Hastalar, muayene olmak için veya acil bir vaka olarak hastanelere giriş yapabilirler. Hastanelerde tüm bu işlemleri yaptırmak için kayıt olmak gerekmektedir. Hastaların kayıt işlemlerini gerçekleştiren kişilere hasta kayıt yetkilisi denir. Hasta kayıt yetkilisi nedir sorusuna en net yanıt şu şekilde verilmektedir; hastanelere başvuran her bireyin kayıt işlemlerini tamamlayan ve yardımcı olan kişilerdir. Hastanelerde hastalara yardımcı olan ve randevularını düzenleyen hasta kayıt yetkilisi, hastanelerin girişinde bulunmaktadır. Acilden giriş yapan hastaların kayıtları, acilin girişinde bulunan hasta kayıt yetkilisi tarafından yapılmaktadır. Hastanelerde kayıt işlemi yapmadan herhangi bir işlem yapılamaz. Hastanın kaydı yapıldıktan sonra işlemler gerçekleştirilebilmektedir. Hasta kayıt yetkilisi kime denir sorusuna daha kapsamlı yanıt vermek için, bu rolde çalışanların görev ve sorumlulukları açıklanmalıdır.

Hasta kayıt yetkilisi kimdir, iş tanımı nedir sorularına en net yanıt şu şekilde verilmektedir; hastanelerin hasta kayıt işlemlerinden sorumlu, hasta kabul, hastanın çıkışı, doğum ve ölümler ile ilgili her türlü kayıt işlemlerini gerçekleştiren kişilerdir. Hasta kayıt yetkilisi, hastaları doğru doktora yönlendirmekle sorumludur. Tek başlarına zor hareket eden hastaların personeller yardımıyla ilgili birimlere ulaştırılmasını sağlamalıdır. Hastaların doktorlara yönlendirilmesini sağlayan hasta kayıt yetkilisi, hastaların şikayetlerini dinleyip yetkili doktora muayenesini gerçekleştirmek üzere onlara sıra vermelidir.

Her meslek grubunda çeşitli görev ve sorumluluklar bulunmaktadır. Hasta kayıt yetkilisi görevleri ve sorumlulukları ise genel olarak şu şekilde sıralanmaktadır:

• Çalışma alanlarının temizliğinden sorumludur,
• Hasta kabul alanının düzen ve disiplinini sağlamalıdır,
• Hastaneye giriş yapan hastanın kaydını oluşturmalıdır,
• Hastanın muayene olacak doktora yönlendirilmesini sağlamalıdır,
• Yatışı yapılan hastanın kabul evraklarını ve kimlik belgelerini tetkik etmelidir,
• Yatışı yapılan hastanın gerekli girişlerini yapmalıdır,
• Hastanın bilgilerini, sistem üzerinden ilgili doktora ulaştırmalıdır,
• Hastaların bilgi formlarına ayrıntılı kimliklerini, giriş çıkış tarihlerini, hangi servise yatırıldığını, protokol numaralarını, kan, idrar gibi sonuçlarının kayıt altına almalıdır,
• Vefat eden bireylerin gün, saat, üzerinde yapılan işlemlerini, nereye defnedildiklerini, başka şehre nakil işlemleri gibi gerekli olan evrakı sağlamalı ve kayıt tutmalıdırlar,
• Yeni doğan bebeklerin doğum günü, saati, anne baba adı ve soyadı, dini, cinsiyeti gibi bilgileri eksiksiz şekilde kayıt altına almalıdır,
• Yeni doğan bebeklerin doğumlarıyla ilgili bilgilerini gerekli mevkilere belirli bir süre içinde başhekimlik yoluyla nüfus idarelerine bildirmelidir,
• Her gün hastaneye toplamda kaç kişinin giriş çıkış yaptığını, kaç kişinin öldüğünü belirten evrakı hastane müdürüne ulaştırmalıdır,
• Hastalara gereken bilgileri eksiksiz şekilde aktarmalıdır,
• Hastaları doğru şekilde yönlendirmelidir.

Hasta kayıt yetkilisi sorumlulukları ve görevleri doğrultusunda hareket etmelidir. Hasta kayıt yetkilisi hastaya karşı sabırlı ve güler yüzlü olmalıdır. Sorumluluklarını etik ilkeler çerçevesinde gerçekleştirmelidir. Hastanın mahremiyet hakkına saygı duymalıdır. Hastaların bilgilerini paylaşmamalıdır. Doktorlar ve hemşireler dışındaki kimseler ile hastalar hakkında bildiklerini paylaşmamalıdır.

Hasta kayıt yetkilisi nasıl olunur soruna en net yanıt şu şekilde verilebilir, bu pozisyonda çalışmak için ilgili okullardan mezun olmak ve diploma sahibi olmak tercih sebebi olmaktadır. Mesleki kurslarda eğitim alarak da hasta kayıt yetkilisi olunabilmektedir. Bu kurslar halk eğitim merkezi, bölge hastaneleri gibi kurumlarda verilebilmektedir. Bu kurs ilanlarına başvuran kişiler ortalama dört hafta eğitime tabi olur. Kurs sonunda yapılan sınavdan başarılı şekilde geçen kişiler, hasta kayıt yetkilisi sertifikasına sahip olur. Sertifika sahibi olan kursiyerler, iş ilanlarına başvuru yaparak bu alanda çalışma imkanı bulabilir.

Hasta kayıt yetkilisi olmak için hangi okulları okumak gerekir sorusuna yanıt verirken ilgili bölümlerden bahsetmek doğru olacaktır. Sağlık Bilgi Sistemleri Teknikerliği Bölümü, Sağlık Yönetimi Bölümü, Tıbbi Dokümantasyon ve Sekreterlik Bölümü mezunları, bu pozisyon için tercih edilir. Ayrıca meslek liselerinde ilgili bölümlerde eğitim alan kişiler de hastanelerde bu görevi gerçekleştirebilmektedir.

Hasta kayıt yetkilisi olarak görev alabilmek için gerekli şartlar vardır. Bu şartlar genel olarak şu şekilde sıralanmaktadır:

• Bu görevi yapmak için esas olan şart kurslardan ve okullardan mezun olup sertifika ve diploma sahibi olunmalıdır,
• Uzun süreli bilgisayara odaklanmaya engel teşkil eden göz hastalıkları olmamalıdır,
• Hastaları gerekli doktora yönlendirecek bilgiye sahip olmalıdır,
• Ekip çalışmasına yatkın olmalıdır,
• Bilgisayarı etkin bir şekilde kullanmalıdır.

Bu şartları karşılayan kişiler ilgili pozisyonda görev alabilmektedir.