Genel Müdür Asistanı

Gizli Firma

Yiyecek içecek sektöründe faaliyet gösteren şirketimizin Antalya operasyonunda Genel Müdür Asistanı pozisyonunda görev alacak, telefon, yazışma, dosyalama ve evrak dağıtım işlemlerinin yapılmasından sorumlu olacak, şirketimizin Genel Müdürü'ne destek sağlayarak, günlük operasyonların etkin bir şekilde yürütülmesine katkıda bulunacak, yönetim süreçlerini koordine edecek toplantı ve seyahat organizasyonlarını düzenleyecek ve etkili iletişim kurarak şirketimizin hedeflerine ulaşmasına yardımcı olacak bir ekip arkadaşı aramaktayız.

Sorumluluklar

• Telefonların cevaplanması, gerekli notların alınması ve ilgilisine iletilmesi.
• İstenen randevuların alınması ve takip edilmesi. Gelen misafirlerin karşılanması, görüşmelerin organize edilmesi.
• Fotokopi, dosyalama ve postalama gibi ofis işlerinin yapılması.
• İç ve dış yazışmaların yapılması.
• Gelen yazışmaları teslim alınması, verilen yazışmaların ilgililere dağıtılması.
• Genel Müdür’ün talebi doğrultusundaki raporların hazırlanması ve duyuruların yapılması.
• İşlenen evrakların tasnifi, dosyalanması ve korunmasının sağlanması.
• İşletmenin etkinlik ve toplantılarının organize edilmesi.
• Katıldığı toplantıların, toplantı raporunun yazılması ve ilgili birimlere dağıtılması.
• Kırtasiye siparişlerinin oluşturulması, programa işlenmesi ve gelen siparişlerin birimlere dağıtılmasının sağlanması.
• Doğum, vefat, evlilik gibi personeli ilgilendiren genel duyuruların sistem içinde yapılması, tebrik kartı, çelenk ve cenaze yemeği gönderilmesinin organize edilmesi.
• Gerçekleştirilen iç ve dış denetimlerde gerekli bilgi ve desteği sağlaması; tespit edilen uygunsuzluklar ve iyileştirme önerileri için belirlenen aksiyonların uygulanmasına destek olunması. Süreçlerde gözlemlediği uygunsuzluk ve iyileştirme fırsatlarını yöneticisine bildirilmesi, sürekli iyileştirme çalışmalarına aktif katılım sağlanması.
• Kendi görev alanına ilişkin performans verilerinin, uygunsuzluk ve düzeltici faaliyetlerin takibinde yöneticisine destek olunması. Denetim ve toplantı sonuçlarına göre alınan aksiyonların uygulanmasına katkı sağlanması ve birim hedeflerinin gerçekleştirilmesine destek verilmesi.
• Şirketin sürdürülebilirlik stratejisi doğrultusunda yürütülen çevresel, sosyal, toplumsal ve yönetişim projelerine gerekli desteğin sağlanması ve uygulamalara aktif katılım gösterilmesi.

Aranan Nitelikler

• Üniversite mezunu
• Alanında minimum 3 yıl deneyim sahibi
• İyi derecede bilgisayar kullanabilme (özellikle MS Office programları)
• Güçlü sözlü ve yazılı iletişim becerilerine sahip
• Planlama ve organizasyon yeteneği yüksek
• Dikkatli, düzenli ve gizliliğe önem veren
• Zaman yönetimini iyi yapma yeteneğine sahip
• Takip ve raporlama becerisine sahip
• İnsan ilişkilerinde başarılı ve temsil yeteneği güçlü
• Yoğun çalışma temposuna uyum sağlayabilme
• İyi derecede sözlü ve yazılı İngilizce dil bilgisi