Personel Şefi Nedir, Nasıl Olunur?

Personel şefi olmak için İktisadi ve İdari Bilimler, İktisat ve İşletme fakültelerinin 4 yıllık eğitim veren lisans programlarını tamamlamak gerekir. Personel şefleri, kamu kurum ve kuruluşları ile özel şirketlerde çalışabilir. Personel şeflerinin, kamu kurumlarında çalışabilmesi için KPSS’den (Kamu Personel Seçme Sınavı) atanmak için yeterli olan puanı alması gerekir. 

Personel şefleri aynı anda birden fazla kişi ile muhatap olmak zorundadır. Bu nedenle de empati kurabilmenin yanı sıra yüksek iletişim becerisine de sahip olmaları gerekir. Bunun dışında işverenlerin, personel şeflerinde aradıkları nitelikler şöyle sıralanır; 

Microsoft Office programlarına hakim olmak, 

Yasal mevzuatları takip edip uygulayabilecek kadar hukuk bilgisine sahip olmak, 

İş takibi yapmak ve sistemli çalışmak, 

Ehliyet sahibi olmak ve araç kullanabilmek. 

Personel şefi, bulunduğu departmanın altında yer alan tüm personelin özlük hakları başta olmak üzere yasal süreçleriyle ilgilenir. Bu nedenle de mevzuata hakim olması ve herhangi bir noktayı gözden kaçırmaması gerekir. Bunun dışında personel şefinin görev ve sorumlulukları şöyle sıralanır; 

Personel dosyalarını oluşturmak, 

Bordro işlemlerini gerçekleştirmek, 

Çalışan izinlerini belirlemek, 

Personel ile ilgili disiplin süreçlerini yönetmek, 

Personel eğitimlerini organize etmek, 

Yasal yazışmaları hazırlamak, 

Personel müdürü ve yönetim kurulunun talep ettiği raporları hazırlamak, 

Bireysel emeklilik, kreş desteği, çocuk desteği ya da özel sağlık sigortası gibi yan hakları düzenlemek.

Personel şefleri işe alım sürecinin yanı sıra yeni personellerin iş dünyasına entegre edilmesine kadar olan geniş bir süreçte aktif olarak rol alır. Şirketin çalışanları arasında verimli bir çalışma ortamının kurulması personel şefinin görevleri içinde sayılır. Yönetimle de irtibat halinde olan bu uzmanlar inşaat iş ilanları başta olmak üzere birçok sektörce talep edilir. Bilişim alanından havacılığa kadar birçok alanda çalışabilen personel şefleri kamu özelinde de istihdama konu olabilir. 

Personel şefi telekomünikasyon iş ilanları altında yer alan firmalarca da talep edilir. Özellikle iş hiyerarşisi karmaşık olan alanlarda etkin rol üstlenen personel şefi çalışanların entegre bir şekilde çalışmasından sorumlu olur. Ayrıca personel şefi görev ve yetkileri çalışma alanları içindeki personellerin özlük dosyalarını da kapsar. Onların işe alımı ve sisteme işlenmesiyle ilgili süreci de yöneten personel şefi iş süreçlerinin başarılı bir şekilde yürütülmesinden sorumlu olur. 

Çalışma alanları içindeki personellerin işe giriş-çıkış işlemleriyle ilgili prosedürleri gerçekleştiren personel şefi görev ve yetkileri çerçevesinde yeni personellere yönelik de adımlar atabilir. İş dünyasındaki birçok sorumluluğu gerçekleştiren personel şefi aynı zamanda şirket içindeki birçok departmanla iletişim halinde olur. Personellerin genel bordro işlemlerini de gerçekleştiren personel şefi insan kaynakları altında çalışan personelleri de denetlemekle yükümlü olur. Çalışma şartları genel olarak yoğun geçen bu meslek dalı çalışanları yönetim toplantılarına katılarak da üstüne bilgi aktarımı gerçekleştirir.  

Kurumun büyüklüğü ve etki alanı da personel şefinin temel sorumluluk seviyesini belirler. Hem ulusal hem de uluslararası kuruluşlarda faaliyet gösterebilen personel şefi kurumun belirlediği normlar çerçevesinde görevlerini gerçekleştirir. Her sektörde de personel şefinin çalışma koşulları bazı yönlerden ayrılır. Personel şefi iş ilanları aracılığıyla bu alanda sunulan çalışma koşullarını inceleyebilir, kurumları kıyaslayabilirsin. 

Personel şefi nasıl olunur sorusuna üniversitelerin işletme, kamu yönetimi ve ekonomi bölümünden mezun olmak şeklinde yanıt verilebilir. Ayrıca buna benzer alanlardan gelen diplomalar da personel şefi olmanı sağlayabilir. Bu mesleğe yönelik alımlarda adayların eğitimden çok deneyimlerine ve temel özelliklerine bakılır. Kendini eğitimlerle sürekli geliştirmek personel şefi olmanda önemli avantajlar kazandırır. 

İnsan kaynaklarının başında yer alan personel şefi personel işlerinin temel yönetiminden sorumlu olur. Personel şefi ne iş yapar sorusuna şirkette çalışan personellerin denetlenmesi, personellerle ilgili yasal işlemlerin yapılması ve yeni personellerin eğitim programlarının oluşturulması şeklinde yanıt verilebilir.  

Çoklu iş becerisine sahip deneyimli adaylar personel şefi alımlarında ön plana çıkar. İstanbul personel şefi iş ilanları alımların en çok yapıldığı alanı gösterir. Bunun yanı sıra Ankara, Gaziantep, Bursa ve İzmir gibi diğer büyükşehirlerdeki alımları da takip edebilirsin. Alımlarda öne çıkmak için CV’nde güçlü yönlerini öne çıkararak güncel fırsatlardan yararlanabilirsin. 

Personel şefi kurum tarafından oluşturulan zaman çizelgesinde personellerin her türlü sorunlarını çözmeyi amaçlar. Kendisine verilen yetkiler çerçevesinde hareket eden personel şefi çalışma saatleri içerisinde personellerden maksimum verimin alınmasını sağlar. Birçok departmanla görüşen ve fikir alışverişinde bulunan personel şefinin çalışma saatleri kurumun büyüklüğü ve sektöre göre farklılık gösterir. Etki alanı geniş olan kurumlarda personel şeflerini karmaşık iş süreçleri bekler. Bu da onların daha yoğun çalışmasına neden olur. 

Ulusal olduğu kadar uluslararası kurumlarda da boy gösterebilen personel şefi kurumların bulunduğu lokasyona göre çalışmalarını sürdürür. Kurumun CEO’larına güncel raporlar sunan personel şefi yönetim toplantılarında da yer alarak süreçle ilgili bilgilendirmelerde bulunur. Maaşları da deneyim ve kurum lokasyonu etrafında şekillenir.

Personel şefi görev tanımı çerçevesinde hareket eder ve personellerle ilgili genel bir sorunla ilgilenir. Meslek hayatı boyunca birçok işlemi yerinde denetleyen personel şefi liderlik becerilerini göstererek kuruma hizmetlerini sunar. Her departman yetkilisiyle sürekli diyalog halinde olan personel şefi azimli ve disiplinli oluşuyla diğer personellere örnek olur. Yönetici edasıyla hareket eden personel şefi personellere yönelik yasal işlemlerin denetlemesini gerçekleştirir. Her konudaki üstün bilgisiyle öne çıkması da onu özenli, titiz ve dikkatli bir çalışan olmasını sağlar. 

Personel şefi yönetim toplantılarında da üstlerine rapor sunar. Analitik düşünen bu uzmanlar personellerle ilgili çıkan sorunlarda da iş takibi becerisini kullanır. İş süreçlerinin iyileştirilmesi noktasında da çalışmalar yapan personel şefi takım ruhunu yansıtarak verimi arttırmayı amaçlar. Ayrıca yeni personellerin eğitim süreçlerini de planlayan personel şefi planlamacı özelliklerinden etkin yararlanır.

Personel şefi olmak isteyenlerin insan kaynakları alanında belirli bir deneyim süresine sahip olması gerekir. Üst bir pozisyon olarak adlandırılan personel şefleri gün boyunca personelin özlük dosyalarından sisteme işlenmesine kadar olan bütün süreci yönetir. Personel şefi sorumlulukları arasında yeni personellerin eğitilmesi ve iş dünyasına entegre edilmesi de dahil edildiği için esnek çalışma koşulları bu alandaki çalışanları bekler. Sabırlı olmayı öğrenmek ve planlı bir şekilde ilerlemek personel şefi olmak isteyenlere tavsiye olarak verilebilir.  

Personel şefi ekip halinde çalışır. Araştıran, öğrenen ve kendini sürekli geliştiren bir çalışan olarak iş dünyasında yer alır. Ayrıca başarılı bir personel şefi olabilmek için kriz ve insan yönetiminin başarıyla yapılması gerekir. Hitabet yetenekleri de kuvvetli olan bu çalışanlar birçok departmanla ortak çalışır. Onların personellerle ilgili dosyalarında eksikleri çözmeyi amaçlayan personel şefi çözüm odaklı hareket eder. Güçlü iletişim becerilerine yönelik yatırım yaparak kuruma güven verebilir, işlerin yönetimini sağlayabilirsin.