Santral Sekreteri Nedir, Nasıl Olunur?

Santral sekreteri, kuruma gelen telefon çağrılarını yönetir. Birçok telefonun bağlı olduğu çağrı merkezinde sekreterler ve sorumlular çalışır. Sekreterler, karşı tarafın iletişim talebine bağlı olarak hizmet sunar. Pozisyonu tanımak için çağrı hizmetlerinin anlaşılması faydalıdır. Müşteri hizmetleri veya canlı destek hattı olarak bilinen hizmetler, müşteri sorunlarına hızlı çözümler sunulmasına aracılık eder. Doğrudan bilgilendirme yapılması veya karşı tarafın çeşitli birimlere ulaştırılması gerekebilir. Birçok hizmet sağlayıcısının santral altyapısı vardır. Santral sekreteri, çağrıları cevaplayarak firmayı temsil eden personeldir. Santral sekreteri, firma ve müşteriler arasındaki iletişimi güçlendirir. Sorularını ve şikayetlerini iletebilen müşteriler, hizmet almaya teşvik edilmiş olur.

Santral sekreteri nedir sorusunu görev ve sorumluluklarla cevaplamak mümkündür. Sekreter, kişi veya kurumlardan gelen çağrıları cevaplar. Ürün ve hizmet detayları, sipariş takibi, şikayet, öneri, özel amaçlı görüşme talebi arama gerekçelerine örnektir. Arayan tarafın statüsü çalışılan kuruluşa bağlıdır. Ticaret kuruluşlarına müşteriler veya potansiyel müşteriler ulaşır. Firma düzeyindeki hizmet alıcıları, temsilciler aracılığıyla iletişim sağlar. Kurumsal görüşmelerde titiz olunması gerekir. Santral sekreteri sorumluluklar yönünden iki sınıfa ayrılır. Danışman sekreterler, bilgi birikimlerini kullanarak soruları cevaplandırır. Bağlayıcı sekreterler, çağrıları nezaketle cevaplayıp talep doğrultusunda aramayı ilgili birime yönlendirir. Santral sekreteri, santral görevlisiyle veya ofis sekreteriyle karıştırılmamalıdır. Santral görevlisi, elektrik ünitelerinin kontrolünden sorumlu ustaları ifade eder. Ofis sekreteri, santraldeki meslektaşından farklı olarak, bir kuruma değil bireye hizmet eder. Kendi iş yerinde hizmet sunan avukatlar, doktorlar, mali müşavirler ofis sekreteriyle çalışır. Santral sekreterinin genel görevler ise şu şekilde sıralanabilir:

• Birçok sekreterle koordineli çalışır,
• Yöneltilen soruları değerlendirir, detaylı cevap verebilecek personelleri hatta bağlar,
• İletişimde sorun çıkmaması için müşteri memnuniyetine odaklanır,
• Nezaketiyle karşı tarafta olumlu izlenim yaratır,
• Kurum veya kurumdaki kişiler hakkında bilgi verir.

Santral sekreteri görevleri etkili konuşma yeteneği ile bağlantılıdır. Memnuniyetsizliklerini, sorularını veya hizmet taleplerini iletmek için arayan müşterilerle sağlıklı iletişim kurulabilmelidir. İletişim süreci firmalar açısından önemlidir. Santral sekreteri, firmayı temsil ederek müşteri ile iletişim kurar. Problem yaşayan müşteriler santral sekreterine şikayetini iletirken stresli olabilir ve bunu konuşmasına yansıtabilir. Sorununu dile getirirken ses tonu yükselen veya üslubu bozulan müşterileri anlayışla karşılayabilmek temel şarttır. Kurumsal hitabın gerektirdiği ölçülülük, iyi veya kötü seyreden iletişimler sırasında korunabilmelidir. Yapılacak hatalar kurumun imajının olumsuz yönde etkilenmesine neden olabilir. Santral sekreteri, farklı eğitim seviyelerine sahip insanlarla iletişim kurarken aynı ilkelere bağlı kalmalıdır. Konuşmayla beraber, dinleme becerisi sekreter için önemlidir. Söylenenleri tek seferde anlayabilmek, devrik cümleleri yorumlayabilmek ve birçok sekreterin konuştuğu iş ortamında görüşmeye odaklanabilmek gerekir. Santral sekreteri nasıl olunur diyenlerde öne çıkması beklenen detaylar şunlardır:

• Harfleri telaffuz etmeye engel sağlık durumunun bulunmaması,
• Akıcı konuşabilmek,
• Aralarında ilişki olmayan soruları hızlıca yanıtlayabilmek,
• Karşıdakinin dinleme seviyesini gözlemleyip konuşma hızını ayarlayabilmek,
• Aynı veya benzer bilgileri birçok kez dile getirebilmek,
• Alan terminolojisine hakim olmak,
• Firma işleyişini kavrayabilmek.

Santral sekreteri iş tanımı, telefon çağrılarının cevaplanmasını ve yönlendirilmesini sağlamak üzerinedir. Geniş kitleye hizmet sunan firmalar birçok arama alır. Hizmet portföyü genişledikçe, santral sekreterlerinin bilmesi gerekenler çoğalabilir. Hizmet sayısının fazlalığı alanlara ayrılmış sekreterlerin iş kolunu meydana getirir. Farklı konularda bilgilendirme yapmakla görevli çalışanlar telefonun başındadır. Santral sekreteri, gelen aramaların ilgili sekreterlere yönlendirir. Bu pozisyonda çalışmak isteyen kişilerin karşısına ise çeşitli kriterler çıkar. Santral sekreteri iş ilanları arasında öne çıkan ilk şart, iyi iletişim becerilerine sahip olmaktır. Bu alanda açılan iş ilanlarında belirtilen genel şartlar ise şu şekilde sıralanabilir: 

• En az lise mezunu olmak,
• Düzgün diksiyona sahip olmak,
• Bilgisayar karşısında çalışabilmek,
• İş takibi, organizasyon ve raporlama becerilerine sahip olmak,
• Erkek adaylar için, askerlikle ilişiği bulunmamak.

Etkili konuşma becerisi kullanılarak icra edilen meslekte maaş seçenekleri değişkendir. Santral sekreteri maaşları firmaya bağlı olarak ve personelin deneyimine göre farklılık gösterir. Kariyer.net’ten bu alanda açılan iş ilanlarına ulaşabilir, uygun gördüğünüz seçeneklere başvuru yapabilirsiniz.