Müşteri hizmetleri yetkilisi olmak için hangi okul okunmalı sorusuna spesifik bir yanıt vermek mümkün değildir. Üniversitelerde bulunan ve ön lisans eğitimi veren Çağrı Merkezi Hizmetleri Bölümünden mezun olan adaylar, personel seçiminde öne çıkabilir. Ön lisans dışında çeşitli teknik meslek liselerinde bulunan Sekreterlik ya da Turizm bölümlerinde eğitim almak da faydalı olabilir. Müşteri hizmetleri yetkilisi nasıl olunur sorusunun cevabı kurumdan kuruma değişebilir. İşletmeler faaliyet gösterdikleri alana ve iş kapasitelerine bağlı olarak müşteri hizmetleri yetkilisi adaylarında farklı kriterler arayabilirler.

Kurumlar ve işletmeler için müşteriler çok önemlidir. Pazarlamanın yüksek verimle gerçekleşmesi için müşteri memnuniyetini hedef alan stratejiler esas alınır. Bu stratejilerde esas alınan müşteriler, işletmenin devamlılığını sağlayan en önemli faktördür. Bu durum göz önüne alındığında müşterilerle iletişim kurmak, onlarla ilgilenmek, herhangi bir sıkıntıda veya memnuniyette geri bildirim sağlamak bir işletmenin önem vermesi gereken bir durumdur. Müşterilerle iletişime geçme gerekliliği neticesinde müşteri hizmetleri alanı ortaya çıkmıştır. Müşteri hizmetleri; müşterilerden geri dönüşleri değerlendirerek stratejileri ve teknikleri belirler, hizmetler hakkında müşterileri bilgilendirir. En basit tabiriyle müşteri hizmetleri yetkilisi nedir sorusu şöyle açıklanabilir; müşteri hizmetleri alanında yetkili olan bireylerdir. Müşteri hizmetleri yetkilisi kime denir sorusunun cevabı için yetkilinin görevleri ve sorumlulukları açıklanmalıdır.

Müşteri hizmetleri yetkilisi kimdir sorusunu cevaplayabilmek için öncelikle müşteri hizmetleri alanının ne yaptığını bilmek gerekir. Müşterilerine bir ürün veya hizmet sunan işletmeler müşterilerden gelen geri dönütler ile stratejilerini ve yöntemlerini şekillendirir. Müşteri ile iletişim kurarak onlara hizmet veren işletmeler çeşitli iletişim kanalları vasıtasıyla müşterilerin istek ve taleplerine doğru yanıtların verilip verilmediğini değerlendirir. Müşterilerden gelen geri dönüşler ışığında işletmeler kurumsal durumlarının analizlerini yapar ve bu analiz neticesinde yol haritasını çizer. Müşteri hizmetleri yetkilisi müşterilerle iletişim kurma ve iletişimi sürdürme görevini üstlenir. Yetkili kişi müşterilerle elektronik ortamda, sosyal medya kanalları aracılığıyla veya doğrudan iletişim kurabilir. Müşteri hizmetleri yetkilisi satın alma aşamasından önce, satın alma esnasında ve satın alma aşamasından sonraki tüm süreçlerde aktiftir. İşletmenin kurumsal kimliğine göre bu satın alma eylemi hizmet verme şeklinde de sirayet edebilir. Müşteri hizmetleri departmanı müşterinin hizmet alma ve alınan hizmetin en iyi şekilde değerlendirilmesine yönelik bilgi akışlarını sağlar. Bilgi akışlarının neticesinde sağladığı geri dönüşler neticesinde işletmenin kurumsal kimliğine katkıda bulunur. Müşteri hizmetleri yetkilisi görevleri şunlardır;

• Müşterilerle elektronik ortam, telefon, sosyal medya aracılığıyla veya yüz yüze iletişime geçmek,
• Müşterilerden gelen talepleri zamanında karşılamak, müşteri memnuniyetinin sağlanması adına gerekli birimlerle iletişim hâlinde olmak,
• Hizmet sonrasındaki deneyimlerinden memnun kalıp kalmadıklarını ölçmek için müşteriler ile düzenli olarak iletişim kurmak,
• Müşterilerin rahatsız olduğu durumlar ile alakalı bilgileri ve şikayetleri almak, bu sorunlara uygun çözümler üretmek,
• Müşterilerin sorunlarına çözüm bulabilmek adına gerekirse yetkili birimlere yönlendirme sağlamak,
• İşletmenin verimini artırabilmek için yönetim birimleri ve müşteri arasında irtibatı dengeli biçimde sağlamak,
• Hizmet verilecek alanlar veya satılacak ürünler hakkında müşterilerin tüm sorularına cevap verebilecek kadar detaylı bilgiye sahip olmak,
• Müşterilerin geri bildirimlerini daha net anlamak adına anketler düzenlemek,
• Müşterilerin geri bildirimlerini, hizmet süreçlerini iyileştirmek için ilgili birimlere iletmek,
• Müşterilerin tüm kayıtlarını gizli tutmak ve gerekli bilgilendirmenin yapılmasının ardından görüşmeleri kayıt altına almak.

Müşteri hizmetleri yetkilisi olmak için ne gereklidir sorusuna şöyle cevap verilebilir; her alanda olduğu gibi müşteri hizmetleri yetkilisi olmak için de kişilerin bazı özelliklere sahip olmaları gerekir. Bunlardan en önemlisi şudur: Müşteri hizmetleri yetkilisi, kötü bir deneyim yaşamış müşterilerle sakin bir şekilde iletişim kurabilmelidir. Bununla beraber müşteri hizmetleri yetkilisinde şu özellikler de mutlaka bulunmalıdır:

• Yetkilinin ikna kabiliyeti yüksek olmalıdır.
• Telefonda etkili iletişim kurabilmelidir.
• Müşterinin sorunlarını dinleyebilmeli ve bu sorunlara çözüm odaklı yaklaşılmalıdır.
• Zaman yönetimi yapabilmelidir.
• Düzgün bir diksiyona sahip olmalıdır.
• Ekip çalışmasına uyum sağlayabilmelidir.
• Excel, PowerPoint gibi MS Office programlarına hâkim olmalıdır.
• Müşterilerin problemlerine ve sorunlarına etkili çözümler getirmelidir.
• Çoklu görevleri önceliklerine göre ayırabilmelidir.
• Dış görünüşüne özen göstermelidir.