Sekreter Nedir, Nasıl Olunur?

Sekreterlerin mesai saatleri genellikle işverenin ihtiyaçları, yer aldığı sektör ve çalışılan kuruma göre değişiklik gösterebilir. Genellikle standart mesai saatleri uygulanır. Bu süreç, hafta içi iş günleri boyunca 9 ila 17 saatleri arasını kapsar. Bununla birlikte standart saatler, bazı durumlarda değişebilir ve esneklik gerektirebilir. Bazı sekreterler, özellikle üst düzey yöneticilere destek vermek üzere gerektiğinde daha uzun saatler çalışabilir. Özellikle toplantıların, etkinliklerin veya acil durumların olduğu zamanlarda esneklik göstermek gerekebilir. Ayrıca bazı sektörlerde veya belirli işlerde vardiya düzenlemeleri olabilir. Hastane ya da poliklinik gibi sağlık kurumlarında çalışan sekreterler, gece vardiyaları dahil olmak üzere farklı saatlerde çalışabilir. Evden çalışma da modern iş dünyasında yaygın şekilde uygulanır. Bu durum sekreterlerin bazı görevlerini uzaktan gerçekleştirebilmesine imkanı sağlayabilir. Bu hususlar, mesai saatlerinin farklı olmasına ve uzaktan çalışma imkanlarına yol açabilir. Sekreter çalışma saatleri; işletmeye, sektöre ve pozisyona göre değişiklik gösterir. Bazı sekreterler standart iş saatlerine bağlı kalırken kimileri esnek çalışma saatleriyle veya özel ihtiyaçlara göre uyarlanmış programlarla çalışabilir.

Sekreter olarak görev alan kişilerin oldukça düzenli bir çalışma saati olduğu için esnek denmesi mümkün olmaz. Bu sebeple bu işi yapacak kişilerin işe giriş çıkış saatlerine dikkat etmesi ve dakik olması oldukça önemlidir. Sekreterler iş yerlerine genellikle patrondan önce gelir ve o çıktıktan sonra çıkar. Bu sebeple bu mesleği yapmayı seviyorsan düzenli bir hayatının olmasına dikkat etmelisin. Geç kalmalar bu meslek grubunda kabul edilen hatalar arasında yer almaz. Bu mesleği yapacak kişilerin çalışma saatlerine dikkat etmesi işlerinin önemli bir parçası olacaktır. Sekreter nasıl olunur merak edenler için bu konularda dikkatli olunması gerekir. 

Sekreterlik gibi genel ofis pozisyonları için belirli bir yaş sınırı bulunmaz. Bu tür mesleklerde genellikle deneyim, eğitim ve beceri odaklı olarak işe alım yapılır. Yaş yerine adayın nitelikleri, eğitimi, deneyimi ve uygun becerilere sahip olması değerlendirilir. Genellikle sekreterlik pozisyonları için adaylarda yaş kriteri yerine bazı temel nitelikler aranır. Bunun yanı sıra belirli sektörler veya pozisyonlar için yeterli düzeyde deneyim aranabilir. Bu deneyim seviyesi kimi zaman yaşla ilişkilendirilebilir. Ancak bu genel bir kural değildir ve yaş sınırı çoğunlukla belirli yasal düzenlemeler, işveren politikaları ya da pozisyonun gereklilikleri ile bağlantılı olabilir. Bu bağlamda, sekreterlik gibi ofis pozisyonlarına başvuracak adayların genellikle yetkinliklerine odaklanması, pozisyonun gerektirdiği beceri ve deneyimleri sunabilmeleri önemlidir. Yaş sınırı konusunda genel bir kural bulunmamakla birlikte deneyim, beceri ve uygun eğitim adayların iş bulma sürecinde daha belirleyici olabilir.

Sekreterlik yapan kişiler genellikle en az 18 yaşındadır. Bunun altındaki kişilerin staj dışında çalışması mümkün olmaz. Bu yasal olarak mümkün değildir. Bu kişiler eğer lise mezunu ise 18 yaş uygun olacaktır lisans diploması olan bir kişi ise çalışmaya en erken 24 yaşında başlar. Yasal sorumluluklar dışında bu meslekle ilgili bir yaş sınırının olmadığı bilinir. Eğer sen de sekreter olarak görev almak istiyorsan bununla ilgili iş ilanlarına göz atabilir, aranan tüm şartları okuyabilir ve buna göre iş başvurularını yapabilirsin. İş ilanlarında aranan özelliklerden birisi lisans mezunu olmak ise bu durumda erken yaşta staj yapmaya başlayabilir, iş için yeterli deneyim kazandıktan ve üniversiteden mezun olduktan sonra çalışmaya tam zamanlı olarak devam edebilirsin.

Sekreterlik mesleği organizasyonun ve ofis yönetiminin önemli bir parçasıdır ve günümüzde Türkiye'nin birçok yerinde bu mesleği yapma imkanı bulunur. Sekreter özellikleri şu şekilde sıralanabilir:

• İletişim Becerileri: Sekreterlerin, etkili iletişim kurabilme yeteneğine sahip olması talep edilir. Hem yazılı hem de sözlü iletişimde başarılı olması ve gelen çağrılara ya da ziyaretçilere profesyonelce yanıt verebilmesi önemlidir.
• Organizasyon ve Planlama: Randevuları düzenleme, toplantıları koordine etme, belgeleri yönetme gibi işler için organizasyon becerilerine sahip olması önemlidir.
• Teknoloji Kullanımı: Sekreterlerin ofis yazılımı, e-posta ve diğer iletişim araçlarını etkili bir şekilde kullanabilmesi talep edilir. Bilgisayar ve ofis ekipmanlarını verimli bir şekilde kullanarak görevlerini yerine getirmeleri gerekir.
• Gizlilik ve Güvenilirlik: Hassas bilgilere erişimleri olabilir, bu nedenle gizlilik ve güvenilirlik büyük önem taşır.
• Dikkat ve Detay Odaklılık: Belgelerin doğruluğunu sağlamak, detaylara dikkat etmek ve işleri titizlikle yönetmek gerekliliği bu alanda çalışmak isteyen kişiler için oldukça önemlidir.
• Esneklik ve Çözüm Odaklılık: Beklenmedik durumlarla başa çıkmak ve değişen koşullara uyum sağlayabilme yeteneği önemlidir.
• Takım Çalışması: Diğer personelle iş birliği içinde çalışabilme yeteneği de önemlidir. Bir ekip içinde etkili şekilde iş birliği yapabilmek, verimliliği artırabilir.
• Yönetim Yetenekleri: Zamanı etkili kullanma, acil işleri önceliklendirme ve birden fazla görevi aynı anda yönetme yeteneği gerekir.

Bu özellikler, sekreterlerin genellikle ofis ortamlarında etkin bir şekilde çalışabilmesi için işverenler tarafından talep edilir. Sekreterlik, genel organizasyonun işleyişinde oldukça kritik bir rol oynar ve işletmenin günlük operasyonlarında önemli bir destek sağlar.

Sekreterlik pozisyonu; organize olmak, iletişim kurmak ve çoklu görevleri yönetmek gibi beceriler gerektirir. Bu meslekte başarılı ve kariyer sahibi olmak için bazı nitelikler önemlidir. Sekreter olmak isteyenler kişiler için bazı tavsiyeler şu şekilde sıralanabilir:

• Eğitim ve Gelişim: İlgili alanda eğitim almak önemlidir. Özellikle ofis yönetimi, sekreterlik veya ilgili bir alanda diploma ya da sertifika programlarına katılmak bu meslekte başarıya ulaşmak için tavsiye edilir. Bu programlar, temel becerilerini geliştirmene ve ofis ortamında kullanılan araçları öğrenmene yardımcı olabilir.
• Deneyim Kazanmak: Staj veya gönüllü çalışma gibi fırsatları değerlendirerek sektörde deneyim kazanabilirsin. Bu deneyim, iş ortamında nasıl çalışacağını anlamana ve pratik becerilerini geliştirmene yardımcı olabilir.
• İletişim Becerilerini Geliştirmek: Sekreterlik, iletişim becerilerinin önemli olduğu bir alandır. Etkili iletişim kurmak, telefonla konuşmak, e-posta yazmak gibi becerileri geliştirmek önemlidir.
• Ofis Yazılımlarını ve Teknolojiyi Öğrenmek: Bilgisayar ve ofis yazılımlarını etkin bir şekilde kullanabilmek önemlidir. MS Office programları, e-posta yönetimi, dosya düzenlemek gibi beceriler bu alanın temel gereksinimleri arasında yer alır.
• Detaylara Dikkat Etmek: Belgeleri düzenlemek, dosyaları organize etmek gibi görevlerde dikkatli olmak önemlidir. Detaylara hakim olmak ve belgeleri düzenli bir şekilde yönetmek işlerin verimli yürütülmesini sağlar. 
• Esneklik ve Çözüm Odaklılık: Beklenmedik durumlara karşı esnek olmak, hızlı çözüm üretebilmek önemlidir. Zorluklarla karşılaşıldığında çözüm odaklı olmak, işleri daha etkin bir şekilde yönetmeyi sağlar.
• Ağ Oluşturmak: İlgili alanda yer alan profesyonellerle iletişim kurmak, endüstri içindeki gelişmeleri takip etmek ve fırsatlar yaratmak adına ağını genişletmek önemlidir.

Sekreter, bir takımın parçası veya bireysel olarak profesyonellere idari destek sağlar. Sekreterin üstlendiği rol, sektöre, işverenin büyüklüğüne ve sorumluluk seviyelerine göre farklılıklar gösterir. Sekreter görevleri, tanımı şu başlıklar altında toplanabilir;

• Çağrıları cevaplamak, mesajları not almak ve yazışmaları yönetmek,
• Müşterileri kabul etmek, ilgili birimlere yönlendirmek,
• Günlük iş raporu tutmak,
• Randevuları ayarlamak,
• Toplantı tarihlerini düzenlemek ve taraflara hatırlatmak,
• İş yükünü önceliklendirmek,
• Seyahat planlamalarını yapmak,
• Yeni prosedürleri ve idari sistem değişikliklerini uygulamak,
• İlgili kuruluşlar ve müşterilerle iletişim kurmak,
• Fatura ve giderleri kaydetmek veya işlemek,
• Veri tabanını yedekleyerek şirket bilgilerini güvence altına almak,
• Stok durumunu kontrol ederek ofis malzemeleri envanterini tutmak; ihtiyaç duyulan malzemeleri öngörmek; sarf malzemesi siparişlerini vermek ve hızlandırmak; sarf malzemelerinin alındığını doğrulamak,
• Müşteri bilgileri gizliliğini korumak sekreter ne iş yapar sorusunun cevapları arasında yer alır. 

Görev ve sorumlulukların, işveren kuruma ve pozisyonuna bağlı olarak değişim gösterebilir. Örneğin; Ankara idari sekreter iş ilanlarında büro makinelerini kullanmaktan telefon görüşmelerine, evrak iletmekten arşivlemeye kadar pek çok görev mevcut olabilir. Bu noktada Ankara sekreter iş ilanlarını inceleyerek sorumluluklarını öğrenebilirsin.

Sekreter ne demek bakıldığı zaman, bir şirket veya yönetici için temel büro, organizasyon ve ofis sorumluluklarını yerine getiren kişiye verilen mesleki unvan olduğu görülür. Sekreter, ofise gelen insanlara profesyonel bir karşılama sunarak iş imajını yansıtır. Sen de sekreter olma şartları karşılayarak bu mesleği icra edebilirsin.

Sekreterler çalıştığı yerlerde birçok görevi yerine getiren, idari sorumluluğu da sağlayan kişilerdir. Her bir sekreterin görevi çalıştığı yere ve deneyimine göre farklılık içerebilir. Bu kişiler genellikle yöneticisine bağlı biçimde çalışır ve sekreterliğin farklı görev tanımları bulunur.

Sekreter çeşitleri de farklı iş kollarında çalışmayı gerektirebildiği gibi farklı görev ve sorumlulukları da içerir. En bilinen sekreter çeşitleri arasında şunlar yer alır: 

• Fakülte sekreteri: Bu mesleği yapan kişi fakültelerde çalışır ve buradaki idari işlerden sorumlu olur. İlgili birimdeki her şeyi raporlayan sekreterin diğer bir görevi ise genel ve teknik idari çalışanlarının görevlerini tanımlamaktır. Bu kişilerin yaptığı işleri de sekreter takip eder ve her birimin kendine özel bir sekreteri olur. 
• Sayfa sekreteri: Sekreter çeşitlerinden birisi de sayfa sekreteridir. Bu görevi yapan kişi yazılı basın sektöründe çalışır. Yazılı basın organında çıkan resim, yazı gibi materyalleri okuyucunun seveceği şekilde düzenler ve basıma hazır hale getirir. Tüm bu aşamalardaki çalışmalardan sayfa sekreteri sorumlu olur. Gazete ve dergiler ana çalışma alanı olur.
• İdari sekreter: Herhangi bir organizasyonun idaresini elinde tutan kişilere idari sekreter denir. Bu kişiler doğrudan yöneticiler ile birlikte çalışır ve onlara destek olur. Randevuları ayarlama, ofis işlerini düzenleme, toplantı notlarını ayarlama, ofis çalışanlarını kontrol etme görevleri bir idari sekreterin ana görevleri arasında yer alır. 
• İcra kurulu sekreteri: İcra kurulu sekreterlerleri icra kurumlarında çalışır ve oradaki idari işlerinden sorumludur. Diğer sekreter türleri gibi ofisi düzenler, toplantı ayarlar ve randevuları takip ederler. Bu kişiler de direkt olarak yönetim kadrosu ile birlikte çalışır.
• Yönetici sekreteri: Bu sekreter türünde kişi doğrudan yöneticisine bağlıdır, onunla birlikte çalışır ve bazen kişisel asistanın yapacağı işleri de bu kişi yapabilir. Yöneticinin randevularını ayarlar, toplantıları düzenler, yöneticinin işlerini kontrol eder ve telefonlarıyla ilgilenir. E postları yanıtlama, dosya ve belgeleri düzenlemek de bu kişinin görev ve sorumlulukları arasında ilk sırada yer alır.

Sekreter çeşitleri arasında şube sekreteri, ticari işletme sekreterliği, teknik sekreterlik, hukuk sekreterliği, muhasebe ve finans sekreterliği gibi birçok çeşit yer alır. Her sektördeki sekreter iş tanımı birbirinden farklıdır ve maaşları da buna göre farklılık gösterebilir. Her birisi ile ilgili genellikle farklı iş ilanları açılır. Bu mesleği yapacaksan bu tarz detaylara dikkat etmeli, senin için en uygun olan çeşiti araştırmalı ve ona göre iş başvurusu yapmalısın. 

Üniversitelerin iki yıllık Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı ön lisans programlarından mezun olarak sekreter unvanına hak kazanılır. Sekreter olmak için bazı koşulları karşılaman gerekir. Örneğin; tıbbi sekreter iş ilanlarına başvuru yapmak istiyorsan Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulundan mezun olmak gerekir. Aynı zamanda ilgili kurslara katılarak sertifika da alınabilir. Sen de sekreter iş ilanlarını inceleyerek hangi koşulları tamamlamış olman gerektiğini öğrenebilirsin.

Nasıl sekreter olunur merak edilen sorulardan birisidir. Kişinin ilgili ön lisans programından mezun olduktan sonra iş ilanlarına başvurması ile birlikte sekreter olması mümkündür. Bu kişilerin düzenli, detaylara dikkat edebilen, sorumluluk sahibi kişiler olması beklenir. Bu meslekte genellikle üniversite diploması aranmadığı için genç yaşta staj yaparak deneyim kazanmak avantajlı olacaktır.

Sekreter stajı yapmak için kariyer.net üzerinden tüm staj ilanlarını düzenli olarak takip edebilirsin. Sekreter nasıl olunur için en önemli cevap kişinin bu işi istemesi ve iş ilanlarını takip etmesi ile ilgilidir. Yabancı dil bilmek de özellikle global şirketlerde artı bir özelliktir. 

Sekreterin, öncelikli olarak insan ilişkileri kuvvetli ve öz disiplin sahibi olması beklenir. İşverenlerin bir sekreterde aradığı diğer özellikler arasında şunlar ilk sırada yer alır: 

• İş ve zaman yönetimi becerisi göstermek,
• Detaylara dikkat etmek,
• Sözlü ve yazılı iyi bir iletişim kabiliyetine sahip olmak,
• Proaktif olmak ve inisiyatif kullanabilmek,
• Çelişen talepleri yönetme, görevleri ve iş yükünü önceliklendirme becerisine sahip olmak,
• Microsoft Office Suite programlarını kullanabilmek,
• Yoğun iş temposuna uyum sağlayabilmek,
• Çalışmalarını asgari denetimle gerçekleştirecek motivasyona sahip olmak,
• Son teslim tarihine riayet etmek,
• Esnek olmak,
• Sabırlı olmak,
• Erkek adaylar için askerlik yükümlülüğü bulunmamak; görevini tamamlamış, tecil ettirmiş ya da muaf olmak.

Sekreter olmak üniversite diploması şart olmasa da artı bir avantaj sağlar. Bu mesleği en iyi şekilde yapabilmek için kişiler üniversitelerin büro yönetimi ve sekreterlik (MYO) veya büro yönetimi ve yönetici asistanlığı bölümlerinden mezun olması gerekir. Bu bölümler 2 yıllık ön lisans programlardır ve ülkemizde birçok üniversitede yer alan bölümlerdir. Sekreter olmak için hangi bölüm okunmalı sorusunun diğer bir cevabı ise İşletme bölümüdür. Ülkemizdeki üniversitelerde en çok bulunan bölümler arasında İşletme yer alır ve bu bir lisans programıdır.

Bazı İşletme fakültelerinde dersler İngilizce verilir. Bu eğitimi almış kişiler de daha sonrasında sekreter ya da yönetici asistanı olabilir. İngilizce bilmek yabancı toplantıları doğru biçimde takip edebilmek için önemli özellikler arasında yer alır. Bu bölümlerin olduğu fakülteler genellikle İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi olarak anılır. Bu bölümlerde çok öğrenci bulunur ve mezun olunması durumunda kişi birçok farklı işte kolaylıkla iş bulabilir. Sekreterlik de bunlar arasında ilk sıralarda yer alır ve Türkiye'nin birçok bölgesinde bu işi yapmak mümkündür. Her gün birçok sekreterlik iş ilanı açılır ve bu ilanlar farklı il ve ilçelerdeki işleri kapsar. İşle ilgili tüm detaylar ve ilanlar için Kariyer.net'i düzenli olarak takip edebilirsin. Bu iş bulmanı kolaylaştıran bir etken olacaktır. 

Sekreterlerin çalışma koşulları disiplinli olmayı gerektirir. Bu mesleği yapan kişilerin çalışacağı alana da göre de koşulları değişir. Bazıları devlet kurumlarında çalışırken bazıları ise özel kurumlarda çalışır. En çok iş imkanını özel sektörde bulmak mümkündür.

Bu meslekte genellikle sabah erken saatte iş başlar, akşam mesai çok olmaz ama kişi bazen mesai saati sonrasında toplantılara katılmak zorunda  kalabilir. Hafta sonu genellikle çalışma yoktur. Bazı iş yerlerinde ise daha yoğun bir çalışma gerekebilir. Sekreter genellikle büyük iş yerlerinde, ofis ortamında çalışır. 

Bazı ofisler ise çok küçük olabilir ve sekreter az bir idari kadro ile birlikte çalışıyor olabilir. Sekreter maaşları da kişinin deneyimine, mezun olduğu okullara, sahip olduğu yetkinliklere ve çalıştığı yere göre değişir. Belirli bir maaş oranı söylemek mümkün değildir. Bir sekreterin ortalama maaşı hakkında bilgi sahibi olmak için ise Kariyer.net üzerinden bir araştırma yapabilirsin. Sekreter maaşı ortalama rakamı nedir bunu öğrenebilir ve buna göre iş başvurularını yapabilirsin. Mülakatlarda sana maaş sorulduğu durumda ortalamayı bilmek iyi bir avantaj olacaktır ve buna göre cevap verebilirsin. 

Sekreterlik yapan kişilerin yabancı dil bilmesi önemli olsa da en önemli yetkinlik bilgisayar programlarının bilinmesidir. Belli başlı programları bilmek bir sekreterde aranan özellikler arasında ilk sırada yer alır.

Eğer bilgisayar programı bilmiyorsan ya da kendini bu anlamda yetersiz görüyorsan bu durumda belediye tarafından açılan kurslara ya da özel kurslara katılabilir. Bu programlar eğitmenler eşliğinde yapılır ve genellikle birkaç aylık programları kapsar. Devlet tarafından verilen kurslar aynı zamanda ücretsiz olduğu için katılım oldukça kolaydır. Kurs sonunda sınavlar yapılır ve başarı gösteren kişilere sertifika verilir. İş görüşmelerinde bu sertifika ve kurstan bahsedebilir, bu kursları CV'ne de rahatlıkla ekleyebilirsin. 

Sertifika programları birçok farklı konuyu içerir ve bu konularda kolaylıkla yetkinlik kazanmanı sağlar. Bilgisayar programlarının birçoğunu bu kurslarda bulmak ve kayıt olmak mümkündür. Kayıt işlemleri için sana en yakın belediye binasına gidebilir ve kayıt işlemlerini yapabilirsin. Bu kurslar her yıl belli dönemlerde açılır, bunun takibini yapmak yeterli olacaktır.