Teknik Ofis Elemanı Nedir, Nasıl Olunur?

Ekip halinde çalışan teknik ofis elemanı ilgili projedeki stok kontrolünü gerçekleştirir. Projenin sağlıklı yürümesinde kilit rol oynayan teknik ofis elemanı aynı zamanda alıcıya da güven verir. Kurum müşterileriyle köprü görevini gören bu kişiler iki tarafı da idare ederek ilişkilerin sağlam temeller üzerinde ilerlemesinden sorumlu olur. Teknik ofis elemanını ilgilendiren diğer görev ve sorumluluklar aşağıdaki gibi sıralanabilir:

• Çalıştığı projeyle alakalı sürecin baştan sona takipçisi olmak
• Projeyle ilgili hukuki ve finansal prosedürleri yönetmek 
• Görev aldığı projeyle ilgili dokümantasyon ve gerekli raporları hazırlamak
• Gerekli fatura ve düzenlemeleri gerçekleştirerek projenin yasal prosedürlere göre ilerlemesini sağlamak
• Raporların günlük, haftalık ve aylık sınıflandırmalarını gerçekleştirmek ve sisteme girmek
• İş sağlığı ve güvenliği prosedürlerine göre projeyi ilerletmek
• Dönemsel müşteri ziyaretlerinde bulunmak
• Ofisteki stokların kontrolünü sağlamak ve açılış-kapanış hesaplarını oluşturmak
• Siparişler için sözleşmeler hazırlamak ve müşterilere bilgi sağlamak

Teknik ofis elemanı görev tanımı projenin rapor ve hukuki prosedürlerini yönetme işlemlerini içerir. Bunun yanı sıra yöneticinin verdiği direktiflere de uyan bu kişiler belirli yetkinliklere sahip olur. Kurumlar devraldığı projenin sorunsuz işleyebilmesi için görevlerini bilen teknik ofis elemanlarını talep eder. Bu anlamda mesleğe yönelik alımlarda aşağıdaki kriterleri gözeterek eleman seçimini yürütürler:

• Teknik ofis elemanı alımında ilgili üniversitelerin diplomaları talep edilir. İşletme bölümünün yanı sıra inşaat mühendisliği ve harita kadastro (MYO) gibi bölümler de kurumların talep listesinde yer edinir.
• Teknik ofis elemanı sorumlulukları gereği müşterilerle iletişim geçen kişi olarak iş dünyasında yer alır. İletişim yetkinliğine sahip olmasının yanı sıra yazılı iletişimiyle alıcılara güven vermesi kurumlarca talep edilir.
• Sorumluluk bilinci yüksek ve disiplinli bir hayata sahip kişiler alımlarda talep sebebi olur.
• Esnek çalışma koşullarına uyum ve dış bakımına önem vermek teknik ofis elemanı alımlarındaki kriterlerde öne çıkar.
• Analitik düşünce yapısı, çözüm odaklı, dikkatli ve gözlem yeteneklerini barındıran adaylar teknik ofis elemanı iş ilanı veren kurumlarca talep edilir.
• ERP ve Microsoft Office gibi bilgisayar programlarına hakimiyet kurumlarca aranır.
• B sınıfı ehliyete sahip olmak da talep listesinde yer edinir.
• Erkek adayların askerlikle bağının kalmaması gerekir.

Teknik ofis elemanı çalışma alanları içinde kendisine atanan projedeki görevleri yerine getirir. Projenin teknik konularındaki prosedürlerini halleden bu kişiler farklı ortamlarda hizmet edebilir. İnşaat sektörü bu anlamda öne çıkan çalışma alanları listesinde baş sırada yer alır. İnşaat iş ilanları için teknik ofis elemanı mesleğini seçerek kurumların taleplerini görebilirsin. Makine sanayi ve mühendislik hizmeti veren kurumlarda da teknik ofis elemanları çalışır. Kurumun üstlendiği projeleri takip eden ve teknik altyapıya ilişkin raporları oluşturan teknik ofis elemanları diğer departmanlarla birlikte rol alır.

Teknik ofis elemanı üretim/imalat sektöründe de görev alabilir. Üretim sahalarındaki teknik konulara ilişkin çalışmalar yapan bu kişiler müşteri veya alıcılarla konuşarak ilgili satış sözleşmelerinin yapılmasını sağlar. Bu tanım üretim/imalat sektöründe teknik ofis elemanı ne iş yapar sorusuna yanıt verir. Üretim/imalat iş ilanları için teknik ofis elemanı mesleğini seçerek kurumların taleplerini inceleyebilirsin.

Teknik ofis elemanı çalışma koşulları birçok etkene bağlı olarak değişir. Projenin büyüklüğü ve kurumun müşteri sayısı bunu belirleyen iki etmen olarak öne çıkar. Müşteri sayısındaki artış teknik ofis elemanın daha çok alıcıyla konuşarak rapor hazırlamasına neden olur. Ayrıca iş yoğunluğunun arttığı dönemlerde de teknik ofis elemanı işlerin rayında ilerlemesi için daha çok çalışabilir. Kurumun lokasyonu da teknik ofis elemanı çalışma koşullarını belirleyen etmenler arasına eklenebilir.

Teknik ofis elemanı projenin teknik detaylarına hakim bireylerden oluşur. Üniversitede gördüğü eğitimin yanı sıra teknik süreçlerdeki bilgi seviyesi mesleğin temel özellikleri arasında yer alır. Bütçeleme ve raporlamayla ilgili prosedürleri de bilen bu kişiler iş takibini yapma sorumluluğunu taşır. Disiplinli ve sorumluluk bilincinin olması teknik ofis elemanın tipik özelliğini oluşturur. Bu özelliklerle mesleğinde daha iyi konumlara gelebilirler.

Teknik ofis elemanı kurumu en iyi şekilde temsil eden bireylerden oluşur. Dış görünümüne önem vermek ve güçlü iletişim becerileri mesleğin temel özellikleri barındırır. Planlı hareket ederek hem müşterilere güven verebilir hem de işlerin sağlıklı şekilde yürümesini sağlayabilirler.

Teknik ofis elemanı olmak için gerekenler arasında ehliyet sahibi olmak yer alır. Kurum müşterileri ve olası alıcılarla iletişim geçmek için aktif araç kullanımı gerekir. Ehliyet kurslarına giderek bu konudaki açıklarını kapatabilirsin. Hem özel hayatını hem de iş hayatını planlayarak işine daha iyi odaklanabilir, mesleğinde başarıyı yakalayabilirsin. Dış görünüşüne dikkat ederek kurumu en iyi şekilde temsil edebilirsin.

Teknik ofis elemanı alanında yeni şeyler öğrenerek kendini geliştiren insanlardan oluşur. Çalıştığın alanla ilgili bilgi birikimini tazelemek ve yeni şeyler araştırarak öğrenme isteği mesleğini icra etmede kazançlar getirebilir. Müşterileri anlama, ikna teknikleri, konuşma incelikleri gibi konularda eğitimlere katılarak kendini geliştirebilir, teknik ofis elemanına sunulan iş fırsatlarından yararlanabilirsin.