Rezervasyon Sorumlusu Nedir, Nasıl Olunur?

Rezervasyon sorumlusu, işletmenin genel çalışma prensipleri doğrultusunda mesleğinin gerekliliklerini yapar. Kuruma gelen ziyaretçilerin ilk karşılaştığı kişilerdir. Rezervasyon sorumlusu görev tanımı, kurumun özelliklerine göre değişkenlik gösterir. Çalıştığı işletmenin genel günlük operasyonlarını düzenlemekle birlikte çalışan ve ziyaretçi koordinasyonundan da sorumlu olabilir. Rezervasyon sorumlusu ne iş yapar sorusu, pozisyonun yetkilerini öğrenerek yanıtlanır. Rezervasyon sorumlusunun genel olarak görevleri;

• İşi öncesi gerekli hazırlıkları yapmak,
• Kurumun çalıştığı firmalar ile iletişime geçerek rezervasyon yapılmasını sağlamak,
• Rezervasyon talep formunu düzenleyip teyit ve iptal işlemlerini gerçekleştirmek,
• Müşteri bilgilerinin kayıtlarını tutmak ve bilgisayara geçirmek,
• Herhangi bir değişiklik olduğu zaman müşteriyi bilgilendirmek,
• Müşteri istek ve ihtiyaçlarını belirleyip karşılamak,
• Raporlama yapıp analiz ederek ilgili departmanlara göndermek,
• Ziyaretçilere otel hakkında bilgi vermek,
• Rezervasyonları resepsiyon birimine iletmek,
• Grup rezervasyonlarında gerekli yazıları hazırlayıp ilgili birimlere göndermek,
• Gerçekleştirilen rezervasyonların ödeme ve tahsilat işlemlerini takip etmek,
• Gelmeyen grup ve bireysel müşterilerden ücretin belirtilen miktarını almak,
• Toplantı salonlarının programlarını kontrol ederek takvime uygun planlama yapmak,
• Kurumun farklı alanlarına etkinlik ayarlayıp organizasyonun planlı bir şekilde ilerlemesini sağlamak,
• Randevu ya da rezervasyon güncellemelerini gerçekleştirmek,
• Çalıştığı departmanın dosyalama, arşivleme ve yazışma işlemlerini yapmak,
• Personel programlarını yönetmek,
• Telefon aramalarını ve e-postaları yanıtlamak,
• Otel misafirlerini etkinlikler hakkında bilgilendirmek,
• Diğer birimler ile koordineli bir şekilde çalışmak,
• Alanı ile ilgili eğitim, seminer ve konferans gibi etkinliklere katılıp mesleki gelişimine devam etmek.
  

Başta turizm olmak üzere çeşitli sektörlerde rezervasyon sorumlusu olmak için meslek liselerinin Turizm ve Otelcilik Bölümü tercih edilebilir. İşverenler, adayların tercihen üniversite mezunu olmasını talep eder. Bu bağlamda; Turizm İşletmeciliği ve Otelcilik Bölümü, Turizm Rehberliği ve Rekreasyon Yönetimi Bölümü gibi alanlarda eğitim alınabilir. Üniversitede bulunan bölümlerde ön büro, otel işletmeciliği, turizm ekonomisi, turizm pazarlaması ve turizm mevzuatı gibi dersler verilir. Adaylar, sertifika eğitimlerine katılarak da mesleki gelişimlerine devam edebilir. Eğitim ve iş deneyimi ile pozisyonlarında yükselerek kariyerlerinde ilerleyebilirler. Halk Eğitim Merkezi ya da özel kurslardan ustalık belgesi alarak da deneyim kazanabilirler.

Diploma ve sertifikalar ile birlikte mesleğe ilk adım atılır. Ayrıca rezervasyon sorumlusu olmak için gerekli bilgi ve beceriler edinilmelidir. Adaylar lise ve üniversitelerin ilgili bölümlerinden mezun olduktan sonra mesleklerini icra edebilirler. Rezervasyon sorumlusu olarak çalışmak için mesleki eğitim merkezlerinde Konaklama ve Seyahat Hizmetleri alanının rezervasyon bölümünde eğitim görme şartı talep edilebilir. Adaylar, yeterlilik belgesi alarak deneyimlerini artırabilirler. Sertifika programları içerisinde; Müşteri Hizmetleri, Otel İşletmeciliği ve Resepsiyon Ön Büro bulunur. Pozisyona aday olan kişiler, organizasyonlardan ve kurum müşterilerinden sorumludur. Tur rehberleri ve diğer departmanlar ile iş birliği halinde çalışır. Görevini iş sağlığı ve güvenliğine uygun bir şekilde mesleki araç ve gereçleri kullanarak görevlerini yaparlar. Rezervasyon Sorumlusu olmak için gereken şartlar arasında yabancı dil belgesi, diploma, sertifika ve deneyim de yer alır. Rezervasyon sorumlusu olmak için gerekli şartlar şu başlıklar altında toplanabilir:

• İnsanları ikna etmek,
  
• Yazılı ve sözlü iletişim becerilerine sahip olmak,
  
• Analiz, sunum ve raporlamaları yapmak,
  
• İnsanlara sakin, sabırlı ve güler yüzlü davranmak,
  
• Liderlik özellikleri ile hareket etmek,
  
• Esnek çalışma saatlerine uyum sağlamak,
  
• Ekip çalışmasına yatkın olmak,
  
• Sorunlara hızlı ve pratik çözümler üretmek,
  
• Detaylara önem vermek,
  
• İnsanların istek ve ihtiyaçlarını anlamak.
  

Rezervasyon sorumluları lokanta, otel, tatil köyü, motel ve pansiyon gibi konaklama işletmelerinde çalışabilir. Bu pozisyonda çalışmak isteyen kişiler genellikle seyahat acentelerinde görev alır. Bilgilendirme, seyahat dokümanlarını düzenleme ve bilgi akışını sağlama gibi işlemleri gerçekleştirirler. Vardiyalı çalışma şartlarına uyum sağlayan kişiler, iş yerlerinde hafta içi ya da hafta sonu çalışabilir. Rezervasyon sorumlusu maaşı, çalıştığı kurumun şartlarına ve kişinin deneyimine göre farklılık gösterir. Bu pozisyon için işe alım şartları genel olarak şu şekildedir:

• Analitik düşünme becerisine sahip olmak,
  
• İleri seviyede Microsoft Office programlarını kullanmak,
  
• Güçlü iletişim becerilerine sahip olmak,
  
• İlgili turizm sertifikalarını almak,
  
• Dış görünüşüne önem vermek,
  
• İleri seviyede yabancı dil bilgisine sahip olmak,
  
• Ön büro programlarına hakim olmak.
  

Bu alanda çalışmak isteyenler, Kariyer.net üzerinden rezervasyon sorumlusu iş ilanları sayfasını inceleyebilirler. Ayrıca adaylar, il ve ilçe filtrelemesi yaparak İstanbul rezervasyon sorumlusu iş ilanları arasından kendilerine uygun seçeneklere başvuru yapabilir.