne tür bir firmada çalışıyorsa iş yükü de buna ve sektöre bağlı olarak değişir. Ancak genel olarak ofis yöneticisi görev tanımı içerisinde şu maddeler yer alır:

• Dosyalama sistemi oluşturmak ve bunları etkin bir şekilde yönetebilmek.
• Yeni idari sistemlerin oluşturulmasını sağlayarak bunların kontrolünü yapabilmek.
• Ofis içerisinde bulunan personeli yönetebilmek ve yapılan işlerin takibini yapabilmek.
• Ofis içerisinde bulunan düzen ile birliği sağlayabilmek ve bunun korunmasını sürdürmek.
• Ofis büro içerisinde ihtiyaç dahilinde olan malzemelerin (kırtasiye ürünleri vs.) tedarik ve takibini yapabilmek.
• Küçük çaptaki ofislerde, personel ile gerçekleştirilmesi gereken toplantıları düzenlemek, gerekli olduğunda ilgili eğitimleri vermek.
• Ofis içerisinde yeterli personel sayısını sağlamak ve ihtiyaç duyulduğunda yeni personel tertibi sağlamak.
• Ofis içerisinde çalışan personellerin değerlendirmesini yapmak ve buna göre tüm personele eşitlikçi bir tutum sergilemek.
• Üst düzey yönetim kadrosunda bulunanlar için raporlar hazırlamak ve bunların sunumunu yapabilmek.

Ofis yöneticisi görevleri, üst düzey yönetim kadrosunun belirlediği sorumluluklar doğrultusunda da değişebilmektedir.

Ofis yöneticisi nasıl olunur sorusuna şöyle yanıt verilebilir; üniversitelerde bulunan Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı bölümünden mezun olunması gerekmektedir. Bu bölüm genel olarak çoğu üniversitede meslek yüksekokulları içerisinde yer almaktadır. Ayrıca açıköğretim kapsamında da yine iki yıllık bir bölüm olan Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı Bölümü bulunmaktadır. Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı bölümü için İzmir Dokuz Eylül Üniversitesini tercih edebilirsiniz. Ofis yöneticiliği yapmak için kişilerden çeşitli programların kullanımı konusunda yeterlilik beklenmektedir. Bunların başında ise Microsoft Office gelir. Bu konudaki becerilerin geliştirilmesi için Milli Eğitim Bakanlığı onaylı kurslara katılarak sertifika alabilirsiniz. Ayrıca yine Milli Eğitim Bakanlığı onaylı kurslara katılarak da Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı eğitimi alabilir ve özel sektörde yer alan firmalarda deneyim kazanarak ofis yöneticiliği yapabilirsiniz.

Ofis yöneticiliği yapmak isteyen kişilerin öncelikle gerekli yeterliliklere sahip olması şarttır. Ofis yöneticisi olmak için aranan özellikler arasında şunlar bulunur:

• Hem sözlü hem de yazılı alanlarda etkili bir iletişim yetisine sahip olmak.
• Güçlü bir iletişim kabiliyetine sahip olmak ve takım çalışmasına uygunluk.
• Ofis içerisinde bütünlük sağlayabilmek ve birliği sürdürmek.
• Ofis içerisinde çalışan bireylerin yapacakları işleri planlamak ve bunların takibini yapabilmek.
• Ofisteki idari işlerin yönetimi konusunda teknik bilgilere sahip olmak ve bunları kullanabilmek.
• İdare konusunda yeni sistemler oluşturabilmek ve sorunlara hızlı, pratik çözümler bulabilmek.
• Zaman ve organizasyon yönetimi konusunda oldukça başarılı olmak.
• İdare edilen ekipteki kişilerin gelişimine yardımcı olabilme ve gerekli motivasyonu sağlayabilmek.
• Değişen sistemler, iş yükleri konusunda esnek ve yeniliğe açık olabilmek.
• İdare ve projeler noktasında detayları fark edebilmek ve dikkatli olmak.

Bu maddelere çalışılacak kurum dahilinde farklı sorumluluklar da eklenebilmektedir.