Rezervasyon şefi, hizmet almak isteyenler için çeşitli işlemler gerçekleştirir. Turizm sektöründe rezervasyonlu çalışma usulü yaygındır. Amaç, sıra karışıklığını önlemek ve faaliyet kalitesini arttırmaktır. Alınacak hizmetin süresi, kapsamı, maliyeti belirlenerek müşteriye aktarılır. Rezervasyon şefi; telefonla, internet sitesi aracılığıyla veya yüz yüze yapılan yer ayırtma talepleriyle ilgili olan süreçleri koordine eder. Rezervasyon şefi ne demek sorusunu cevaplamak için görev tanımı ve sorumlulukları hakkında bilgi vermek gerekir. 

Rezervasyon şefi görevleri, konaklama tesisine gelen hizmet taleplerini sıralamak şeklinde özetlenebilir. Birçok rezervasyonun takip edilip ve yönlendirilebilmesi gerekir. Yabancı turistlerle etkili iletişim kurabilmek önemlidir. Gelişmiş otellerde yabancı müşteri yoğunluğu fazla olabilir. Pozisyonun sorumluluğundaki müşteri sayısı işletme büyüklüğüne bağlıdır. Rezervasyon tarihlerini belirlemek, taleplere uygun hizmetlerin aktif olup olmadığını kontrol etmek, gerekli bilgilendirmeler yapmak esas görevlerdir. Sıra karışıklığının yaşanmaması için tarihlendirme sürecinde dikkatli olmak gerekir. Müşteri, rezervasyon tarihinde ilgili hizmeti eksiksiz almak ister. Hizmet konforu göz önüne alınarak tarihlendirme yapılmalıdır. İşletmenin mevcut durumu kapsamında kaç kişinin rezervasyon yapabileceğini saptamak rezervasyon şefinin görevleri arasında yer alır. Kampanya ve dönemlik fırsatlar hakkında bilgilendirme yapmak görevlere dahil edilebilir. Rezervasyon şefi ne iş yapar sorusu birçok işletmede aynı cevaplara sahiptir. Rezervasyon şefinin görev ve sorumlulukları genel olarak şu şekilde sıralanabilir:

• Rezervasyon çizelgesi oluşturmak.
• Çizelge durumu hakkında rapor hazırlamak.
• Aylık ve yıllık hedefler doğrultusunda hizmet taleplerinin yeterliğini sorgulamak.
• Müşteri eğilimlerini gözlemlemek.
• Hizmetleri, talep alma durumlarına göre organize etmek.
• Yönetimin karar alma süreçlerine dahil olmak.

Rezervasyon şefi nasıl olunur sorusu akademik eğitim veya deneyim açısından cevaplanabilir. Dört yıllık Turizm İşletmeciliği, Turizm İşletmeciliği ve Otelcilik Bölümleri, konaklama sektöründe çalışabilmeyi sağlar. Sektör detaylarını öğrenmek, otellerin yapısal düzenini algılamak ve kurumsal hizmet bilinci kazanmak eğitim ve deneyimle mümkündür. Hizmet yeterlikleri, personel donanımlarıyla artabilir. Yükseköğretim diplomasına sahip olan veya uzun süre çalışıp deneyim kazanmış adaylar avantajlıdır. İdeal eğitim veya deneyim seviyesi, başvuru yapılan iş yeri tarafından belirlenir. Rezervasyon süreçlerinde bilgisayar programları, iletişim ve pazarlama teknikleri kullanılabilir. Konaklama sektörünün arz talep sürecini gözlemlemiş olmak, müşteri beklentilerini anlayabilmek, otel deneyimine sahip olmak, iletişim becerilerini kullanabilmek önemlidir. Rezervasyon ve süreç takibi yapmak pratik beceri ister. Müşteriyle otel arasındaki irtibat, etkili iletişim becerilerine sahip personeller aracılığıyla sağlanır. Kurumsal iletişim kurabilmek için diksiyon eğitimi avantaj sağlayabilir.

Rezervasyon şefi görev tanımı içerisinde hizmet taleplerinin karşılanacağı zaman aralıklarını belirlemek de bulunabilir. Sorumlular, birçok müşteriyle iletişim halindedir. Aynı veya benzer taleplerin bir arada karşılanması çoğu zaman mümkün değildir. Şef, talepleri uygun şekilde sıraya koyar. İrtibat önceliği, talep edilen hizmet hacmine göre değişebilir. Firma prosedürlerini uygulayarak müşterileri yönlendirebilmek, iletişim becerisi gerektirir. Yazışma aracılığıyla yürütülen faaliyetlerde, resmi dil kullanımına özen göstermelidir. Rezervasyon şefi görevlerini dikkatli ve özenli bir şekilde yerine getirmelidir. Rezervasyon şefi olmak için gereken şartlar genel olarak şu şekilde sıralanabilir:

• Ekip çalışmasına yatkın olmak.
• Yüz yüze, telefonla veya internet platformları üzerinden profesyonel iletişim kurabilmek.
• Türkçeye hâkim olmak.
• Düzgün diksiyona sahip olmak.
• Güler yüzlü olmak.
• İlgili alanda eğitimli veya deneyimli olmak.