Kat Sekreteri Nedir, Nasıl Olunur?

Kat sekreteri bulunduğu alanla ilgili genel kayıt ve idari işleri üstlenir. Çalıştığı alanla ilgili güncel gelişmeleri yöneticisiyle paylaşan kat sekreteri insanlara yardımcı olma ve en iyi hizmeti sunmakla sorumlu olur. Bununla ilgili yöneticisinden tavsiye alarak ilerleyen kat sekreteri çalışma dünyasında başka sorumluluklar da üstlenir. Bunlar aşağıdaki gibi sıralanabilir:

• Çalıştığı alanla ilgili müşterilerden bilgi almak ve kayıtlarını oluşturmak
•  Onların sorduğu sorulara cevap vermek
• Kat hizmetlerinin aksamadan işlemesini sağlamak
• Genel idari işlemleri gerçekleştirmek ve bununla ilgili bilgileri yöneticisine aktarmak
• Yöneticiden gelen emirlere uymak
• Diğer kat ve departmanlarla bilgi akışını sağlamak
• Telefon ve e-mail trafiğini yönetmek
• Gelen misafirleri güler yüzle karşılamak

Kat sekreteri çalışma saatleri içinde kuruma gelen müşterileri karşılama ve onlara en iyi hizmet sunmakla görevli olur. Kendisine atanan görev dağılımına göre hareket eden kat sekreteri diğer ekiplerle koordineli olarak çalışır. İnsanlardan olumlu geri bildirim alma gayesi taşıyan bu kişiler alımlarda bazı kriterlere tabi tutulur. Bunlar aşağıdaki gibi sıralanabilir:

• Kat sekreteri alımı yapan kurumlar en az lise mezunu olma şartını ileri sürer. Ayrıca tıbbi dokümantasyon ve sekreterlik(MYO) ve sağlık yönetimi bölümü gibi alanlardan alınan diplomalarda işe alınmada avantaj getirir. 
• Kat sekreteri görev tanımı gereği kendini en iyi şekilde ifade eden kişilerden oluşur. İnsanlara kaliteli hizmet sunmanın anahtarı bu özellikte yatar. İletişim becerilerinin yanı sıra takım oyununa adapte olabilen kişiler güncel ilanlarda talep edilir.
• Oteller kat sekreteri alımlarında İngilizceyi etkin kullanan adayları talep eder.
• Sorumluluk bilincine sahip, iç motivasyonu yüksek, güler yüzlü ve planlı bir hayata sahiplik gibi kriterler kurumlarca değerlendirilir.
• Kat sekreteri olmak için gerekenler arasında esnek çalışma saatlerine uyum yer alır. İş yoğunluğunun fazla olması sebebiyle kurumlar zorlu çalışma koşullarında etkin performans gösterebilecek adayları talep eder.
• Kat sekreteri alımlarında dış görünüşe önem vermek ve kişisel bakım ilk sıralarda yer alır.
• Erkek adaylarının askerlikle bağının kalmaması gerekir.

Kat sekreteri her alanda insanların kayıtlarını yapabilir ve onların temel taleplerini çözüme kavuşturabilir. Bu noktada birçok kurum kat sekreteri alımlarında yer alır. Sağlık sektörü bu konuda başı çeker. Gelen hastaların kayıtlarını oluşturan kat sekreteri çalışma alanları içinde yer alan hastaların istek ve önerilerini de yerine getirir. Hemşire ve doktor gibi diğer sağlık sektörü çalışanları ile koordineli olarak hareket eden bu kişiler insanlara en iyi sağlık hizmetlerini ulaştırma amacı taşır. 

Turizm sektörü de kat sekreteri alımlarında ön sıralarda yer edinir. İnsanlara daha iyi hizmet etmek isteyen büyük oteller belirli katlara sekreter atayarak müşterilerin sorunlarını anında çözümlemeyi amaçlar. Konaklama ve otelcilik iş ilanları yayınlayan kurumlara bakarak kat sekreteri çalışma koşulları ve ortamını görüntüleyebilirsin. 

Kat sekreteri çalıştığı kuruma göre çalışma dünyası şekillenir. Esnek çalışma koşullarına göre hareket eden bu kişiler sağlık ve turizm sektörü ağırlıklı alanlarda istihdam fırsatı yakalar. Buradaki çalışma saatleri kurumlarca belirlenir. Genel olarak esnek ve değişen çalışma saatleri kurumlarca teklif edilir. Kimi durumlarda sabahları çalışabilen kat sekreteri akşam ve geceleri de çalışarak insanlara hizmet verebilir. Özellikle sağlık sektöründe bu uygulama sık görülür.

Büyük otellerde de kat sekreterleri vardiyalar halinde görev alır. Çalıştığın kurumun ana sayfasına bakarak çalışma saatleriyle ilgili daha çok detay öğrenebilirsin. Alternatif olarak, kat sekreteri iş ilanları vasıtasıyla kurumların çalışma koşulları ve saatlerini inceleyebilir, bu konuda bilgi sahibi olabilirsin.

İnsanların kayıtlarını gerçekleştirmek ve onların sorunlarını çözerek en iyi hizmeti sunmak kat sekreteri ne iş yapar sorusuna yanıt verir. Bu temel görev tanımını gerçekleştirmek için diksiyonun iyi olması gerekir. Kat sekreteri kendini en iyi şekilde ifade eden ve karşı tarafa bu yolla güven veren kişilerden oluşur. Dış görünümüne önem vermek ve bu yolla karşısındaki müşteriye değer verdiğini hissettirmek onların tipik özelliğini oluşturur.

Sakinlik, sorumluluk bilinci yüksek ve organizasyon yapma becerisi gibi özellikler de kat sekreterlerinde bulunur. İyi bir konuşmacı olmanın yanı sıra iyi bir dinleyici de olan kat sekreteri müşterilerin sorunları en kısa sürede çözmeyi amaçlar. Çözüm odaklı hareket etmek mesleğin temelini oluşturur.

Kat sekreteri gün boyunca insanların kayıtlarını yapar ve onların taleplerini dinleyerek çözüm yollarını araştırır. Çözüm odaklı olmasının yanı sıra uzun çalışma saatlerine adaptasyon kat sekreteri olmak isteyenlere tavsiye olarak verilebilir. Planlı bir hayat benimseyerek mesleğinde daha çok başarılı olabilir, insanlara daha iyi hizmetler sunabilirsin. İletişim yönüne ağırlık vererek de kendini geliştirebilir, müşteri memnuniyetini üst kısımlara taşıyabilirsin.

Otellerde kat sekreteri olarak görev almak istersen İngilizce diline hakim olman gerekir. Dil kurslarına giderek bu noktadaki açığını kapatabilirsin. Ayrıca kat sekreteri kayıt işlemlerinde temel bilgisayar programlarını kullanır. Bunun için temel bilgisayar programlarına yönelik eğitimlerle hızlı bir şekilde bilgisayar kullanmayı öğrenebilirsin.