Teknik Ofis Müdürü Nedir, Nasıl Olunur?

Teknik ofis müdürü görev tanımı gereği bir saha yöneticisidir. Bu kişiler büyük inşaat projelerinde veya benzer şekilde büyük çalışmalarda teknik detayları yönetirler. Teknik ofis müdürü sorumlu olduğu projenin her detayına hâkim olmalı, aşamaları iyi takip etmeli, her etap sonunda alt yüklenicilerle hak ediş sözleşmelerinin gereği ödemelerin yapılmasını sağlamalıdır. Aynı zamanda kendi personelini disiplinli bir şekilde yöneterek projenin her detayının şartnameyi sağlayacak şekilde gerçekleştiğinden emin olmalıdır. Bunlara ek olarak projede gerçekleşen problemler veya ilerlemeler ile ilgili raporlar hazırlayarak bunları üst yönetime sunmalı, yapılan toplantılar sonucunda oluşan kararları uygulamaya koymalıdır. Projenin büyüklüğüne ve sektöre bağlı olarak teknik ofis müdürlerinin sorumlulukları değişse de en temel sorumluluklar şunlardır;

• Teknik ofis müdürü, proje için planlama, maliyet kontrol ve raporlama gibi teknik ofis işlerinin yürütülmesini sağlamalıdır.
• Projenin bütçesinin hazırlanması ve periyodik olarak bütçenin güncellenmesiyle ilgilenmelidir.
• Maliyet analizlerini gerçekleştirmelidir.
• Metraj, kesin hesap ve idari ekiplerle taşeron firmaların hakedişlerinin kontrollerini gerçekleştirmelidir.
• Bütçe analizi gerçekleştirmeli, bütçe durumunu raporlamalıdır.
• Hakediş dönemlerinde işlerin, sözleşme ve şartnamelere uygun olarak yürüdüğünün kontrolünü yapmalıdır.
• Teknik ve muhasebe kontrollerinin yapılmasını sağlamalıdır.
• İşveren sözleşmesine dair hak taleplerini hazırlatmalıdır.
• İşveren aylık raporlarını hazırlamalı, bunları yönetime sunmalıdır.
• Projenin iş programının hazırlanmasını sağlamalıdır.
• Haftalık ve aylık ilerleme raporlarını hazırlamalıdır.
• Şirket içi doküman ve kontrol paylaşımını sağlamalıdır.
• Alt yüklenici raporlarının kontrolü ve analizini gerçekleştirmelidir.
• İşveren yazışmalarının takibini yapmalıdır.
• Teknik ofis personelinin yönetimini sağlamalıdır.
• Projede iş güvenliği ve işçi sağlığı konusunda önlemlerin alınmasını sağlamalıdır.

Teknik ofis müdürü görevleri genel olarak bu maddeleri içerir. Teknik ofis müdürü, genellikle; projenin iş takibi, hakediş takibi ve alt yüklenicinin kontrolü gibi görevleri üstlenir.

Teknik ofis müdürü sorumlulukları gereği üniversitelerin dört yıllık eğitim veren Mimarlık, İnşaat Mühendisliği ve Makine Mühendisliği gibi bölümlerinden mezun olmalıdır. Bölümler, iş başvurusu yapılan firmanın sektörüne değişiklik gösterebilir. Teknik ofis müdürleri, bu eğitimin yanında kendilerini geliştirmek adına bazı programları kullanmayı öğrenebilirler. Bu programlar; Autocad, Primavera ve MS Project gibi programlardır. Büyük projelerde çalışacak teknik ofis müdürlerinden yabancı dil bilgisi istenmesi nedeniyle aynı zamanda yabancı dil eğitimi almak da faydalı olabilir. Teknik ofis müdürü, proje sırasında karşılaşılan çeşitli hukuki konularla da ilgilenebilir. Bu nedenle yasal mevzuat hakkında eğitim almış olması da beklenebilir.

Şantiyelerde ve büyük projelerde ilerlemeleri takip eden ofislerin yöneticilerine verilen unvan teknik ofis müdürü nedir sorusunun yanıtıdır. Bu kişiler büyük projelerden sorumlu oldukları için şirketler birçok şartı sağlamalarını talep edebilmektedir. Şirketlerin adaylardan talep ettikleri şartlar projeye ve sektöre göre değişiklik gösterse de temel olarak şunlardır;

• Analitik düşünebilmek.
• Sonuç odaklı çalışmak.
• Raporlama konusunda tecrübeli olmak.
• İdare ve koordinasyon yeteneği bulunmak.
• Sistemli, dinamik ve disiplinli çalışabilmek.
• Personel yönetimi konusunda tecrübeli olmak.
• İletişimi kuvvetli olmak.
• Ekip çalışmasına uyum sağlayabilmek.

Teknik ofis müdürü ne iş yapar sorusuna yanıt verebilmek için bu unvana sahip kişilerin görevlerine ve sorumluluklarına bakmak gerekir. Teknik ofis müdürlerini işe alırken şirketler bazı şartların sağlanmasını talep edebilir. Bu şartlar şunlardır;

• Üniversitelerin İnşaat Mühendisliği, Mimarlık veya Makine Mühendisliği bölümlerinden mezun olmak,
• Büyük ölçekli teknik ofisler ile ilgili en az 5 yıllık deneyime sahip olmak,
• MS Office, Autocad, Primavera veya MS Project gibi yazılımlara hâkim olmak,
• İyi derecede İngilizce bilmek,
• Esnek çalışma saatlerine uyum sağlayabilmek,
• Ehliyet sahibi olmak ve aktif olarak araç kullanabilmek,
• Seyahat engeli bulunmamak,
• Erkek adaylar için askerlik ile ilişiği bulunmamak.

Teknik ofis bir ara yönetici kadrosudur geliri de buna göre şekillenir. Ayrıca teknik ofis müdürü maaşı, çalışılan projenin büyüklüğüne göre de değişiklik gösterir. Teknik ofis müdürü kadrosunda çalışmak isteyenler, Kariyer.net üzerinden teknik ofis müdür iş ilanları seçeneklerine göz atarak kendilerine uygun ilanlara başvurabilirler. Genel bir arama yapılabileceği gibi filtreleme özelliği sayesinde bölgesel bir arama yapmak da mümkündür. Örneğin; İzmir'de yaşayan biri İzmir teknik ofis müdür iş ilanlarını değerlendirebilir.