Ofis Asistanı

Araf yapı

ARAF YAPI — SEKRETER / OFİS ASİSTANI

Araf Yapı bünyesinde, ofisimizin giriş ve karşılama alanında görev alacak; ziyaretçi karşılamadan telefon trafiğine, evrak takibinden günlük organizasyona kadar ofis işlerinin düzenli yürütülmesini sağlayacak, tam zamanlı çalışacakSekreter / Ofis Asistanı arıyoruz.

Genel Nitelikler

• En az lise, tercihen ilgili ön lisans veya lisans bölümlerinden mezun,

• Tercihen sekreterlik, danışma, ön büro veya ofis asistanlığı alanlarında deneyimli,

• MS Office programlarını kullanabilen, e-posta ve dijital evrak takibi yapabilen,

• Sözlü ve yazılı iletişimi güçlü, telefonda etkili ve nazik iletişim kurabilen,

• Planlama, organizasyon ve iş takibi becerileri gelişmiş,

• Birden fazla işi öncelik sırasına göre düzenleyebilen,

• Güler yüzlü, özenli ve kurumsal temsil bilincine sahip,

• Detaylara dikkat eden, sorumluluk sahibi ve çözüm odaklı,

• Ekip çalışmasına uyumlu, farklı birimler arasındaki iletişimi destekleyebilen,

• Şirket bilgilerinin ve kişisel verilerin gizliliğine özen gösteren.

İş Tanımı

• Ofisin giriş ve karşılama alanında görev alarak gelen ziyaretçileri, müşterileri ve iş ortaklarını karşılamak, ilgili kişilere yönlendirmek,

• Gelen telefonları yanıtlamak, aramaları ilgili kişilere aktarmak ve iletilen notların takibini yapmak,

• Genel e-posta ve iletişim kanallarına gelen talepleri ilgili birimlere iletmek,

• Yönetimin randevu, toplantı ve günlük programlarının organizasyonuna destek olmak,

• Toplantı odalarının kullanıma hazır olmasını sağlamak, ikram ve hazırlık süreçlerini ilgili personelle koordine etmek,

• Gelen ve giden evrak, kargo ve kurye işlemlerini takip etmek,

• Belgelerin dosyalanmasını, taranmasını ve dijital veya fiziki ortamda düzenli arşivlenmesini sağlamak,

• Müşterilerden ve iş ortaklarından gelen bilgi ve belge taleplerini kayıt altına alarak ilgili birimlere yönlendirmek,

• Ofis malzemelerinin ve kırtasiye ihtiyaçlarının takibini yapmak, gerekli tedarik süreçlerini koordine etmek,

• Ofisin temizlik, mutfak, bakım ve teknik servis ihtiyaçlarını ilgili kişilerle takip etmek,

• Yönetim, muhasebe ve saha ekipleri arasındaki evrak ve bilgi akışına destek olmak,

• Günlük ofis işlerini takip ederek eksiklerin zamanında giderilmesini ve işleyişin düzenli sürdürülmesini sağlamak.

Çalışma Şekli: Tam zamanlı