Yönetici Asistanı

Ortana Elektronik Yazılım Taahhüt San. ve Tic. A.Ş

GENEL NİTELİKLER VE İŞ TANIMI

• 2 yıllık Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı Sekreterlik Meslek Yüksek Okulu bölümlerinden mezunu ya da ilgili Lisans/Ön Lisans programlarından mezun olmak tercih sebebidir.
• Dil ve Deneyim: B1 seviyesinde İngilizce bilgisi ve 3 yıl iş deneyimine sahip olmak.
• Ms Office programlarını etkin iyi derecede kullanmak ,
• Güçlü sözlü ve yazılı iletişim becerisi olan, diksiyonu düzgün , planlama , organizasyon yapma yeteneği olan,  kriz yönetiminde başarılı, sadık ve gizliliğe önem veren, disiplinli , düzenli  iş ahlakı ile çalışabilecek.

     Firmamız bünyesinde yetiştirilmek üzere personel alımı yapılacaktır.

İŞ TANIMI

Firmamız Ortana A.Ş. Akıllı Ulaşım Teknolojileri konusunda uzmanlaşmış; Otoyol, Tünel, Demiryolu sektörü için Elektronik ve Elektromekanik Sistemler üreten ve ihraç eden Ar-Ge odaklı bir firmadır. İlgili pozisyona alınacak kişi, şirketimizin tüm bölümleri (birimleri) birbirleriyle bağlantılı çalışmaktadır. Her bölümün yönetim ve organizasyonu içinde İdari işleyişin takibi gerekmektedir. İşe alınacak personel İdari Hizmetler Şefine bağlı olarak çalışmakla birlikte; farklı bölüm, şube, şantiye, grup şirketleriyle alt taşeronlarının yer aldığı işlerde de disiplinli işleyişin içinde çalışabilmelidir. Çalışacağı ofise gelen misafirlerin ağırlanması ve kahve/çay ikramı ile ilgilenecektir. Ayrıca ofis içerisindeki tertip düzenden sorumlu olup, mutfak alanındaki temizliğin kontrolü sağlanacaktır. İşe alınacak personellerin görev ve sorumlulukları aşağıda yer almaktadır.

• Şirket Genel Müdürü ,Genel Müdür Yardımcısı ve Yönetim Kurulu Üyelerinin günlük iş ve organizasyon planlarını yapmak,
• Yöneticinin takviminin yönetilmesi, organizasyonların planlanması
• Toplantılarda çay, kahve yiyecek içecek servislerini bizzat yapmak,
• Yurtiçi yurtdışı seyahatlerin otel, konaklama ve ulaşım için gerekli tüm operasyonlarının rezervasyon ve bilet alımlarını organize etmek ,
• Misafirlerin karşılanması ,  otel ve konaklama ve ulaşım işlerinin organize edilmesi
• Şirket çalışanların iş seyahatlerinde  otel ve konaklama ve ulaşım işlerinin organize edilmesi
• Firmalar ile gerekli görüşmelerin yazılı ve sözlü olarak yapılması
• Şirket içi/dışı telefon trafiğinin yönetilmesi
• Şirket şoför , temizlik , yemek  ve güvenlik hizmetini yürüten ekiplerin iş planlarını takip etmek,
• İşyeri kırtasiye, ofis makinaları ve malzemeleri ile mutfak ve temizlik ihtiyaçlarının belirlenmesi,
• Şirket araç kullanım kayıtlarının Şirket sistemine girilmesi ve Şirket yetkililerine düzenli bilgilendirme yapılması
• Şirket toplantı, fuar, organizasyonlarda etkin görev almak seyahat edebilmek fazla mesai ve hafta sonu gerektiğinde çalışabilmek
• Mali ve idari, Satın alma, Ar-ge, Kalite insan kaynaklarına ait  temel işlerde ilgili şirket bölümleriyle koordine kurmak raporlar hazırlayıp yönetime sunmak