Dernek Sekretarya Sorumlusu

Gizli Firma

DERNEK SEKRETARYA SORUMLUSU 

Çalışma Şekli: Tam Zamanlı 

Lokasyon: Ünye / Fatsa 

Derneğimizin faaliyetlerinin düzenli ve etkin şekilde yürütülmesine destek olmak; üyeler, kamu kurumları, danışmanlar ve diğer paydaşlarla gerçekleştirilen süreçlerin hazırlık, iletişim ve takibini sağlamak üzere Dernek Sekretarya Sorumlusu arıyoruz. 

Bu pozisyonda görev alacak kişinin; gündemdeki konulara ilişkin gerekli bilgi ve belgeleri hazırlaması, ilgili konuları değerlendirme ve onaya sunması, alınan kararlar doğrultusunda gerekli iletişim ve koordinasyonu sağlaması ve belirlenen aksiyonları sonuçlanana kadar takip etmesi beklenmektedir. 

Pozisyonun temel odağı; dernek faaliyetlerinin düzenli ilerlemesine destek olmak, gerekli hazırlıkları zamanında yapmak ve karar, evrak, aksiyon ve son tarihlerin sistemli şekilde takibini sağlamaktır. 

Genel Nitelikler 

* Tercihen üniversitelerin ilgili bölümlerinden mezun, 

* Tercihen İngilizce yazışmaları yürütebilecek ve gerektiğinde sözlü iletişim kurabilecek seviyede İngilizce bilgisine sahip, 

* Tercihen dernekler mevzuatı, resmi yazışmalar ve idari süreçler konusunda bilgi veya deneyim sahibi, 

* MS Office programlarını etkin kullanabilen, 

* Yazışma, raporlama ve dokümantasyon becerileri güçlü, 

* Planlama, organizasyon ve takip becerileri gelişmiş, 

* Aynı anda birden fazla işi ve son tarihi sistemli şekilde takip edebilen, 

* Yazılı ve sözlü iletişim becerileri güçlü, 

* Farklı kişi ve kurumlarla sağlıklı iletişim ve koordinasyon kurabilen, 

* Düzenli, dikkatli, sorumluluk sahibi ve takipçi, 

* Gizlilik gerektiren bilgi ve belgeler konusunda hassas, 

* Tercihen dernek, oda, birlik, STK veya benzer yapılarda deneyim sahibi. 

Görev ve Sorumluluklar 

* Derneğin günlük sekretarya ve idari süreçlerine destek olmak, 

* Gelen ve giden yazışma, evrak ve taleplerin kayıt ve takibini yapmak, 

* Gündemdeki konulara ilişkin gerekli bilgi, belge ve ön hazırlıkları yaparak değerlendirme ve onaya sunmak, 

* Alınan kararlar doğrultusunda belirlenen aksiyonları, sorumluları ve son tarihleri takip etmek; gerekli hatırlatma ve bilgilendirmeleri yapmak, 

* Yönetim ve üye toplantılarının organizasyonuna destek olmak; gündem, bilgi ve doküman hazırlıklarını yapmak, toplantı tutanaklarını ve alınan kararları kayıt altına almak, 

* Üye kayıtlarını ve iletişim bilgilerini güncel tutmak; üyelerle yapılacak duyuru, bilgilendirme, toplantı ve diğer iletişim süreçlerini takip etmek, 

* Yeni üyelik başvuruları ve üyelik süreçlerine ilişkin bilgi ve evrakların takibini yapmak, 

* Üyelik aidatlarının takibinde mali müşavir ile koordineli çalışmak; gerekli bilgi, belge ve üye bilgilendirmelerine destek olmak, 

* Mali müşavir, avukat ve diğer danışmanlarla yürütülen süreçlerde ihtiyaç duyulan bilgi ve belgeleri hazırlamak, iletişim ve takibe destek olmak, 

* Bakanlıklar, kamu kurumları, odalar, birlikler ve diğer ilgili kuruluşlarla gerçekleştirilecek yazışmalar için gerekli hazırlıkları yapmak, 

* Dilekçe, görüş yazısı, başvuru ve benzeri dokümanların taslaklarını hazırlayarak değerlendirme ve onaya sunmak; onay sonrasında gerekli takipleri yapmak, 

* Genel Kurul ve benzeri yasal süreçlerin çağrı, gündem, evrak ve organizasyon hazırlıklarına destek olmak, 

* Derneğin önemli toplantı, başvuru, bildirim ve diğer yükümlülüklerini içeren yıllık takip takvimini güncel tutmak ve yaklaşan son tarihleri takip etmek, 

* Dernek tarafından gerçekleştirilecek toplantı, etkinlik, ziyaret, fuar ve diğer organizasyonların hazırlıklarına destek olmak; katılımcı, davet, program, mekan, ulaşım ve benzeri süreçlerin takibini yapmak, 

* Üyelere ve diğer paydaşlara yönelik duyuru ve bilgilendirme metinlerini hazırlamak ve onay sonrasında paylaşılmasını sağlamak, 

* Gerektiğinde yurt dışındaki kurum ve paydaşlarla İngilizce yazışmaları yürütmek ve uluslararası toplantı/etkinliklerin hazırlıklarına destek olmak, 

* Derneğe ait karar, sözleşme, protokol, resmi yazışma, üye belgesi ve diğer dokümanların düzenli şekilde arşivlenmesini sağlamak, 

* Geçmiş karar ve yazışmalara kolaylıkla ulaşılabilecek düzenli bir dokümantasyon ve arşiv sistemi oluşturulmasına ve sürdürülmesine destek olmak. 

Aramıza katılacak çalışma arkadaşımızdan; güçlü bir takip disipliniyle derneğin farklı paydaşları arasındaki bilgi ve iş akışını desteklemesini, gerekli hazırlıkları zamanında tamamlamasını ve yürütülen süreçlerin düzenli ilerlemesine katkı sağlamasını bekliyoruz.