Ofis Asistanı Nedir, Nasıl Olunur?

Çalışmakta olduğu işletmelerde kendi sorumluluğu dahilinde bulunan idari işlemleri gerçekleştirmekle yükümlü kişiye ofis asistanı denir. Sektörel olarak ele alındığında bu meslek, en çok özel sektörde verilen ilanlarda görülür. Bunun sebebi, ofis asistanına duyulan ihtiyaçtır. Ofis asistanı ne demek sorusu şöyle yanıtlanabilir; genel anlamda iş yeri içerisindeki birçok farklı alan ve departmanda aktif olarak rol oynayan kişidir. Günlük olarak yürütülen idari işlemlerin yanı sıra müşteriler ile iletişim içerisinde olup gelen taleplere bağlı olarak talepleri farklı birimlere yönlendirme, gerekli işlemlerin daha planlı ve organize işlemesini sağlama görevlerinden yalnızca birkaçıdır. Dolayısıyla istisnai durumlar haricinde günlük işleyiş ofis asistanları tarafından sağlanır.

 Ofis asistanı ne iş yapar sorusuna şöyle cevap verebiliriz; çalışılan kuruma bağlı olarak görev tanımları değişebilse de temelde yönetici tarafından verilen görevleri yerine getirir. Bunun yanı sıra organizasyon aşamasında ve planlamada aktif olarak rol oynar. Aylık, haftalık ya da günlük düzende oluşturulan iş planı sonrası gerekli birimler ile koordineli bir şekilde, aynı zamanda yöneticiye bağlı olarak çalışmalar gerçekleştirir. Hazırlanan programlara randevu organizasyonu gibi iş kalemleri de dahil edilir. Asistanın, ofis içinde; planlama, yazışma yapma ve haberleşmeyi sağlama gibi birçok görevi bulunur. Ofis asistanı görev tanımı şöyle özetlenebilir;

• Firma içi etkinlikler ve toplantı organizasyonları düzenlemek.
• Doğru iletişim kanalları kullanarak sağlıklı veri akışını sağlamak.
• Bilgi güvenliğine dikkat etmek.
• Yöneticinin ve müşteri taleplerinin kontrollü bir şekilde yerine getirilmesini sağlamak.
• Doğru zaman yönetimiyle belirlenen plana uygun olarak hareket etmek.

Ofis asistanı iş tanımı içerisinde eğitim alınması gereken bölümden de bahsedilir. Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı bölümü okumak alternatifler arasındadır. Bazı şirketler ön koşul olarak en az ön lisans mezunu olunmasını ister. Dolayısıyla kişinin ilgili alanda eğitim almasının yanı sıra şu niteliklere sahip olması da gerekir; iyi derecede bilgisayar becerisi, MS Office programlarına hâkim olma, ofis ekipmanlarını doğru kullanılabilmesi ve yabancı dil bilgisi. Teknolojik ilerlemeler ile her alanda olduğu gibi bu alanda da işe alım şartları bu doğrultuda şekillenir. Dolayısıyla ofis asistanı olmak için görev yapılacak kurumun sektörü de dikkate alınarak gerekli yetkinliklere sahip olmak gerekir. Bilgisayar ve yabancı dil bilgisinin yanı sıra organizasyon, ekip çalışması, kişisel gelişim ve etkili iletişim gibi konularda alınacak eğitimler de bu görev için önem taşır.

Farklı sektörlerde faaliyet gösteren kurumların ofislerinde görev alan ofis asistanları; tekstil, gıda, teknoloji, bilişim, sağlık ve eğitim gibi alanlarda çalışabilirler. Aldıkları eğitimin de etkisiyle ofis asistanı maaşları farklılık gösterebilir. Ofis asistanı ne kadar maaş alır sorusuna değişken yanıtlar verilebilir. Çalışılan kurumun özellikleri, kişinin eğitim seviyesi ve tecrübesi bu konuda etkili olur. Bu pozisyon için iş başvurusunda bulunacak aday, şirket ya da kuruluşun kendisine uygun ve gelişmesine katkı sağlayacak bir sektör olup olmadığını değerlendirmelidir. Araştırma aşaması sonrası başvuruya uygun olarak hazırlanan bir özgeçmiş ile başvuruyu gerçekleştirir. Başvurunun ardından uygun görülmesi halinde aday ile görüşme talep edilebilir. Ardından şirket içerisinde gerçekleştirilecek mülakatta, ofis asistanı mülakat soruları aday tarafından cevaplanır. Adaylar arasından seçim yapan yetkililer, kişileri belirli kriterlerle değerlendirir. Adayla çalışmaya karar verilmesi hâlinde ise sorumluluk ve yükümlülükler hakkında gerekli bilgilendirme, insan kaynakları departmanı tarafından yapılır.

Ofis asistanı olarak çalışmak isteyen adaylar, Kariyer.net 'in ofis asistanı iş ilanları seçeneklerini inceleyebilirler. Bulunduğunuz şehir özelinde iş başvurusu yapmak isterseniz yine Kariyer.net'in filtreleme seçeneklerini kullanabilir, İstanbul'daki ilgili ilanları listelemek için İstanbul ofis asistanı iş ilanları seçeneklerini inceleyebilirsiniz.