Ön Büro ve İdari İşler Elemanı

BİLGİNOĞLU ENDÜSTRİ MALZEMELERİ SANAYİ VE TİC. A.Ş

• Santral telefonlarına cevap vermek
• Gelen aramaları konuya göre ilgili kişilere aktarmak
• Gerektiği durumlarda gelen aramalar ile ilgili notları alıp ilgili kişilere iletmek
• Sipariş, teklif, müşteri isteği vs. gibi konularda gelen talepleri not alıp ilgili kişilere iletmek
• Satış ve muhasebeyi ilgilendiren faks ve mailleri göndermek ve gelen faks ve mailleri ilgili birimlere iletmek
• Satış bölümünün günlük araç planını oluşturmak
• Ofise gelen müşterileri karşılamak ve ilgili birimlere bilgi vermek
• Ön büroya gelen müşterilerden ödemeleri tahsil edip makbuzlarını kesmek
• Gerektiği durumlarda depo bölümüne kargoların hazırlanmasında yardımcı olmak
• Tamir için gelen ürünleri teslim almak ve ilgili bölümlere iletmek
• İş görüşmeleri için randevuları organize etmek. İş ilanlarını takip ve tasnif etmek
• Ofisin aylık genel alışveriş, kırtasiye ve toner ihtiyaçlarını listelemek
• Fatura-irsaliye, gelen-giden evrak dosyasını yapmak ve İzmir’e gönderilecek fatura dosyasını oluşturmak. Gelen ve giden evrak defteri tutmak
• Gelen kargoları teslim alarak ilgilisine iletmek, gidecek evrak kargolarını hazırlamak ve göndermek
• Diğer idari konularda Şube Müdürü'nün verdiği görevleri yapmak. Firma içi ve dışı idari organizasyonlarda aktif olarak görev almak
• Fuar dönemlerinde ve firmanın katıldığı fuarlarda her türlü İdari konularda görev yapmak
• Seyahate çıkacak personel için otel ve uçak bileti rezervasyonları yapmak, uçak biletlerini almak. Aynı şekilde yurtdışından gelen ziyaretçiler için otel rezervasyonları yaptırmak
• Şirket içi ve şirket dışı (diğer kurumlar) iletişim süreçlerini doğru bir şekilde yerine getirmek