Ofis Yöneticisi / Yönetmeni Nedir, Nasıl Olunur?

Ofis yöneticisi ne iş yapar sorusu için verilecek yanıt oldukça kapsamlıdır. Kişi ne tür bir firmada çalışıyorsa iş yükü de buna ve sektöre bağlı olarak değişir. Ancak genel olarak ofis yöneticisi görev tanımı içerisinde şu maddeler yer alır:

• Dosyalama sistemi oluşturmak ve bunları etkin bir şekilde yönetebilmek.
• Yeni idari sistemlerin oluşturulmasını sağlayarak bunların kontrolünü yapabilmek.
• Ofis içerisinde bulunan personeli yönetebilmek ve yapılan işlerin takibini yapabilmek.
• Ofis içerisinde bulunan düzen ile birliği sağlayabilmek ve bunun korunmasını sürdürmek.
• Ofis büro içerisinde ihtiyaç dahilinde olan malzemelerin (kırtasiye ürünleri vs.) tedarik ve takibini yapabilmek.
• Küçük çaptaki ofislerde, personel ile gerçekleştirilmesi gereken toplantıları düzenlemek, gerekli olduğunda ilgili eğitimleri vermek.
• Ofis içerisinde yeterli personel sayısını sağlamak ve ihtiyaç duyulduğunda yeni personel tertibi sağlamak.
• Ofis içerisinde çalışan personellerin değerlendirmesini yapmak ve buna göre tüm personele eşitlikçi bir tutum sergilemek.
• Üst düzey yönetim kadrosunda bulunanlar için raporlar hazırlamak ve bunların sunumunu yapabilmek.

Ofis yöneticisi görevleri, üst düzey yönetim kadrosunun belirlediği sorumluluklar doğrultusunda da değişebilmektedir.

Ofis yöneticisi nasıl olunur sorusuna şöyle yanıt verilebilir; üniversitelerde bulunan Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı bölümünden mezun olunması gerekmektedir. Bu bölüm genel olarak çoğu üniversitede meslek yüksekokulları içerisinde yer almaktadır. Ayrıca açıköğretim kapsamında da yine iki yıllık bir bölüm olan Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı Bölümü bulunmaktadır. Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı bölümü için İzmir Dokuz Eylül Üniversitesini tercih edebilirsiniz. Ofis yöneticiliği yapmak için kişilerden çeşitli programların kullanımı konusunda yeterlilik beklenmektedir. Bunların başında ise Microsoft Office gelir. Bu konudaki becerilerin geliştirilmesi için Milli Eğitim Bakanlığı onaylı kurslara katılarak sertifika alabilirsiniz. Ayrıca yine Milli Eğitim Bakanlığı onaylı kurslara katılarak da Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı eğitimi alabilir ve özel sektörde yer alan firmalarda deneyim kazanarak ofis yöneticiliği yapabilirsiniz.

Ofis yöneticiliği yapmak isteyen kişilerin öncelikle gerekli yeterliliklere sahip olması şarttır. Ofis yöneticisi olmak için aranan özellikler arasında şunlar bulunur:

• Hem sözlü hem de yazılı alanlarda etkili bir iletişim yetisine sahip olmak.
• Güçlü bir iletişim kabiliyetine sahip olmak ve takım çalışmasına uygunluk.
• Ofis içerisinde bütünlük sağlayabilmek ve birliği sürdürmek.
• Ofis içerisinde çalışan bireylerin yapacakları işleri planlamak ve bunların takibini yapabilmek.
• Ofisteki idari işlerin yönetimi konusunda teknik bilgilere sahip olmak ve bunları kullanabilmek.
• İdare konusunda yeni sistemler oluşturabilmek ve sorunlara hızlı, pratik çözümler bulabilmek.
• Zaman ve organizasyon yönetimi konusunda oldukça başarılı olmak.
• İdare edilen ekipteki kişilerin gelişimine yardımcı olabilme ve gerekli motivasyonu sağlayabilmek.
• Değişen sistemler, iş yükleri konusunda esnek ve yeniliğe açık olabilmek.
• İdare ve projeler noktasında detayları fark edebilmek ve dikkatli olmak.

Bu maddelere çalışılacak kurum dahilinde farklı sorumluluklar da eklenebilmektedir.

Ofis yöneticiliği alanında işe alım yapacak firmaların aradığı özellikler sektörden sektöre değişiklik gösterebilir. Ancak genel olarak talep edilen şartlar içerisinde; MS Office programlarına hâkim olunması, güçlü sözel ve yazılı iletişim becerileri, ofiste çalışan bireyleri ve işleri yönetebilmek gibi özellikler yer alır. Erkek adaylar için askerlik görevinin tamamlanmış olması da bu mesleğin iş ilanlarında belirtilen yaygın kriterler arasındadır. Bu alanda çalışmak isteyen kişilerin işe alımı kapsamında ön görüşme ve ofis yöneticisi mülakatları gibi süreçler olabilir. Ofis yönetmeni olarak görev alan kişiler; özel firmalarda, finans şirketlerinde ve belediyelerde çalışabilirler. Genel olarak ofis ortamında görevlerini yerine getiren ofis yönetmenleri küçük ekiplerle çalışabilecekleri gibi çok daha fazla sayıda personelle de çalışabilirler. Ofis yöneticisi maaş tutarı, kişinin çalışacağı kuruma ve sektöre göre farklılık gösterir. Ayrıca kişilerin sahip olduğu deneyim ve almış olduğu eğitimler gibi önemli kriterler de yine ofis yöneticisi maaşlarını etkileyebilir. Siz de Kariyer.net’te yer alan ofis yöneticiliği iş ilanları arasında gezinebilir, size uygun olduğunu düşündüğünüz ilanlara hemen başvurabilirsiniz.