Yönetici Yardımcısı

KR KİTAP SATIŞI VE YAYINCILIK TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ

Pozisyonun Amacı

Yöneticinin zamanını, toplantılarını, bilgi akışını ve sorumluluğundaki işlerin takibini etkin şekilde yönetmek; bölümler arasındaki koordinasyonu desteklemek ve yöneticinin ihtiyaç duyduğu raporların düzenli olarak hazırlanmasını sağlamak.

İş Tanımı

* Yöneticinin günlük ve haftalık çalışma programını, toplantılarını ve görüşmelerini planlamak; randevu ve takvim koordinasyonunu sağlamak.

* Toplantı öncesinde gündem, katılımcı, doküman ve gerekli bilgilerin hazırlanmasını koordine etmek.

* Gerektiğinde toplantı ve görüşmelere katılmak; alınan kararları, sorumluları ve tamamlanma tarihlerini kayıt altına almak.

* Toplantılarda alınan kararların ve yönetici tarafından verilen görevlerin ilgili kişiler tarafından zamanında yerine getirilmesini takip etmek.

* Devam eden işlerin termin, sorumlu ve gerçekleşme durumlarını düzenli olarak kontrol etmek; gecikme ve aksaklıkları yöneticiye zamanında bildirmek.

* Yöneticinin sorumluluk alanına giren birimler arasında bilgi ve iş akışının düzenli şekilde yürütülmesine yardımcı olmak.

* İlgili bölümlerden gelen verileri toplamak, kontrol etmek ve belirlenen formatlarda günlük, haftalık ve aylık yönetim raporlarını hazırlamak.

* Excel dosyalarını ve takip tablolarını güncel tutmak; verilerin doğruluğunu, tutarlılığını ve zamanında girilmesini kontrol etmek.

* Yöneticinin ihtiyaç duyduğu bilgi notlarını, sunumları, tabloları ve toplantı dokümanlarını hazırlamak.

* Kurumsal yazışmaları hazırlamak ve takip etmek; gelen-giden evrak, onay ve belge akışının düzenli şekilde yürütülmesini sağlamak.

* Dosyalama ve arşivleme sisteminin düzenli, güncel ve kolay erişilebilir olmasını sağlamak.

* Ofis ve idari süreçlerin yürütülmesinde yöneticiye destek olmak ve ilgili birimlerle koordinasyonu sağlamak.

* Görev alanıyla ilgili bilgilerin gizliliğini korumak ve kurumsal iletişim kurallarına uygun hareket etmek.

Aranan Nitelikler

* Üniversitelerin İşletme, Yönetim Bilişim Sistemleri, Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı, İktisat, Kamu Yönetimi veya ilgili bölümlerinden mezun,

* Tercihen yönetici yardımcılığı, yönetim ofisi, operasyon veya iş takibi alanında en az 3 yıl deneyimli,

* Yazılı ve sözlü iletişim becerisi güçlü; toplantı notu, resmî yazışma ve rapor hazırlayabilen,

* MS Office programlarını etkin şekilde kullanabilen,

* Excel’de formüller, koşullu biçimlendirme, filtreleme, PivotTable, XLOOKUP/DÜŞEYARA ve SUMIFS/ÇOKETOPLA gibi işlevleri kullanabilen,

* Temel muhasebe, finans ve ticari işleyiş kavramlarına aşina,

* Planlama, önceliklendirme, koordinasyon ve iş takibi konusunda güçlü,

* Birden fazla işi ve termin tarihini eş zamanlı olarak takip edebilen,

* Verileri kontrol etme, tutarsızlıkları fark etme ve sonuçları anlaşılır biçimde raporlama becerisine sahip,

* İnsan ilişkileri güçlü; farklı bölümlerden bilgi ve sonuç alma konusunda iletişim becerisi gelişmiş,

* Dikkatli, düzenli, sorumluluk sahibi ve sonuç odaklı,

* Gizlilik gerektiren kurumsal ve yönetsel bilgileri özenle koruyabilecek.