Yönetici Asistanı

Güzeller Eğitim Kurumları ( Özel Adem Ceylan Final Teknik Koleji )

Pozisyonun Amacı:

Yönetici asistanı, yöneticinin günlük iş yükünü hafifletmek, takvim ve toplantı düzenini organize etmek, seyahat ve iş toplantılarını planlamak ve yöneticiye gerekli idari desteği sağlamak amacıyla çalışacaktır. Bu pozisyon, iş süreçlerinin verimli ve organize şekilde yürütülmesine katkı sağlar.

Ana Görev ve Sorumluluklar:

1. Takvim Yönetimi:
   • Yöneticinin günlük, haftalık ve aylık iş takvimini düzenlemek.
   • Toplantı, etkinlik ve görüşmeleri organize etmek, hatırlatmalar yapmak.
   • Yöneticinin zamanını en verimli şekilde kullanmasını sağlamak.
2. İletişim ve Koordinasyon:
   • İç ve dış yazışmaların, e-posta trafiğinin yönetilmesi ve gerekli cevabın verilmesi.
   • Yöneticinin diğer departmanlarla, öğrencilerle, velilerle ve iş ortaklarıyla olan iletişimini koordine etmek.
   • Yöneticiyi temsilen telefon görüşmeleri ve yazılı iletişimler yapmak.
   • Görüştüğü insanlarla olan iletişimi koordine etmek ve güçlendirmek.
3. Toplantı Hazırlıkları:
   • Yönetici için toplantı gündemini oluşturmak ve gerekli belgeleri hazırlamak.
   • Toplantı notları tutmak ve alınan aksiyonları takip etmek.
   • Gerekirse, toplantılardan sonra raporlama ve sunum hazırlamak.
4. Seyahat Organizasyonu:
   • Yurt içi ve yurt dışı seyahat planlamaları yapmak.
   • Uçak bileti, otel rezervasyonları ve seyahat programlarını organize etmek.
   • Gerekli seyahat raporlarını hazırlamak ve masrafları takip etmek.
5. Doküman ve Rapor Hazırlama:
   • Gerekli doküman, rapor, sunum ve e-posta yazışmalarını hazırlamak.
   • Yöneticiye sunulacak bilgiler için veri toplamak, düzenlemek ve analiz etmek.
   • Ofis içi belgeleri ve evrakları organize etmek, arşivlemek.
   • Aldığı kartvizitleri CamCard sistemine doğru bir şekilde yüklemek.
   • Evrak düzenine yardımcı olmak.
6. Ofis Yönetimi Desteği:
   • Ofis içi idari işlerin organizasyonuna destek olmak.
   • Ofis malzeme ihtiyaçlarını belirlemek ve tedarik süreçlerini yönetmek.
   • Gelen ve giden kargoların, evrakların takibini yapmak.
   • Oda düzenleri ve kontrolünden sorumlu olmak.
7. Etkinlik ve Özel Gün Takibi:
   • Doğum günü, düğün, cenaze, çocuk doğumu, hastalık gibi süreçleri takip etmek.
   • Bu konularda yöneticiyi bilgilendirmek ve gerekli aksiyonları aldırmak.
8. Gizlilik ve Güvenlik:
   • Yöneticinin tüm özel ve kurumsal bilgilerinin gizliliğini sağlamak.
   • Hassas belgelerin doğru bir şekilde yönetilmesinden sorumlu olmak.

Aranan Nitelikler:

• Eğitim: İlgili bir alanda üniversite mezunu (tercihen İdari Bilimler, İşletme, İletişim, vb.).
• Deneyim: Yönetici asistanlığı veya benzer pozisyonlarda en az 3 yıl deneyim.
• Beceriler:
  • Güçlü yazılı ve sözlü iletişim yeteneği.
  • Organizasyon ve zaman yönetimi becerileri.
  • MS Office programlarına hakimiyet (özellikle Word, Excel, PowerPoint).
  • Detay odaklı, problem çözme ve inisiyatif alma yetkinliği.
  • Gizliliğe önem verme ve etik kurallara bağlılık.
  • Proaktif, esnek ve çözüm odaklı yaklaşım.
  • Stresli durumlarda sakin ve soğukkanlı kalabilme yeteneği.
  • Ekip ruhuna sahip olma ve ekip çalışmasına yatkınlık.
  • Kendini geliştirmeye odaklılık, öğrenmeye istekli olma.
  • İnsan ilişkilerinde tarafsızlık, herkese eşit mesafede yaklaşabilme.
• Dil Bilgisi: İyi seviyede İngilizce.

Tercih Edilen Nitelikler:

• Seyahat planlama ve organizasyon konusunda deneyim.
• Zaman yönetimi ve önceliklendirme konusunda üstün beceriler.
• Dijital araçlar ve takvim uygulamaları konusunda deneyim.
• Problem çözme konusunda analitik bir yaklaşıma sahip olma.
• CamCard veya benzeri uygulamaları etkin bir şekilde kullanabilme.
• Etkinlik ve özel gün takibi konusunda deneyim ve hassasiyet.
• Ofis ve oda düzeni konusunda titiz ve sorumluluk sahibi olma.